Alex Ruben
Hoe u effectief retouren kunt beheren in Tally Prime
Het verwerken van retouren in Tally Prime kan soms wat ontmoedigend aanvoelen, vooral wanneer de voorraad- of grootboekupdates niet meteen lijken te synchroniseren of als je de juiste vouchertypes niet goed kent. Misschien heb je al een paar dingen geprobeerd en loop je nog steeds vast, of ben je bang dat je de boekhouding in de war schopt. Deze handleiding maakt dat proces wat minder stressvol. In wezen leer je hoe je retouren correct registreert, zodat je voorraad accuraat blijft en de financiële gegevens de werkelijke situatie weerspiegelen. Want Tally heeft natuurlijk zo zijn eigenaardigheden en het vinden van de juiste stappen kan soms frustrerend zijn, maar met een beetje begeleiding is het zeker te doen.
Hoe u retouren in Tally Prime verwerkt
Open Tally Prime en navigeer naar het juiste bedrijf
Start allereerst Tally Prime ( Start > Tally Prime ) en open het bedrijf waar u de retourzending wilt registreren. Controleer of u bij het juiste bedrijf bent ingelogd – het kan makkelijk misgaan, vooral als u meerdere bedrijven beheert. De software kan soms wat traag zijn en het is niet altijd duidelijk of u op de juiste plek zit totdat u de menubalk bovenaan controleert.
Toegang tot het scherm voor het maken van vouchers op de juiste manier
Eenmaal binnen het bedrijf ga je naar het gedeelte waar je vouchers kunt aanmaken. Doe dit door op Alt+ te drukken A. Deze snelkoppeling opent het vouchermenu. Van daaruit zie je alle vouchertypen die je kunt aanmaken. Standaard staat dit op Verkoop, Aankoop, maar voor retouren is het meestal een creditnota. In sommige configuraties moet je mogelijk overschakelen naar Vouchers > Voorraadvouchers of je snelkoppelingen aanpassen, afhankelijk van je versie.
Selecteer het juiste vouchertype: Creditnota
Selecteer Creditnota in de voucherlijst onder Overige vouchers. Opmerking: Soms raken gebruikers in de war en proberen ze een debetnota te gebruiken voor retourzendingen. Dat is niet de juiste manier, want creditnota’s zijn bedoeld om geretourneerde goederen te bevestigen. Als u geen creditnota ziet, controleer dan de instellingen van uw vouchertypen onder Functies > Vouchertypen en zorg ervoor dat Creditnota is ingeschakeld. Snelle tip: voor snelle toegang drukt u op + om indien nodig een nieuwe voucher aan te maken.AltC
Voer de klant- en artikelgegevens in
Nu komt het gedetailleerde gedeelte. Voer de klantnaam in het veld Partijnaam in. Zorg ervoor dat deze overeenkomt met de factuur, of maak indien nodig een nieuwe boeking aan (druk op Alt+ Cin het veld Partijnaam).Specificeer voor de artikelen wat er geretourneerd wordt. Bijvoorbeeld, vijf Civic-koplampen à 210, totaal 1050. Controleer de grootboekrekeningen nogmaals : selecteer uw *Verkoop*-rekening. Als u deze nog niet hebt aangemaakt, drukt u in het grootboekveld op Alt+ Com er snel een in te stellen.
Hoeveelheid instellen en totalen bevestigen
Voer de hoeveelheid in (meestal het aantal artikelen dat geretourneerd wordt) en het tarief per artikel. Tally Prime rekent het voor je uit, maar kijk er altijd even snel naar om te controleren. Druk op de knop Enterom door elk scherm te bladeren en blijf de invoer controleren. Een kleine tip: soms vult de software niet alle velden automatisch in, tenzij je in de juiste modus zit, dus wees alert.
Rond de retour af met een afrekening en een vertelling
Omdat u vaak geen specifiek factuur- of rekeningnummer voor retouren hebt, kunt u dit op rekening verrekenen. In principe geeft u aan dat dit tegoed slechts een correctie is en niet gekoppeld is aan een specifieke verkoop. Bevestig dit met Enter. Plak voor de tekst relevante details, zoals het factuurnummer of de reden van de retourzending, zodat het later duidelijk is. Gebruik Ctrl+ Aom alles te selecteren en plak of typ vervolgens uw notitie.
Sla de creditnota op en registreer deze
Sla de voucher ten slotte op met Ctrl+ Sof door op het opslaan-icoontje te klikken. Controleer of alles er goed uitziet in de samenvatting als deze verschijnt. Na het opslaan zou de retourzending zichtbaar moeten zijn in uw boekhouding, inventarisatie en klantenadministratie.
Andere tips en veelvoorkomende valkuilen
Wees extra voorzichtig met artikelgegevens en vergelijk deze met de originele factuur. Als de hoeveelheden of tarieven niet overeenkomen of als grootboekrekeningen verkeerd zijn toegewezen, kan het zijn dat uw rekeningen niet kloppen. Vergeet ook niet uw instellingen te controleren; soms kunnen standaard vouchertypen of machtigingen u in de war brengen. In sommige configuraties lijkt dit proces in eerste instantie traag te zijn of niet correct op te slaan, maar een herstart of opnieuw inloggen lost dit meestal op.
Afronding
Het registreren van retouren in Tally Prime is geen hogere wiskunde, maar het vereist wel aandacht voor de vouchertypen en -details. Als je eenmaal gewend bent aan de workflow – een creditnota aanmaken, klant- en artikelgegevens invullen, afrekenen en opslaan – wordt het vrij eenvoudig. Houd de grootboekrekeningen en artikelgegevens in de gaten en controleer altijd dubbel voordat je opslaat. Dit werkte al op meerdere apparaten, dus hopelijk helpt het je workflow te stroomlijnen.
Samenvatting
- Open Tally Prime en ga naar het juiste bedrijf.
- Gebruik Alt + A om een voucher aan te maken.
- Selecteer een creditnota uit andere vouchers.
- Vul de klantgegevens, artikeldetails, hoeveelheid en tarief in.
- Betaal op rekening indien er geen specifieke factuur bestaat.
- Voeg een beschrijvende tekst toe.
- Opslaan met Ctrl + S.
Laatste gedachten
Door retouren correct af te handelen, blijven de boekhouding en de voorraad accuraat. Het kan wat lastig zijn, vooral als je nieuw bent bij Tally Prime, maar zodra het proces op gang komt, is het een fluitje van een cent. Als een stap niet werkt of het vouchertype niet beschikbaar is, controleer dan de instellingen of machtigingen onder Functies > Vouchertypes. Hopelijk helpt dit iemand om dit te doen zonder al te veel haar uit te trekken.