Alex Ruben
Hoe u gegevens over directe verkoop succesvol invoert in Tally Prime
Het invoeren van directe verkopen in Tally Prime lijkt in eerste instantie misschien eenvoudig, maar soms wordt het lastig – ontbrekende gegevens, onjuiste invoer of gewoon niet weten waar je dat ene menu kunt vinden. Als je ooit hebt geprobeerd een verkoop te registreren en niet wist welke knop je moest indrukken of waar je die specifieke instelling kon vinden, ben je niet de enige. Het doel is om die verkopen nauwkeurig te documenteren, zodat ze correct in je boekhouding worden weergegeven. Bovendien is het proces niet super ingewikkeld als je de snelkoppelingen en paden eenmaal kent. Als je het goed doet, krijg je overzichtelijke boekhoudingen, betere rapportages en minder hoofdpijn tijdens belastingaangiftes of audits. Deze handleiding leidt je door de praktische stappen om een verkoopfactuur te maken, zodat je voorraad en je boekhouding synchroon blijven.
Hoe u veelvoorkomende problemen kunt oplossen en verkopen kunt invoeren in Tally Prime
Methode 1: Zorg ervoor dat u zich in de juiste module en menu’s bevindt
Allereerst is navigeren naar de juiste plek cruciaal. De meeste mensen lopen vast omdat ze zich in de verkeerde sectie bevinden. Je moet naar het Dagboek gaan, wat in feite je transactiedagboek is. Om er snel te komen, druk je op Alt+ D. Deze snelkoppeling werkt meestal, maar soms kan de menu-indeling je in de war brengen als je je interface hebt aangepast of een andere versie gebruikt. Als deze snelkoppeling niet werkt, ga dan gewoon naar Gateway of Tally > Weergave > Dagboek. Van daaruit kun je verdergaan.
Methode 2: Schakel correct over naar Sales Voucher
Eenmaal in het dagboek moet je overschakelen van het bekijken van transacties naar het aanmaken van een nieuwe verkooptransactie. Selecteer Vouchers en vervolgens Sales. Als de verkoopbon niet zichtbaar is, kijk dan aan de rechterkant of klik via Gateway of Tally > Vouchers > F8: Sales. Sommige gebruikers hebben per ongeluk de Bonnen of Betalingsbon ingevoerd, wat iets heel anders is. Controleer of er ‘Sales’ staat. Dit is wat de transactie van de goederen die vertrekken, registreert.
Methode 3: De klantgegevens correct instellen
Als het een nieuwe klant of cliënt betreft, maak dan hun profiel aan in het grootboek. Ga naar Rekeninginfo > Grootboeken > Aanmaken (of druk op Alt+ Cop het scherm voor het aanmaken van het grootboek).Typ hun naam, bijvoorbeeld ‘Dhr. James Carter’, en selecteer onder ‘ Onder’ de optie ‘Debiteuren ‘.Soms vergeten mensen eerst het grootboek aan te maken, wat leidt tot fouten of hun naam die niet wordt weergegeven wanneer ze de transactie invoeren. Snelle tip: selecteer expliciet de juiste groep, zodat uw rapporten accuraat blijven. Deze stap is cruciaal, want later wilt u zien wie wat verschuldigd is zonder ‘onbekende posten’.
Methode 4: Zorgen dat de saldi per factuur worden bijgehouden
Dit is een probleem waar meer mensen dan verwacht mee worstelen, maar het bijhouden van de balans per factuur (JA) helpt bij het beheren van krediet en openstaande bedragen. Als u te maken hebt met klanten of cliënten die op krediet kopen, zorgt het op “Ja” zetten ervoor dat Tally elke factuur afzonderlijk bijhoudt. Zoek hiervoor de optie Factuurgegevens bewaren in de verkoopbon. U vindt deze optie vaak in Account Classics > Functies > F11: Functies > Factuurgegevens bewaren. In sommige configuraties is dit niet standaard, dus controleer dit goed. Normaal gesproken slaat u deze instelling samen met de hele bon op door op Ctrl+ te drukken.A
Methode 5: De factuurgegevens correct invullen
Nadat u de klantgegevens en factuurvolgsysteem hebt ingesteld, verschijnt het factuurformulier. Vul hier de verkoopgegevens in: datum, naam van de partij, factuurnummer en ga vervolgens naar de artikelgegevens. Als u bijvoorbeeld shirts verkoopt, typt u ‘Shirts’ in de artikelnaam. Houd de hoeveelheid, het tarief en het automatisch berekende totaalbedrag in de gaten. Soms kloppen uw totalen niet als u vergeet de juiste datum of het juiste tarief in te stellen. Controleer dit dus altijd voordat u opslaat.
