Alex Ruben
Hoe u klantvoorschotten in Tally Prime kunt beheren
Als je ooit klantvoorschotten in Tally Prime hebt moeten verwerken, weet je dat het soms voelt alsof je door een doolhof moet navigeren. Het correct registreren van voorschotten is essentieel voor een accurate boekhouding, vooral wanneer je te maken hebt met meerdere transacties, valuta’s of gewoon wilt dat alles er aan het einde van de maand netjes uitziet. Deze handleiding leidt je stap voor stap door het proces, met een aantal praktische tips en aandachtspunten. Want natuurlijk kan Tally het soms wat ingewikkeld maken, maar als je het eenmaal onder de knie hebt, valt het wel mee. Verwacht te zien hoe je voorschotten registreert, boekingen later controleert en alles overzichtelijk in de boekhouding houdt.
Hoe u klantvoorschotten in Tally Prime kunt registreren
Toegang tot het gedeelte Ontvangsten
Start eerst Tally Prime en ga naar de Tally Gateway. Ga vervolgens naar Vouchers. Daar gebeurt alles met transacties. In de ene configuratie werkt het soepel, in de andere moet je misschien nog even controleren of je menu’s goed zijn ingesteld of bijgewerkt. Onder Vouchers vind je meestal het vouchertype Receipt. Het is een beetje vreemd, maar je wilt dat selecteren wanneer je contant geld of bankvoorschotten ontvangt.
Maak een ontvangstbewijs en kies de modus
- Klik op F6 of klik direct op Bon in het menu Vouchers.
- Zorg ervoor dat u de juiste modus kiest, of het nu Contant of Bank is. Dit is belangrijk omdat het van invloed is op hoe uw boekingen op uw bankafschriften of cashflow worden weergegeven.
Zo weet u zeker dat uw voorschot correct wordt geregistreerd met de juiste betaalmethode. Dit kan lastig zijn als u dit vergeet.
Klantgegevens invoeren
Als “Samuel Burns” al in je klantenlijst staat, selecteer hem dan. Zo niet, druk dan op Alt+ Com direct een nieuwe klant aan te maken. Zorg ervoor dat je de volledige, correcte naam typt voor een betere tracering later. Want Tally houdt natuurlijk wel van rommel als je inconsistent bent.
Link naar het juiste klantaccount
Meestal worden voorschotten van klanten onder de debiteurenadministratie of een speciaal subadministratie die u hebt aangemaakt, geplaatst. Controleer nogmaals of het het juiste grootboek is – soms wordt het ‘ Diverse debiteuren’ genoemd. Als u uw grootboek een andere naam hebt gegeven, selecteert u die optie. Schakel ook de optie ‘Per factuur’ in als u een duidelijke tracering per transactie wilt, wat erg handig is voor latere audits.
Voer het voorschotbedrag in
Voer nu het ontvangen bedrag in, bijvoorbeeld 400, 000. Zorg ervoor dat u aangeeft dat het een voorschot op een verkooporder betreft, en geen definitieve verkoop. Zo blijft uw omzetverantwoording correct. Op sommige machines wordt dit bedrag mogelijk niet opgeslagen als uw valuta-instellingen niet correct zijn. Controleer daarom uw valutaconfiguratie.
Referentie en vertelling – Houd het bij
Voeg een referentienummer toe, bijvoorbeeld “ADV00001”, om alles overzichtelijk te houden. Druk vervolgens Enterherhaaldelijk op de knop ‘Annotatie’ totdat u het veld ‘Annotatie ‘ bereikt. Hier kunt u details over deze specifieke vooruitbetaling noteren, zoals de datum, het doel of het verkoopordernummer. Ik weet niet zeker waarom het werkt, maar soms maakt het typen van de juiste annotatie het afstemmen later makkelijker.
De transactie opslaan
Om af te ronden, druk op Ctrl+ A. Dat is het dan ook wel: je voorschot staat nu in de boeken. Soms knippert het scherm en vraag je je af of het is opgeslagen, dus controleer nogmaals of het in recente items of rapporten staat. Zo niet, probeer dan opnieuw op te slaan of start Tally opnieuw op. Er kunnen vreemde bugs optreden.
Controleer uw invoer later in rapporten
Ga na het opslaan terug naar de gateway van Tally. Selecteer ‘Meer rapporten weergeven’ en vervolgens ‘Dagboek’. Kies daar het datumbereik dat overeenkomt met uw transactie, bijvoorbeeld 1 tot en met 31 januari. Dit toont alle recente transacties, inclusief uw klantvoorschot. Als u het daar ziet, is het goed. Bij sommige configuraties kan het nodig zijn om opnieuw te laden of even te scrollen om de nieuwste boekingen te zien, maar dat is normaal.
Extra tips en veelvoorkomende problemen
Let op: zorg ervoor dat:
- Zorg dat de namen van klanten consistent zijn. Let op de spelling, anders moet u later op zoek naar de verkeerde namen.
- De referentienummers zijn uniek en eenvoudig te controleren.
- Als er iets niet klopt, controleer dan het dagboek op afwijkingen. Soms komen de totalen niet overeen door een vergeten valuta-instelling.
En als er fouten optreden tijdens het invoeren, controleer dan nogmaals uw rekeningcategorieën en valuta-instellingen. Soms kan het wondermiddel weer werken door te schakelen tussen de modi Kas en Bank, of door uw grootboeknamen bij te werken.
Afronding
Het vastleggen van klantvoorschotten in Tally Prime is geen hogere wiskunde als je eenmaal weet waar alles staat en waar je op moet letten. De grootste truc is ervoor te zorgen dat je gegevens consistent invoert en de rapporten achteraf dubbel controleert. Zo wordt een vooruitbetaling van een klant correct weergegeven en blijven je rekeningen in balans. Het is niet altijd even makkelijk, maar met wat oefening wordt het steeds intuïtiever.
Samenvatting
- Toegangsvouchers in Gateway of Tally.
- Selecteer Ontvangstbewijs, stel de modus in op Contant/Bank.
- Maak of selecteer de klant en zorg dat het grootboek correct is.
- Voer het voorschotbedrag en de referentiegegevens in.
- Druk op Ctrl + Aom op te slaan en bevestig vervolgens in Dagboek.
Laatste gedachten
Hopelijk bespaart dit iemand een paar uur. Goed beheer van voorschotten helpt je boekhouding overzichtelijk te houden en maakt eindejaarscontroles een stuk minder pijnlijk. Zorg gewoon voor consistente gegevens, controleer rapporten dubbel en je bent klaar.