Alex Ruben
Hoe u voorraadaanpassingsverliezen effectief kunt vastleggen in Tally
Voorraadbeheer kan soms een echte hoofdpijn zijn, vooral wanneer u rekening moet houden met beschadigde artikelen, diefstal of andere verliezen. Het lastige is om ervoor te zorgen dat uw boekhouding weergeeft wat er daadwerkelijk verloren is gegaan – en daar komt het vastleggen van een voorraadverliescorrectie om de hoek kijken. Als dit niet correct wordt gedaan, kloppen uw financiële rapporten niet, en dat kan hoofdpijn veroorzaken tijdens de belastingaangifte of tijdens audits.
Deze handleiding begeleidt je door het proces van het registreren van voorraadverliezen in Tally – geen ingewikkelde ERP, maar gewoon een eenvoudige maar effectieve methode die je helpt je boekhouding op orde te houden. Door deze stappen te volgen, voorkom je vreselijke verrassingen aan het einde van de maand en wordt je voorraadbeheer een stuk minder pijnlijk. Houd er rekening mee dat je een aparte verliesrekening moet aanmaken of gebruiken, een journaalpost moet maken en het verlies correct moet toewijzen. Het lijkt in het begin misschien omslachtig, maar als je het eenmaal onder de knie hebt, is het vrij eenvoudig – zelfs als de lastige gebruikersinterface van Tally je soms de neiging geeft om iets te doen.
Hoe u voorraadverliezen in Tally kunt oplossen
Een verliesrekening aanmaken en het verlies registreren
Deze methode is handig als u voorraadschade, diefstal of bederf constateert die in uw boekhouding moet worden opgenomen. In principe helpt het om kosten voor de verloren goederen te registreren en tegelijkertijd uw voorraad te verminderen. Het is essentieel om een apart grootboek te hebben voor ‘Verlies van voorraad’ of iets dergelijks, omdat dit uw rekeningen transparant houdt, vooral bij het bekijken van financiële overzichten in de toekomst. Het is ook handig als u verliezen handmatig wilt verwerken zonder uw voorraad- of inkooprekeningen te verstoren.
Snelle installatie: zorg dat uw verliesrekening klaar is
- Ga naar Gateway van Tally > Rekeninginfo > Grootboeken > Maken.
- Geef het grootboek een naam, bijvoorbeeld ‘Verlies van voorraad’. Categoriseer het onder indirecte kosten (niet onder overige debiteuren of crediteuren).Dit is de meest voorkomende keuze om verliezen gescheiden te houden van winst en rekeningen.
- Sla het grootboek op. Als u dit grootboek al hebt, is dat prima; u hoeft het niet opnieuw aan te maken.
Deze stap is cruciaal, want als je vergeet dit grootboek aan te maken, zal Tally een foutmelding geven wanneer je probeert je journaal bij te houden. Soms is het een beetje vreemd hoe Tally er gewoon van uitgaat dat je eraan denkt dat je al je rekeningen al hebt ingesteld – wat niet altijd het geval is.
Het verlies registreren als een journaalpost
Zodra je grootboek klaar is, moet je een journaalpost maken. Dit is waar de echte magie gebeurt:
- Navigeer naar Gateway of Tally > Boekhoudvouchers. Of druk gewoon op F7om de journaalvoucher direct te openen.
- Stel een datum in voor het registreren van het verlies, bijvoorbeeld eind van de maand of wanneer het verlies ook heeft plaatsgevonden.
Vul nu de voucher in:
- Debet: Voer ‘Verlies van voorraad’ in. Als dit niet in uw grootboeklijst staat, maak het dan direct aan (zie hierboven).
- Bedrag: Voer het werkelijke verliesbedrag in, bijvoorbeeld 400 als dat het verlies is.
- Schrijf in de vertelling iets als “Beschadigde voorruit, ongeluk met laden en lossen”, zodat later duidelijk is waar het over ging. Want Tally is natuurlijk niet bepaald gebruiksvriendelijk als het gaat om snelle aantekeningen.
