Alex Ruben
Tally Primeで半完成品販売注文を売上請求書に変換する方法
私と同じように、Tally Primeで受注書と請求書をやり取りするのは、少し複雑すぎると感じることがあります。特に、記録を汚さずに完成品の受注書を実際の請求書に変換したい場合などはなおさらです。ボタンをクリックするだけの簡単な処理ではない場合もあり、注意しないとデータの不一致や情報の不足が生じる可能性があります。このガイドは、システムをクラッシュさせたり、どのトグルを切り替えるかを考えるのに何時間も費やしたりすることなく、とにかく作業を完了させたい時のために役立ちます。このガイドを最後まで読めば、部分的な変換の処理方法をしっかりと理解できるようになり、時間を節約し、エラーを回避できるようになります。
Tally Prime での変換プロセスを修正する方法
適切な取引ビューにアクセスする
まず、Tally Primeにアクセスしてください。請求書に直接アクセスするのではなく（既存の販売注文を変換する方法としては通常、請求書は利用されません）、まずはDaybook（売上帳）にアクセスしてください。ここから魔法が始まります。メインメニューから「表示」 > 「Daybook」を選択してください。ここで、販売注文、請求書、その他すべての取引を確認できます。表示されない場合は、販売注文が表示されるように、正しい日付範囲が選択されていることを確認してください。
販売注文を変換したい場合は、まずここで検索してください。リストに販売注文がない場合は、特定の伝票タイプまたは売上元帳で表示されているか確認する必要があります。販売注文が「保留中の販売」または特別なステータスで保存されている場合があります。 「表示」>「伝票タイプ一覧」で確認すると役立ちます。設定によっては、この操作が*面倒*になる場合がありますが、頑張ってください。
売上請求書を正しく入力する
販売注文を見つけたら、ダブルクリックするか選択し、売上請求書を変換または生成するオプションがあるかどうかを確認します。Tallyでは、販売注文をワンクリックで「変換」するボタンは当然ありません。これは、変換ボタンがあると操作が難しくなるためです。通常は、売上伝票入力画面を開き、適切な請求書の種類を手動で選択する必要があります。 「変更」 > 「売上伝票」から選択するとよいでしょう。
ここで、トリックを紹介します。手動で新しい売上請求書を作成することで、販売注文の詳細を複製できますが、いくつか重要な違いがあります。
- 日付を正しく設定します (1 月 31 日など、注文と同じ日付が望ましい)。
- 必ず同じ顧客元帳または仕入先元帳を選択してください。
- 商品の詳細では、すべてを再入力する代わりに、注文の詳細をコピーして貼り付けたり参照したりすることができます。
場合によっては、ナレーションや参照フィールドの注文番号またはIDが一致していることを確認することが重要です。これにより、記録全体をまとめるのに役立ちます。ただし、これは自動化されたプロセスではなく、手動による回避策であるため、複数の注文が関係する場合は面倒になる可能性があることにご注意ください。
在庫と伝票の調整の使用
このプロセスを本当に効率化したい場合は、いくつかの高度なオプションがあります。例えば、Winhanceやカスタムスクリプトを使って部分的な変換を自動化するといったものです。誰もがスクリプトを使いたいわけではないので、いざという時は、伝票入力や在庫調整を通して手動で行うのが効果的です。ただし、設定によっては、まず在庫数を変更し、そこから請求書を発行する必要がある場合があることに注意してください。
もう一つ、販売注文の伝票タイプを設定して、最終的に転記した際に請求書が自動的に作成されるようにする方が簡単だと感じる方もいます。これには伝票タイプ（Tallyのゲートウェイ > 機能 > 伝票タイプ）の調整が必要ですが、たまにしか必要ない場合は、面倒な手間をかける価値は必ずしもありません。
よくあるしゃっくりの対処法
一部の設定では、変換がうまくいかないことがあります。システムが最後のステップで不足している情報やエラーを報告している可能性があります。その場合は、以下の点を再確認してください。
- 必須項目はすべて入力されていますか？特に注文番号と顧客詳細。
- 日付は正しいですか? 日付が一致しないと検証エラーが発生する場合があります。
- 適切なバウチャータイプを選択しましたか？販売と配送を混同すると機能しません。
それでもまだうまくいかない場合は、注文IDを手動で参照した新しい請求書を作成し、それに応じて在庫を調整するのが最も簡単な解決策になる場合があります。完璧ではありませんが、頭を悩ませることなく問題を解決できます。
結論
今後のアップデートで実現するほどシームレスではありませんが、少し辛抱すれば、Tally Primeで受注書を請求書に変換するのはそれほど手間がかかりません。基本的には、受注書から請求書を手動で再作成し、詳細を確認し、記録が合致していることを確認するだけです。結局のところ、Tallyはこの点で少し古風なやり方です。
よくある質問
1.二重の仕事をやっているように感じるのはなぜでしょうか?
というのも、Tallyにはネイティブの洗練された変換機能が備わっていないからです。手動で情報を転送する必要があり、面倒ではありますが、それが私たちの現状です。
2.このプロセスを何らかの方法で自動化できますか?
公式にはそうではありません。ただし、一部のカスタムスクリプトやサードパーティ製のアドオンは、処理を効率化することを目指しています。Winhanceなどのツールをチェックするか、バウチャーの種類をカスタマイズして部分的な変換を容易にすることを検討してください。
3.請求書を作成した後に間違えた場合はどうなりますか?
ご心配なく。請求書を確定または発行する前に、戻って編集してください。入力したすべての詳細、特に在庫と顧客データをご確認ください。
まとめ
- Daybookで販売注文を見つけます。
- 注文を参照して、新しい売上請求書を手動で作成します。
- 日付、顧客の詳細、商品の数量を再確認してください。
- ナレーションまたは参照フィールドを使用して、請求書を元の注文にリンクします。
- 手動で多少いじる準備をしてください。Tally は、この点ではそれほど直感的ではありません。
まとめ
結局のところ、これはちょっとしたハック的な回避策ですが、目的は達成できます。もちろん、Tallyにネイティブの変換ツールがあればもっと良いのですが、それまでは、この方法で完全に混乱するよりはましです。これで、受注書を請求書に簡単に変換しようとしている人にとって、数時間の節約になることを願っています。ただし、その日の帳簿を締める前に、必ず入力内容を確認することを忘れないでください。