Alex Ruben
Hoe u reparatie- en onderhoudskosten contant kunt beheren met Tally Prime
Het beheren van reparatie- en onderhoudskosten in Tally Prime kan soms lastig zijn, vooral als je net begint. Misschien probeer je uit te vinden hoe je contante betalingen correct registreert of hoe je voorkomt dat je je grootboekcategorieën verprutst. Deze handleiding helpt je om je workflow te versnellen en ervoor te zorgen dat je boekhouding accuraat blijft. Nadat je deze stappen hebt gevolgd, kun je reparatiekosten soepel registreren, wat minder verwarring betekent met financiële rapporten en belastingaangifte. Niet bepaald rocket science, maar het is wel de moeite waard om te weten.
Hoe u reparatie- en onderhoudskosten in Tally Prime kunt oplossen
Toegang tot de betalingsvoucher
Dit onderdeel is cruciaal, want hier gebeurt de magie. Door het juiste vouchertype te openen, wordt je uitgave correct geregistreerd in de kasrekening.
- Open Tally Prime en ga vervolgens naar Accounting Vouchers (meestal te vinden onder het hoofddashboard of door op te drukken) V.
- Je ziet verschillende soorten vouchers, maar klik op ‘Betalen ‘.Je kunt dit snel doen door op Alt+ te drukken A(ik vind het een handige snelkoppeling, omdat het sneller is).Je komt dan direct in het scherm voor contante betalingen, waar je de kosten kunt invoeren.
Stel de juiste datum voor uw transactie in
Om de een of andere reden kan Tally Prime vreemd doen met data, vooral als je instellingen hebt die toegang op bepaalde dagen beperken. Zorg ervoor dat je de juiste datum instelt, zodat je saldo overeenkomt.
- Klik op het datumveld (bovenaan het scherm) en selecteer de werkelijke datum van de uitgave, bijvoorbeeld de 31e van de maand als de reparatie op die datum heeft plaatsgevonden.
- Als je problemen ondervindt omdat de datumbalk bepaalde datums beperkt (bijvoorbeeld alleen de 1e, 2e of 31e), dan heb je een standaard Tally Prime-installatie met datumvalidatie ingeschakeld. Mogelijk moet je de instellingen voor datuminvoer aanpassen of de datumbeperkingen tijdelijk uitschakelen via Instellingen > Algemene configuratie > Datuminvoer.
Voer kostendetails in en maak indien nodig een grootboek aan
Hier begint het echte werk. Je moet het bedrag en de rekening opgeven en controleren of het grootboek bestaat. Zo niet, dan moet je het direct aanmaken, wat een beetje omslachtig is, maar wel werkt.
- Selecteer Contant als betaalmethode. Dit is meestal al geselecteerd omdat u contant betaalt.
- Typ ‘Reparatie en onderhoud’ in het veld ‘Grootboek’. Als het niet verschijnt, druk dan op + om een nieuw account aan te maken.AltC
- Noem het in het grootboekvenster ‘ Reparatie en onderhoud’, wijs het toe onder ‘Indirecte kosten’ en druk op Ctrl+ Aom het op te slaan. Soms helpt het om dit van tevoren te doen om vertragingen te voorkomen, maar het is prima om het meteen te doen als je weet waar je moet zoeken.
De betaling afronden en gegevens toevoegen
Bijna klaar. Nu alleen nog het bedrag en wat tekst invoeren en het opnemen. Makkelijk.
- Voer het werkelijke bedrag van de uitgaven in, bijvoorbeeld 55.000. Zorg ervoor dat dit overeenkomt met uw bon of rekening.
- Schrijf een korte tekst, bijvoorbeeld ‘Reparatie van de airconditioning’ of ‘Lopende reparatiewerkzaamheden’, voor toekomstig gebruik.
- Druk op Ctrl+ Aom op te slaan. Dat is alles: de kosten staan nu in de boeken.
Extra tips en veelvoorkomende probleemoplossing
Waar u op moet letten:
- Controleer altijd uw grootboek en rekeningselectie nogmaals. Vermeld niet per ongeluk reparatiekosten in een andere categorie (dit gebeurt vaak op drukke dagen).
- Controleer of de datum overeenkomt met de datum die u wilt invoeren. Als u een verkeerde datum invoert, worden de maandelijkse berekeningen verstoord.
- Als Tally de foutmelding ‘machtiging geweigerd’ of ‘fout bij opslaan’ geeft, controleer dan uw gebruikersrechten of controleer of het grootboek correct is aangemaakt en toegewezen aan rekeningen.
- Bij sommige installaties helpt het om Tally opnieuw te starten om vreemde bugs op te lossen.
Afronding
Door deze stappen te volgen, wordt het registreren van reparatiekosten in Tally Prime een stuk eenvoudiger. Het is vrij eenvoudig zodra je de grootboekaanmaak en datuminstellingen onder de knie hebt. Oefen een paar keer en het wordt een tweede natuur, zelfs op ingewikkeldere dagen waarop alles tegelijk lijkt te gebeuren.
Veelgestelde vragen
Wat moet ik doen als ik het Reparatie- en Onderhoudsaccount niet kan vinden of aanmaken?
Als het ontbreekt, maak het dan aan tijdens de grootboekboeking en zorg ervoor dat u het correct toewijst aan de groep Indirecte kosten. U kunt het ook vooraf aanmaken in Gateway van Tally > Rekeninginfo > Grootboeken, zodat het klaarstaat wanneer nodig.
Kan ik uitgaven registreren op andere data dan de 1e, 2e of 31e?
Meestal wel, maar als je Tally-instellingen datums beperken, moet je mogelijk de configuratie aanpassen onder Gateway van Tally > F12: Configureren > Datuminvoer om die beperkingen te versoepelen. Soms weigert het programma het gewoon vanwege regionale instellingen of versieproblemen.
Wat als het opslaan na dit alles mislukt?
Controleer of je gebruikersrechten in orde zijn, het grootboek bestaat en correct is gecategoriseerd, en de invoervelden correct zijn ingevuld. Als alles er goed uitziet en het nog steeds niet wordt opgeslagen, kan een snelle herstart van Tally Prime die vreemde storing soms verhelpen.
Samenvatting
- Toegang tot betalingsvoucher metAlt + A
- Stel de juiste datum in – pas de configuratie indien nodig aan
- Selecteer Contant geld, maak of selecteer Reparatie- en onderhoudsboek
- Voer het bedrag en de vertelling in en sla het vervolgens op metCtrl + A
Laatste gedachten
Dit proces is niet perfect – Tally heeft zo zijn eigenaardigheden, vooral met de beperkte data – maar als je er eenmaal aan gewend bent, kost het bijhouden van contante uitgaven je minder moeite. Hopelijk scheelt dit iemand een paar uur, of maakt het in ieder geval de boekhouding wat minder pijnlijk. Succes!