Alex Ruben
Hoe u klantverkooporders beheert wanneer de voorraad nul is in Tally Prime
Probeer je verkooporders te verwerken in Tally Prime, maar merk je dat je voorraad nul is? Geen zorgen – het komt vaker voor dan je denkt. Soms gaat het om het aannemen van pre-orders voordat de daadwerkelijke voorraad arriveert, of gewoon om het managen van de verwachtingen van klanten wanneer de voorraad krap is. Het goede nieuws? Je kunt nog steeds verkooporders aanmaken en beheren, zelfs zonder dat de voorraad in je systeem zichtbaar is. Het is een beetje vreemd, maar als je het eenmaal onder de knie hebt, verloopt je workflow soepeler in plaats van dat je tot lastige oplossingen wordt gedwongen.
Hoe u de blokkering van uw verkooporders in Tally Prime kunt verhelpen door de melding ‘Nul voorraad’
Methode 1: Verkooporderfunctionaliteit inschakelen in Tally
Ten eerste toont Tally de optie voor verkooporders standaard niet. Je moet ervoor zorgen dat deze optie is ingeschakeld, anders werken pogingen om er een aan te maken gewoon niet. Het is alsof je een schakelaar omzet die uit staat – bizar, maar noodzakelijk. Dit geldt wanneer je de verkoopordervoucher niet ziet wanneer je een nieuwe verkooporder probeert aan te maken. Verwacht dat je de optie ziet en deze vervolgens zonder problemen kunt selecteren. Soms is het gewoon een kwestie van verborgen vouchers weergeven of instellingen wijzigen.
- Ga naar Gateway of Tally.
- Druk op Alt+ Aom het configuratiemenu te openen.
- Navigeer naar Functies (of, in sommige versies, Boekhoudfuncties ) en zoek vervolgens naar Verkooporders inschakelen.
- Als dit niet is aangevinkt, vink het dan aan in de lijst. Dit onderdeel is nogal sluw, omdat sommige versies deze functies achter submenu’s verbergen.
- Start Tally Prime na het inschakelen opnieuw op om te controleren of alles correct wordt bijgewerkt. Bij sommige configuraties is het een kwestie van geluk, maar over het algemeen is dit de reden waarom de optie ‘verkooporder’ in je vouchermenu verschijnt.
Het inschakelen van deze functie is wat je echt moet doen voordat de tovenarij voor het creëren van de orde kan beginnen. Anders probeer je gewoon een vierkante pen in een rond gat te passen – Tally staat dat niet toe. Bovendien wordt de wijziging op sommige machines pas direct van kracht na een volledige herstart.
Methode 2: Een nepartikel of een artikel met een nulhoeveelheid aanmaken voor bestellingen met nulvoorraad
Dit is een beetje een trucje, maar het helpt als je de bestelling wilt registreren zonder dat de voorraad zichtbaar is. Want Tally moet het leven natuurlijk wel lastiger maken dan nodig is, toch? Maak in principe een tijdelijke aanduiding aan, zoals ‘Pre-Order Item’, met een voorraad van nul. Je kunt dat item dan selecteren bij het aanmaken van de bestelling. Het is handig voor trackingdoeleinden en verstoort je daadwerkelijke voorraadrapport niet.
- Ga via Gateway of Tally naar Inventarisinfo → Voorraadartikelen.
- Druk op Alt+ Com een nieuw voorraadartikel te maken.
- Geef het de naam ‘Pre-order – Geen voorraad’ en zet de voorraad op nul.
- Wijs het indien nodig toe aan een inkoop- of verkoopboek.
- Selecteer nu bij het aanmaken van een verkooporder dit dummy-artikel om de transactie te registreren. Dit geeft aan dat er een bestelling is geplaatst zonder dat de daadwerkelijke fysieke voorraad in uw systeem aanwezig was.
Ja, het is een beetje vals spelen, maar in de praktijk werkt het soms. Houd er wel rekening mee dat je, zodra de voorraad eindelijk binnen is, deze dummy-orders correct moet bijwerken of matchen.
Methode 3: Negatieve aandelenwaarschuwingen handmatig negeren
In de ene configuratie werkte het, in de andere bleef de waarschuwing verschijnen als een vervelende bug. Maar soms moet je die negatieve voorraadmeldingen gewoon uitschakelen of omzeilen om bestellingen te kunnen blijven accepteren. Dit is riskant als je het niet zorgvuldig aanpakt, maar als je workflow afhankelijk is van pre-orders of als de voorraadinformatie tijdelijk onnauwkeurig is, is het een redder in nood.
- Ga naar Functies → Voorraadbeheer.
- Schakel de optie Waarschuwing bij negatieve voorraad uit of verwijder het vinkje.
- Sla Tally op en start het opnieuw. Wanneer u nu een verkooporder aanmaakt voor een artikel met nul voorraad, zou de waarschuwing u niet meer moeten hinderen.
Dit is geen vrijbrief om je werkelijke voorraadniveaus te blijven negeren, maar soms, vooral tijdens pre-orderfases, is het wel nodig. Onthoud wel dat dit je werkelijke voorraadrapporten kan verstoren als je niet oppast.
Extra tips en veelvoorkomende problemen
Wanneer artikelen zich niet naar behoren gedragen, controleer dan of uw voorraadartikelen zo zijn ingesteld dat verkoop is toegestaan, zelfs als de voorraad nul is. Soms hebben artikelinstellingen beperkingen die het aanmaken van bestellingen voor artikelen met een voorraad van nul verhinderen. Als het inschakelen van functies niet werkt, kan er een probleem zijn met de licentie of gebruikersrechten.
En ja, wees altijd voorzichtig met voorraadaanpassingen, want op sommige systemen kan dit zonder goede synchronisatie grote boekhoudkundige problemen opleveren. Het is beter om een back-up te maken voordat u ingrijpende functiewijzigingen doorvoert.
Afronding
Het omzeilen van een voorraadtekort in Tally Prime is niet zo eenvoudig als op een knop klikken, maar met deze aanpassingen is het wel te doen. Het inschakelen van verkooporders, het aanmaken van dummy-artikelen of het uitschakelen van voorraadwaarschuwingen zijn praktische oplossingen die uit de praktijk zijn overgenomen. Eenmaal ingesteld, stroomlijnt het de afhandeling van klantorders wanneer de voorraad niet direct beschikbaar is, waardoor lastige pre-ordersituaties worden vereenvoudigd.
Samenvatting
- Zorg ervoor dat de verkooporderfunctionaliteit is ingeschakeld in Functies.
- Overweeg om dummy-voorraadartikelen te maken voor bestellingen met nul voorraad.
- Indien nodig, kunt u waarschuwingen voor negatieve aandelen uitschakelen of omzeilen.
- Controleer de instellingen van uw artikelen en voorraad nogmaals om problemen te voorkomen.
- Start Tally altijd opnieuw op nadat u kritieke opties hebt gewijzigd, om er zeker van te zijn dat ze van kracht worden.
Ik hoop dat dit helpt
Hopelijk helpen deze trucs je zonder al te veel gedoe over dat obstakel van nul voorraad heen. Het is een beetje een vreemd onderdeel van Tally, maar als je het eenmaal onder de knie hebt, is het verwerken van pre-orders een stuk minder een gedoe.