Alex Ruben
Hoe u uw kaartuitgaven effectief kunt beheren in Tally Prime
Het beheren van uitgaven die met creditcards of betaalpassen worden verrekend in Tally Prime kan lastig zijn als je niet bekend bent met hoe de software deze transacties verwerkt. Soms vergeet je misschien het juiste grootboek aan te maken, of lijkt de betaling niet goed te worden geregistreerd, waardoor je je hoofd breekt. Deze gids duikt in de details en deelt een aantal praktische tips om die kaartuitgaven soepel te registreren. Na het volgen van deze stappen zou je alles met minimale moeite moeten kunnen registreren, controleren en op één lijn houden. Even ter informatie: de manier waarop Tally betalingen verwerkt, kan soms vreemd of inconsistent zijn, dus geduld en het dubbel controleren van je boekingen bespaart je later hoofdpijn.
Hoe u met een kaart betaalde uitgaven in Tally Prime kunt beheren
Toegang tot de betalingsvouchers
Ga eerst naar de Gateway van Tally. Van daaruit moet je het menu Vouchers openen (meestal aan de linkerkant).Als de optie ‘Betalen’ niet is ingeschakeld, kan dat komen doordat je al in de modus voor het invoeren van betalingen zit. Dat is prima, maar houd het in de gaten. Als je daar bent, klik je op F5:Betaling om het scherm ‘Betalingsvouchers’ te openen. Soms moet je de functie inschakelen via ‘Functies > Rekeningoverzicht > Betalingsvouchers inschakelen’ als deze optie ontbreekt. Dit is frustrerend, maar het is de moeite waard om te controleren, want Tally moet de zaken natuurlijk ingewikkelder maken dan nodig is. In sommige configuraties wordt de betalingsoptie pas weergegeven na een herstart of nadat de functie opnieuw is ingeschakeld.
Maak een grootboek voor kaartuitgaven
Als u nog geen apart grootboek voor uw kaartuitgaven heeft aangemaakt, is dit het moment. Dit helpt u uw uitgaven overzichtelijk te houden en vereenvoudigt de reconciliatie later. Zo doet u dit:
- Druk op
Alt + Cin het scherm Grootboek aanmaken. - Noem het bijvoorbeeld ‘Uitgaven met bankpas’ of ‘Creditcardbetalingen’.
- Stel het type in op Indirecte kosten. Het is verleidelijk om alles in één algemene categorie te gooien, maar specifieke grootboeken zijn erg handig tijdens audits of reviews.
- Pas de afrondingsopties aan als uw uitgaven centen of variabele bedragen betreffen – dit is vooral handig voor brandstof of overige kosten. Druk vervolgens op Ctrl + Aom op te slaan.
Registreer het uitgavenbedrag
Nu het grootboek gereed is, is het tijd om de kosten in te voeren:
- Selecteer Betaling in het vouchermenu.
- Voer het bedrag in, bijvoorbeeld $ 5.000. Vergeet niet eventuele belastingen of kortingen te vermelden.
- Als u dit vaker doet, is het misschien handig om de invoer te onthouden, maar voor nu kunt u gewoon het bedrag invullen en verdergaan.
Afronding of variabele kostendetails aanpassen
Soms zijn er kleine verschillen in de uitgaven, vooral als er belastingen of fooien in uw rekeningen zitten. Om dit te verfijnen:
- Ga terug naar het grootboek voor die uitgave en druk op om de detailsCtrl + Enter van het grootboek te openen.
- Stel de afrondingsmodus in op Normaal afronden of Afronden indien nodig.
- Pas de afrondingslimiet indien nodig aan. Vergeet niet om op te slaan met Ctrl + A. Of het nu gaat om brandstof, tol of overige kosten, deze stap kan u later kleine verschillen besparen.
Specificeer het transactietype en de kaartgegevens
Dit onderdeel is belangrijk: door Tally te vertellen of de betaling via creditcard, pinpas of bankpas is gedaan, kunnen we later betere rapporten opstellen:
- Selecteer in het veld Kaarttype opties zoals Creditcard of Debitcard. Als u deze optie niet ziet, moet u deze mogelijk aanmaken onder Configuraties > Meerdere betaalmethoden.
- Geef de bron van de transactie aan: geldopname bij een geldautomaat, aankoop bij een verkooppunt, enz. Vul indien beschikbaar het instantienummer of referentienummer in voor tracking. Dit is een beetje omslachtig, maar het is de moeite waard voor de duidelijkheid.
- Druk Enterna elke stap op om te bevestigen.
Voeg cheque- of transactiereferentienummer toe
Om bij te houden bij welke specifieke transactie deze uitgave hoort, voert u het chequenummer of referentienummer van uw kaartafschrift in:
- Dit is handig tijdens de afstemming: u kunt later snel filteren op referentienummer en hoeft niet handmatig te zoeken.
- Zorg ervoor dat u de gegevens correct invoert, want slordige invoer kan de zaken ingewikkelder maken.
- Druk op Ctrl + Aom op te slaan en verder te gaan.
Transacties later bekijken en terugvinden
Om te controleren wat u hebt ingevoerd of om fouten op te sporen:
- Ga naar Weergave > Dagboek.
- Stel de datum in voor uw uitgaven: gisteren, vorige week, wat u maar wilt.
- Indien u referentienummers heeft meegestuurd, druk dan op de knop Ctrl + Fen typ deze in om direct naar uw uitgave te gaan.
Extra tips en veelvoorkomende valkuilen
Een paar dingen om in gedachten te houden:
- Maak altijd uw grootboeken *vóór* dat u uitgaven invoert, anders eindigt u met willekeurige, verkeerd geplaatste boekingen die later moeilijk terug te vinden zijn.
- Controleer uw transactiegegevens nogmaals, met name de referentienummers en bedragen. Tally kan soms inconsistent zijn of wijzigingen niet goed opslaan.
- Als betalingen niet worden weergegeven of er fouten optreden, probeer dan Tally opnieuw te starten of uw functieopties opnieuw in te stellen. Tally heeft namelijk een vreemde manier om functies zonder waarschuwing uit te schakelen.
Afronding
Het registreren van kaartuitgaven in Tally Prime is geen hogere wiskunde, maar het *kan* frustrerend zijn als de instellingen niet kloppen. Door deze stappen te volgen, kunt u later veel hoofdpijn besparen, vooral tijdens audits of eindejaarsafsluitingen. Vergeet niet om alles goed georganiseerd te houden, uw transacties goed te raadplegen en de grootboeken regelmatig te controleren.
Samenvatting
- Toegang tot betalingsbewijzen en het instellen van de vereiste grootboeken
- Registreer uitgaven met het juiste bedrag, de juiste datum en de juiste referentie
- Geef het kaarttype en de transactiegegevens op
- Controleer transacties regelmatig om verrassingen te voorkomen
Laatste gedachten
Hopelijk vermindert dit de verwarring bij het beheren van kaartuitgaven in Tally. Het is in het begin wat lastig, maar als je het eenmaal onder de knie hebt, is het grotendeels routine. Ik hoop dat dit iemand helpt om die vervelende fouten of gemiste boekingen te voorkomen – het werkte in ieder geval voor mij.