Alex Ruben
Hoe u een aankoopfactuur registreert met een creditvrije preview: een stapsgewijze handleiding
Deze walkthrough is een beetje vreemd, maar het heeft me wel geholpen om inkoopfacturen op krediet in Tally Prime te regelen. Als je net als ik de software in het begin wat verwarrend vond, vooral bij het aanmaken van leveranciers of het invoeren van meerdere artikelen, dan helpt dit je hopelijk op weg. Het is niet supergelikt, maar het werkt.
Vereisten
Voordat je begint, zorg ervoor dat je het volgende hebt:
- Een werkende installatie van Tally Prime op Windows (bij voorkeur op Windows 10 of 11).Mac-gebruikers: veel succes, tenzij je een virtuele machine of iets dergelijks draait.
- Machtigingen om leveranciersaccounts aan te maken en inkooptransacties in te voeren (als uw gebruikersrol u beperkingen oplegt, kan dit een probleem zijn).
- Basiskennis van de interface van Tally is vereist: als u kunt rondklikken en de aanwijzingen kunt volgen, bent u goed op weg.
Stap 1: Ga naar het gedeelte Vouchers
Start Tally Prime op en ga vanuit het hoofdmenu direct naar het gedeelte Vouchers. Staat u niet in de juiste sectie? Klik dan op Bankieren & Contant of Boekhouding Vouchers – afhankelijk van uw instellingen. Als u vastloopt, zoek dan naar het pictogram dat op een kleine voucher of bon lijkt. Tally kan soms vreemd overkomen en u standaard in het verkeerde tabblad plaatsen.
Stap 2: Selecteer de aankoopbon
Klik op Kopen. Er is een sneltoets, meestal F9, maar deze varieert afhankelijk van je aangepaste toetsen of als je verschillende versies gebruikt. Bij twijfel helpt het om door de menu’s te klikken. In sommige configuraties Alt + Pwerkt het om op de knop te drukken. Gebruik gewoon wat je nodig hebt om er te komen zonder al te veel gedoe.
Stap 3: Stel de datum en het factuurnummer in
Stel die datum in – normaal gesproken kies je de datum waarop de factuur daadwerkelijk is verstuurd, maar houd er rekening mee dat je in de proefversies soms geen datum kunt kiezen zoals de 15e van de maand of iets anders dan de eerste, tweede of laatste dag. Raar, ik weet het, maar zo gaat dat.
Vul het factuurnummer in als je dat hebt. Zo niet, laat het dan leeg (hoewel sommige leveranciers je vragen om iets in te vullen).Bij het aanmaken van een nieuwe leverancier is deze stap vrij eenvoudig, maar vergeet niet de volledige naam en gegevens van de leverancier correct in te vullen.
Stap 4: Een nieuw leveranciersaccount aanmaken
Dit is cruciaal als het een nieuwe leverancier betreft. Voer de naam van de leverancier in (bijvoorbeeld Matthew ) en druk op Enter. Je ziet een prompt om het grootboek in te stellen. Zorg ervoor dat je ze categoriseert onder ‘Bijzondere crediteuren’ of onder de naam van je kredietleverancier.
Pro tip: schakel ‘Saldo per factuur bijhouden’ in bij het aanmaken van een account als u elke factuur beter wilt bijhouden. Dit bespaart u later veel gedoe.
Stap 5: Inkoopgegevens invoeren
Selecteer je aankooprekening, zoals Aankopen of een eigen rekening die je hebt aangemaakt. Als deze er niet tussen staat, druk je gewoon Alt + Com snel een nieuw grootboek aan te maken binnen de categorie Aankopen. Want waarom zou je het niet makkelijk maken? Typ gewoon de naam en klik op Opslaan.
Stap 6: Itemgegevens invoeren
Nu het interessante gedeelte: invoeren wat je hebt gekocht. Dit is wat ik meestal doe:
- Eerste item: Corolla-voorruiten — Aantal: 50, Tarief: 400, Totaal wordt automatisch ingevuld of typ het in. Druk op Enter om naar het volgende item te gaan.
- Volgende: Civic-koplampen — Aantal: 30, Tarief: 150.
- Toen: Filters — Aantal: 100, Tarief: 50.
Meestal werkt Tally de totalen direct bij. Zo niet, dan kun je de totalen later nog eens controleren. Ik weet niet zeker waarom het soms wel werkt en soms niet, maar bij één installatie werkte het de eerste keer niet, maar na het opnieuw opstarten werkte het wel.
Stap 7: Transactie controleren en opslaan
Controleer alles dubbel: leveranciersgegevens, artikelen, totalen. Meestal zie ik na het scrollen een verkeerde hoeveelheid of prijs, dus wees nauwkeurig. Als de gegevens goed zijn, druk je Ctrl + Aop opslaan. Je kunt er een tekst aan toevoegen (zoals “Maandelijkse voorraadaankoop” of iets dergelijks) als je dat wilt. Dat is optioneel, maar handig voor latere beoordelingen.
Extra tips en veelvoorkomende problemen
Een paar snelle tips:
- Controleer altijd de leveranciersgegevens voordat u een account aanmaakt. Dubbele accounts kunnen later vervelend zijn.
- Als er sprake is van belastingen of kortingen, wilt u deze het liefst in de betreffende velden invoeren, maar Tally kan daar soms vreemd over doen.
- Als je scherm niet reageert of gegevens niet worden opgeslagen, kan een herstart soms uitkomst bieden. Windows moet het natuurlijk wel moeilijker maken dan nodig is.
Conclusie
Weten hoe je inkoopfacturen op krediet moet invoeren is geen hogere wiskunde, maar er zijn een paar dingen die je in de weg kunnen zitten. Door deze basisprocedure te volgen, zou het probleem opgelost moeten zijn. Belangrijk om te weten: maak back-ups en controleer de boekingen dubbel, vooral bij het aanmaken van nieuwe leveranciers of accounts. Dit voorkomt hoofdpijn in de toekomst.
Veelgestelde vragen
Wat als ik een factuur wil bewerken nadat ik deze heb opgeslagen?
Ga terug naar het menu Vouchers, zoek de factuur en open deze. Je kunt de gegevens wijzigen voordat je de factuur opnieuw opslaat. Pas wel op dat je de gekoppelde transacties niet verpest.
Kan ik Tally Prime op Mac gebruiken?
Het is voornamelijk voor Windows. Als je een Mac gebruikt, heb je een Windows-emulator of een virtuele machine nodig – niet ideaal, maar in theorie werkt het.
Wat moet ik doen als Tally Prime crasht tijdens het invoeren?
Controleer eerst of je pc aan de specificaties voldoet. Als hij vaak crasht, kun je een herinstallatie of update proberen. Soms helpt het om de cache te wissen of als administrator uit te voeren, maar dat biedt geen garantie.
Samenvatting
- Zorg ervoor dat de leveranciersgegevens correct zijn voordat u accounts aanmaakt
- Gebruik F9 of ga door de menu’s om de aankoopbon te vinden
- Controleer de data en factuurnummers dubbel – vertrouw niet op standaardwaarden
- Voer de artikelgegevens zorgvuldig in en bekijk de totalen die worden bijgewerkt
- Bespaar snel metCtrl + A
Hopelijk scheelt dit iemand een paar uur. Veel succes en hopelijk verloopt je Tally-ervaring iets minder vervelend!