Alex Ruben
Hoe u betalingen voor vaste activa en passiva in Tally Prime beheert
Het verwerken van betalingen voor vaste activa of het aflossen van schulden in Tally Prime is niet bepaald rocket science, maar je loopt al snel vast als je niet zeker weet waar je moet kijken of waarop je moet klikken. Soms zijn de menu’s verborgen of voelt het instellen van het grootboek als een puzzel. Deze handleiding laat een aantal beproefde stappen zien om je boekhouding op orde te houden zonder je haar uit je hoofd te trekken. Door dit toe te passen, krijg je een duidelijker beeld van je financiën en vermijd je hopelijk die vervelende fouten die opduiken wanneer gegevens niet correct worden ingevoerd.
Hoe u betalingen voor activa en passiva in Tally Prime kunt vastleggen of registreren
Methode 1: Stap voor stap uw rekeningen instellen en betalingen registreren
Dit is wat helpt als je die betalingen correct wilt vastleggen. Het gaat er vooral om ervoor te zorgen dat de grootboeken goed staan, de datums kloppen en de transactie probleemloos wordt opgeslagen. Ik heb een aantal situaties gezien waarbij mensen vergeten het juiste grootboek aan te maken of de juiste rekeninggaten te wijzigen, wat later tot fouten leidt. Kortom, het vooraf aanmaken van duidelijke, correcte grootboeken en het zorgvuldig vastleggen hiervan kan later veel hoofdpijn besparen. Verwacht dat de saldi correct worden bijgewerkt zodra je dit hebt gedaan, en je rapporten zullen de werkelijke financiële positie weerspiegelen.
- Begin met het openen van Tally Prime. Druk in het hoofdmenu op Alt+ Aom naar het gedeelte met betalingen/vouchers te gaan. Als deze combinatie niet werkt in jouw setup, probeer dan de muis: ga naar de Gateway van Tally > Accounting > Vouchers en selecteer Betaling.
- Controleer of stel de datum in voordat u iets invoert. In de ene configuratie is het eenvoudig, maar in de andere kunnen datums een probleem vormen als het systeem standaard een oude periode gebruikt. Gebruik Alt+D om de datum in te stellen of selecteer het datumveld direct.
- Zorg ervoor dat het grootboek waaruit u betaalt klaar is en correct gecategoriseerd, zoals Kas of Bank. Als u betaalt voor vaste activa, maak dan een grootboek aan met de naam ‘Kantoorapparatuur’ of ‘Meubelen’ onder Vaste activa. Ga hiervoor naar Gateway van Tally > Rekeninginfo > Grootboeken > Maken. Vul de naam in, selecteer Vaste activa als groep en sla het op. Soms zijn deze grootboeken bij een nieuwe installatie niet aanwezig, dus wees niet verbaasd dat u deze stap nodig hebt.
- Voer het bedrag in, bijvoorbeeld
18, 000voor kantoorbenodigdheden. Plak je tekst erbij, bijvoorbeeld “Bureaustoelen en bureaus gekocht”. - Druk op Ctrl+ Aom op te slaan. Op sommige apparaten duurt het een minuut, of lijken de gegevens niet meteen te worden opgeslagen; open de voucher gewoon opnieuw om te bevestigen.
Methode 2: Leningbetalingen registreren zonder uw verstand te verliezen
Heb je een lening bij de bank en wil je gedeeltelijke aflossingen registreren? Dat is eenvoudig, maar er zijn valkuilen – meestal vergeet je de rekening te wijzigen of voer je de verkeerde datum in. Zo maak je het soepel. Het is een beetje vreemd, maar als je dit niet goed doet, komen je passivarekeningen niet overeen met je werkelijke betalingen, wat leidt tot verwarring bij het genereren van rapporten. Verwacht dat je grootboeksaldi dalen wanneer je de aflossing registreert, en als het er niet goed uitziet, controleer dan de geselecteerde rekening nogmaals.
- Net als voorheen, druk op Alt + A of navigeer via het menu: Gateway of Tally > Boekhouding > Bonnen > Betaling. Stel de datum nauwkeurig in; ook hier helpt Alt + D als de datum niet klopt.
- Selecteer de rekening die aan de lening is gekoppeld, waarschijnlijk met een naam als “Banklening – Standard Chartered”.U zou een saldo moeten zien, bijvoorbeeld
500, 000. Zorg ervoor dat u de juiste rekening selecteert om te voorkomen dat u met andere bedragen knoeit. - Het te betalen bedrag? Voer het terugbetalingsbedrag in, bijvoorbeeld
250, 000. - Kopieer en plak de tekst uit eerdere boekingen of het bankafschrift om de administratie consistent te houden. Dit is handig bij het afstemmen later. Sluit af met Ctrl+ A.
Verifiëren en probleemoplossing
Nadat u alles hebt ingevoerd, is het verstandig om te controleren of uw grootboeken deze wijzigingen weergeven. Ga naar Gateway of Tally > Weergave > Rekeningboeken > Grootboek. Zoek naar uw grootboek (bijvoorbeeld ‘Kantoorapparatuur’) en controleer de saldi. Als de cijfers niet kloppen, controleer dan de datums, grootboekclassificaties en of de juiste rekening is gebruikt.
Soms wordt het systeem niet direct bijgewerkt of vertoont het afwijkingen. Dat is vrij normaal. Bij sommige configuraties wordt de eerste poging mogelijk niet goed opgeslagen. Probeer de voucher opnieuw te openen of de app opnieuw te starten. Zorg er ook voor dat je regelmatig een back-up van je gegevens maakt; corruptie of hardwarestoringen kunnen hard aankomen als je dit niet doet.
Extra tips en veelvoorkomende problemen
- Als u merkt dat er grootboeken ontbreken, ga dan naar Rekeninginfo > Grootboeken en maak de ontbrekende grootboeken aan. Classificeer ze vervolgens correct onder Vaste activa of Leningen en opgenomen gelden.
- Houd de datuminstellingen in de gaten. Als transacties plotseling verdwijnen of onjuiste datums weergeven, controleer dan de systeemdatum en de instellingen van Tally voor het boekjaar.
- Als u een specifiek grootboek of een specifieke post niet kunt vinden, kunt u de zoekbalk boven aan de lijst met grootboeken gebruiken of direct een nieuw grootboek aanmaken.
Afronding
Het verwerken van betalingen voor vaste activa en passiva in Tally Prime is niet ingewikkeld zodra de grootboeken correct zijn ingesteld en de invoer correct is. Het belangrijkste is om te letten op de juiste rekeningen, datums en tekst. Als deze stappen u bekend voorkomen, voorkomt u fouten in het grootboek en krijgt u uw rekeningen altijd in balans. Houd er rekening mee dat Tally een beetje eigenzinnig kan zijn, maar met de nodige voorzichtigheid is het te doen.
Samenvatting
- Maak en categoriseer grootboeken op de juiste manier ( vaste activa voor activa, relevante passivagroepen voor leningen)
- Stel de juiste transactiedata in voordat u betalingen invoert
- Gebruik de juiste rekeningen: contant geld, bankrekeningen of specifieke leningrekeningen
- Controleer de grootboeksaldi nogmaals na het registreren
- Maak regelmatig een back-up en controleer de nauwkeurigheid van de gegevens