Alex Ruben
Effectief omgaan met slechte schulden in productiebedrijven met behulp van Tally Prime
Het omgaan met oninbare vorderingen is een van die vervelende, maar noodzakelijke onderdelen van een eerlijke boekhouding. Als je Tally Prime gebruikt, is het vrij eenvoudig om deze oninbare bedragen te registreren, maar soms is het proces niet helemaal duidelijk, vooral niet als je de details correct probeert te krijgen. Deze handleiding leidt je door de stappen – sommige eenvoudig, sommige wat lastig – om je te helpen oninbare vorderingen correct te registreren, zodat je financiële rapporten er niet verdacht uitzien. Hopelijk bespaart het je wat hoofdpijn of uren om uit te zoeken waarom je grootboek niet klopt.
Hoe u slechte schulden in Tally Prime kunt oplossen
Toegang tot de gateway van Tally Prime
Begin met het opstarten van Tally Prime en ga naar de Gateway van Tally. Dit is waar alles begint. Als je Tally net hebt geopend of bent overgestapt naar een ander bedrijf, zorg er dan voor dat je in het juiste bedrijfsgegevensbestand zit. Het hoofdmenu hier is de hub voor al je factuur-, voucher- en grootboekwerk. Soms voelt het als een doolhof, maar het is gewoon waar je bijna alles begint te beheren.
Navigeer naar Vouchers en stel het juiste formaat in
Kies Vouchers in de Gateway van Tally. Als u liever sneltoetsen gebruikt, druk dan op + voor de Journaalvoucher. Deze zult u voornamelijk gebruiken om oninbare vorderingen te registreren. Afhankelijk van uw instellingen is het standaard voucherformaat mogelijk niet ideaal, vooral niet als u oninbare vorderingen op een eenvoudige debit-credit manier wilt bijhouden.AltA
- Zoek naar de optie ‘Configureren ‘, meestal onderaan of ergens waar het gemakkelijk toegankelijk is. In sommige configuraties staat deze optie onder ‘Vouchers > Vouchersconfiguratie’.
- Wijzig het formaat van de standaard (meestal twee boekingen) naar Credit/Debet. Zo ziet u de oninbare vordering duidelijk als een debet op uw uitgaven en een credit op de rekening van de partij, wat later verwarring voorkomt.
Waarom zou je dit doen? Omdat het met de juiste opmaak makkelijker is om te zien wat er aan de hand is bij het bekijken van rapporten. Het is ook van toepassing wanneer je oninbare vorderingen nauwkeurig wilt vergelijken met openstaande vorderingen.
Maak een grootboek voor oninbare schulden
Vervolgens heb je een grootboek nodig dat specifiek gericht is op oninbare vorderingen om alles overzichtelijk te houden. Als je er nog geen hebt, kun je dat als volgt doen:
- Druk op Alt+ Com een nieuw grootboek te maken.
- Noem het “Slechte Schulden”, zodat duidelijk is waarvoor het bedoeld is.
- Selecteer in de categorie Indirecte kosten. Dit is standaard voor kosten die niet rechtstreeks aan de omzet zijn gekoppeld, maar verlies weerspiegelen.
- Druk op Ctrl+ Aom op te slaan.
Met dit grootboek kunt u alles bijhouden en het is gebruikelijk om een aparte rekening te hebben voor oninbare schulden, vooral als uw financiële team rapporten wil hebben over hoeveel u jaarlijks afschrijft.
Registreer de transactie met de slechte schuld
En nu het leukste gedeelte: het daadwerkelijk invoeren van de slechte schulden:
- Maak een nieuwe voucher aan (waarschijnlijk een journaalvoucher ) en voer het bedrag in, bijvoorbeeld 600.000 (of hoeveel u ook afschrijft).
- Crediteer de rekening van Rion and Sons, de schuldenaar. Dit toont aan dat ze nu oninbaar zijn.
- Debiteer het grootboek ‘Oninbare vorderingen’ voor hetzelfde bedrag. Hiermee wordt de uitgave geregistreerd.
- Noteer in het veld voor de vertelling of het memo net genoeg informatie om uw geheugen op te frissen: waarom de schuld is afgeschreven, wanneer, enz. Dit is handig voor audits of latere beoordelingen.
Soms voelt dit in Tally wat onhandig aan – ik heb gevallen gehad waarbij het grootboek niet meteen werd bijgewerkt, of de cijfers niet bij de eerste poging klopten. Ik weet niet waarom, maar Tally sluiten en opnieuw openen, of het grootboek vernieuwen, helpt soms.
Voeg een verhaal toe en rond het af
Voeg in het tekstvak een korte notitie over de transactie toe, bijvoorbeeld: “Schuld kwijtgescholden na meerdere aanmaningen, klant Rion & Sons is in gebreke gebleven.” Dit is optioneel, maar betrouwbare accountants houden van details. Druk na controle nogmaals op Ctrl+ Aom deze invoer op te slaan. Klaar. De oninbare vordering is nu geregistreerd, waardoor uw vorderingen worden verlaagd en de kosten correct worden weergegeven.
Extra tips en veelvoorkomende problemen
Wees voorzichtig, vooral als je van formaat wisselt of met grootboekcategorieën rommelt. Soms komen de cijfers niet overeen of verschijnt het grootboek pas in rapporten nadat je de gegevens hebt vernieuwd of opnieuw hebt geïndexeerd. In sommige configuraties kan Tally ook even haperen of vastlopen wanneer je grote boekingen maakt of configuraties wijzigt. Dat is vreemd, maar wacht even en probeer het opnieuw.
- Controleer het partijboek nogmaals om te voorkomen dat u per ongeluk de verkeerde klant afschrijft.
- Controleer openstaande rekeningen regelmatig. Door ze vroegtijdig te detecteren, voorkomt u grote verrassingen.
- Stel herinneringen of waarschuwingen in Tally in voor achterstallige vorderingen. Ze kunnen een reddingsboei zijn.
Afronding
Het afbetalen van oninbare vorderingen in Tally Prime is niet ingewikkeld, maar een paar details zijn belangrijk, zoals de juiste opmaak, correcte grootboekcategorieën en een duidelijke tekst. Soms loop je tegen problemen aan, maar door Tally opnieuw op te starten of je configuratie op te schonen, is het probleem meestal opgelost. Het belangrijkste is om je administratie eerlijk en up-to-date te houden, zodat je financiële gezondheid niet verscholen gaat achter ongeregistreerde verliezen. Hopelijk voorkomt dit een hoop hoofdpijn.
Samenvatting
- Ga naar Access Gateway, ga naar Vouchers en configureer vervolgens het formaat
- Maak een speciaal grootboek voor oninbare vorderingen onder indirecte kosten
- Registreer de slechte schuld via een journaalvoucher – debetkosten, creditschuldenaar
- Voeg relevante vertelling toe voor toekomstig gebruik
- Controleer rapporten om te bevestigen dat de invoer correct wordt weergegeven
Conclusie
Het beheren van oninbare vorderingen in Tally Prime draait echt om de juiste opzet en weten waar je moet zoeken. Zodra je de gewoonte hebt om deze correct te registreren, wordt het een tweede natuur. Even een waarschuwing: soms moet je Tally vernieuwen of opnieuw opstarten om de wijzigingen te zien, vooral als je grootboek niet in rapporten verschijnt. Over het algemeen is het een solide systeem als je er eenmaal aan gewend bent. Hopelijk scheelt dit iemand een paar uur.