Methode 6: Voer de gegevens van de goederen/diensten in
Specificeer in de artikelregel het exacte product en de hoeveelheid. Zorg ervoor dat het tarief overeenkomt met wat u in rekening brengt en controleer het totaal. Als uw voorraad meerdere voorraadposten bevat, zorg er dan voor dat u de juiste voorraadposten aftrekt. Als u bijvoorbeeld 500 shirts verkoopt voor 400 per stuk, zou het totaal automatisch 200.000 moeten zijn. Zo niet, controleer dan de instellingen van uw artikelmaster of voorraadconfiguratie, want Tally moet het soms natuurlijk moeilijker maken dan nodig is.
Methode 7: De factuur afronden en opslaan
Zodra alles is ingevuld, drukt u op Enterom door de velden te bladeren; als u klaar bent, drukt u op Ctrl+ Aom op te slaan. Als Tally om een factuur-/referentienummer vraagt, voer dan een uniek nummer in op basis van uw nummeringssysteem. Zorg ervoor dat de datum overeenkomt met de daadwerkelijke verkoopdatum, bijvoorbeeld ’31 januari’, zodat uw rapporten consistent blijven. In sommige configuraties kan het voorkomen dat de factuur niet op het juiste moment in de rapporten wordt weergegeven als de datum niet klopt.
Methode 8: Problemen met veelvoorkomende hik oplossen
Als de factuur niet correct wordt geregistreerd of niet wordt opgeslagen, controleer dan of uw Bill-wise-gegevens correct zijn ingeschakeld. Soms zijn de grootboekinstellingen niet correct gekoppeld of is het vouchertype niet ingesteld op ‘Verkoop’.Zorg er ook voor dat uw Tally-versie is bijgewerkt, omdat verouderde software bugs kan bevatten die de gegevensinvoer verstoren. Als de app crasht of fouten geeft, probeer dan Tally opnieuw te starten of controleer Gateway van Tally > F11: Functies > Boekhoudfuncties en bevestig dat Bill-wise-gegevens beheren is ingeschakeld. Want natuurlijk maakt Tally het soms ingewikkeld.
Extra tips en veelvoorkomende problemen
- Controleer altijd de klantgegevens voordat u ze opslaat, typefouten kunnen later problemen veroorzaken.
- Als u vastloopt, kunt u de instelling Factuurgewijze gegevens bijhouden in- of uitschakelen om te kijken of de fout dan wordt opgelost.
- Voor snellere gegevensinvoer kunt u indien nodig snelkoppelingen gebruiken, bijvoorbeeld Alt + Ivoor artikel of F4om facturen te dupliceren.
Afronding
Het correct invoeren van deze verkopen kan in het begin wat lastig zijn, vooral als je niet bekend bent met de menu’s of instellingen. Maar zodra je de flow onder de knie hebt – van het aanmaken van klanten, het inschakelen van factuurgewijze tracking tot het invoeren van de factuurgegevens – verloopt het vrij soepel. Bovendien zorgt het nauwkeurig registreren van verkopen ervoor dat je rapportages, belastingaangiftes en voorraadbeheer minder stressvol worden. Vergeet niet dat je soms die kleine knopjes zoals ‘Factuurgegevens bijhouden’ moet controleren of je software moet updaten, want daar zitten vaak de bugs verstopt.
Samenvatting
- Navigeer naar Dagboek met behulp van Alt + D.
- Ga naar Verkoopbon in het menu Bonnen.
- Maak indien nodig een klantenboek aan en zorg ervoor dat deze correct is gecategoriseerd.
- Schakel het bijhouden van uw saldo per factuur in als u met krediet werkt.
- Vul de factuurgegevens in, specificeer artikelen, hoeveelheden en tarieven.
- Hiermee kunt u Ctrl + Aopslaan en controleren of de datum en factuurnummers correct zijn.