Crediteer de aankoop- of inventarisrekening
Volgende stap: crediteer de voorraad- of inkooprekening om aan te tonen dat de voorraad verdwenen is:
- Selecteer op dezelfde bon, aan de creditzijde, ‘Aankopen’ of het betreffende voorraadboek. Als u geen inkooprekening met die naam hebt, gebruikt u mogelijk de standaard ‘Inkooprekening’.
- Vul hier hetzelfde bedrag in als op de debetzijde, bijvoorbeeld 400.
- Druk op deze knop Enterom naar het scherm voor inventaristoewijzing te gaan.
Soms wordt de voorraad niet automatisch toegewezen. In dat geval moet u de artikelen in de volgende stap handmatig selecteren.
Wijs de details van het voorraadverlies toe
Tally brengt u naar de inventarisdetails, waar u kunt aangeven wat er precies verloren is gegaan:
- Voer de naam van het item in, bijvoorbeeld ‘Voorruit’ of een andere naam die overeenkomt met uw verlies.
- Stel de hoeveelheid in op 1 (of op het aantal beschadigde/bedorven exemplaren).
- Controleer of het tarief klopt. Zo niet, dan moet je het bedrag aanpassen.
- Druk Enterherhaaldelijk op deze toets totdat u het einde van de lijst bereikt of uw invoer opslaat.
Dit is waar fouten kunnen ontstaan, vooral als de voorraad niet van tevoren goed is gecategoriseerd. Controleer alles goed voordat u de definitieve bestelling plaatst.
Afmaken en opslaan
Voeg een korte tekst toe in het laatste veld, bijvoorbeeld “Voorruit beschadigd tijdens laden”, en druk Ctrl + Aop Opslaan. Makkelijk, toch? Nou ja, makkelijk als je eenmaal gewend bent aan Tally’s eigenaardigheden. Soms weigert het programma op te slaan, tenzij je natuurlijk alle verplichte velden hebt ingevuld.
Extra tips en snelle oplossingen
- Als het grootboek ‘Verlies van voorraad’ hardnekkig blijft en niet aangemaakt kan worden, sluit dan af, ga terug naar Gateway > Rekeninginfo > Grootboeken en controleer of het al bestaat. Tally heeft de vreemde gewoonte om sommige dingen niet bij te werken, tenzij je vernieuwt.
- Zorg er bij het registreren van voorraadverliezen voor dat uw voorraadartikelen correct zijn gecategoriseerd in voorraadgroepen. Anders wordt het lastig om het juiste artikel te selecteren in de toewijzingsstap.
- Als de fouten blijven optreden, kan het soms helpen om de aanpak iets aan te passen of Tally opnieuw te starten. Dat is vreemd, maar het is Tally, voor jou.
Afronding
Zodra je deze journaalpost hebt opgeslagen, wordt het verlies nu expliciet in je boekhouding opgenomen. Zo blijven je brutowinst en voorraadpositie accuraat, en je accountant of auditor zal je dankbaar zijn (of in ieder geval niet tegen je schreeuwen).Geloof me, zodra je de flow kent, wordt het registreren van verliezen een routineklus – zelfs als de gebruikersinterface van Tally koppig en vreemd is.
Veelgestelde vragen
Wat is het verschil tussen normale en abnormale voorraadverliezen?
Normale verliezen zijn te verwachten, zoals bederf of breuk die regelmatig voorkomt. Abnormale verliezen zijn onverwacht, zoals diefstal of grote transportschade. Meestal worden deze anders verwerkt in de boekhouding, maar voor de meeste kleine bedrijven werkt het prima om verliezen als kosten te registreren.
Kan ik deze journaalpost later ongedaan maken of wijzigen?
Ja, je kunt een terugboeking maken of de bestaande boeking aanpassen als deze onjuist is. Ga naar Boekhoudkundige facturen, zoek de verliespost en verwijder of pas deze indien nodig aan. Vergeet niet je voorraad te controleren na het wijzigen van de boekingen – soms heeft dit invloed op de voorraadgegevens.
Wat als het grootboek ‘Verlies van voorraad’ niet wordt weergegeven bij het registreren?
Als het ontbreekt, maak het dan snel aan zoals eerder uitgelegd. Soms moet de interne cache van Tally vernieuwd worden – een herstart kan dat verhelpen. Maar eerlijk gezegd is het meestal gewoon zo dat het account niet van tevoren was aangemaakt.