Alex Ruben
Stapsgewijze handleiding voor het invoeren van dagelijkse transacties in de boekhouding met behulp van Sage
Welkom bij deze uitgebreide tutorial over hoe u dagelijkse transacties invoert in de boekhouding met behulp van Sage. Deze gids leidt u door het proces van het registreren van zowel handels- als niet-handelsactiviteiten, zodat u een duidelijk begrip hebt van hoe u uw financiële gegevens effectief kunt beheren. Aan het einde van deze tutorial kunt u met vertrouwen transacties invoeren, journaalposten maken en door de Sage-interface navigeren om uw boekhoudactiviteiten bij te houden.
Voordat we beginnen, moet u ervoor zorgen dat u Sage hebt geïnstalleerd op een compatibel apparaat met Windows 10 of Windows 11. Maak uzelf vertrouwd met de basisfuncties van Sage, aangezien dit u zal helpen bij het volgen van de stappen in deze handleiding.
Stap 1: Inzicht in handels- en niet-handelsactiviteiten
Begin met het onderscheiden van handels- en niet-handelsactiviteiten. Handelsactiviteiten zijn direct betrokken bij uw kernactiviteiten, zoals het kopen en verkopen van voorraad. Niet-handelsactiviteiten omvatten transacties zoals het kopen van meubilair of het betalen van huur. Het herkennen van deze categorieën is cruciaal, omdat het van invloed is op hoe u elke transactie in Sage registreert.
Stap 2: Toegang tot de sectie Journaalpost
Om een transactie in te voeren, navigeert u naar de sectie Bankieren of de optie Journaalpost in het hoofdmenu. Hier kunt u nieuwe journaalposten maken voor zowel handels- als niet-handelsactiviteiten. Klik op Nieuwe journaalpost om het proces te starten.
Stap 3: Transactiegegevens invoeren
Begin in het journaalpostgedeelte met het opgeven van de datum van de transactie. Als u bijvoorbeeld een aankoop van meubilair registreert die op 3 januari heeft plaatsgevonden, voert u deze datum dienovereenkomstig in. U kunt ook een referentienummer opnemen voor trackingdoeleinden, wat elk volgnummer kan zijn, zoals ‘1’.
Stap 4: Een nieuwe activa-invoer maken
Als het activum dat u koopt (bijvoorbeeld meubilair) nog niet in de lijst staat, moet u een nieuw activumitem maken. Scrol naar het activumgedeelte en gebruik de functie Zoeken om te zoeken naar ‘Meubels’.Als het niet bestaat, klikt u op Nieuw en vult u de activumdetails in:
- Account-ID: Kies een uniek nummer dat nog niet in gebruik is, bijvoorbeeld 19900.
- Beschrijving: Voer ‘Meubels’ in.
- Rekeningtype: Stel dit in op ‘Vaste activa’.
Nadat u de gegevens hebt ingevoerd, klikt u op Opslaan en sluiten om het nieuwe activum te registreren.
Stap 5: De journaalpost afronden
Ga nu terug naar de journaalpost. Plak in het beschrijvingsveld de activabeschrijving die u hebt gemaakt. Voer het bedrag van de transactie in, bijvoorbeeld ‘10.000’, en zorg voor nauwkeurigheid voordat u verdergaat. Geef vervolgens de betaalmethode op door ‘Contant’ te selecteren in de lijst, aangezien deze transactie een directe contante betaling inhoudt.
Zorg ervoor dat de kasinvoer op de creditzijde wordt geregistreerd, aangezien dit de afname in kas als gevolg van de aankoop weerspiegelt. Nadat u alle details hebt bevestigd, klikt u op Opslaan om de invoer te voltooien.
Stap 6: Periodefouten verwerken
Als u een bericht tegenkomt dat de transactie niet in de huidige periode valt, moet u uw boekhoudperiode aanpassen. Navigeer terug naar het hoofdgebied, zoek de optie Periode en wijzig deze naar de juiste maand, zoals januari, zodat toekomstige boekingen nauwkeurig worden geregistreerd.
Extra tips en veelvoorkomende problemen
Om uw ervaring te verbeteren, volgen hier enkele tips:
- Controleer altijd de bedragen en rekeninggegevens voordat u gaat sparen.
- Maak uzelf vertrouwd met de zoekfunctie om bestaande activa snel te vinden.
- Controleer regelmatig uw boekhoudperioden om verwarring met transactieboekingen te voorkomen.
Conclusie
Door deze stappen te volgen, hebt u met succes een dagelijkse transactie in Sage ingevoerd. Dit proces is essentieel voor het bijhouden van nauwkeurige financiële gegevens in uw bedrijf. Regelmatige oefening zal uw vaardigheid in het gebruik van Sage verbeteren, waardoor u uw boekhoudbehoeften efficiënter kunt beheren. Overweeg om aanvullende handleidingen over geavanceerde Sage-functies te bekijken voor meer informatie.
Veelgestelde vragen
Wat moet ik doen als ik een asset niet in het systeem kan vinden?
Als het activum niet in de lijst staat, kunt u een nieuwe post maken zoals beschreven in stap 4. Zorg ervoor dat de beschrijving en het accounttype correct zijn gelabeld.
Hoe kan ik een fout in een journaalpost corrigeren?
U kunt journaalposten bewerken door naar de postenlijst te navigeren, de post te selecteren die u wilt wijzigen en de gewenste wijzigingen aan te brengen voordat u de post opnieuw opslaat.
Wat als ik vergeet de boekhoudperiode te wijzigen?
Het is cruciaal om de huidige periode te controleren voordat u transacties invoert om fouten te voorkomen. Als u dit vergeet, kunt u de periode aanpassen zoals beschreven in stap 6.