Alex Ruben
Come gestire efficacemente le spese pagate con carta in Tally Prime
Gestire le spese addebitate su carte di credito o di debito in Tally Prime può essere un po’ complicato se non si ha familiarità con il modo in cui il software gestisce queste transazioni. A volte, si potrebbe dimenticare di creare il registro corretto o la registrazione del pagamento non sembra essere corretta, lasciando il lettore con il dubbio. Questa guida approfondisce i dettagli e condivide alcuni consigli pratici per registrare le spese con carta senza intoppi. Dopo aver seguito questi passaggi, si dovrebbe essere in grado di registrare, rivedere e mantenere tutto allineato con il minimo sforzo. Un piccolo avvertimento: il modo in cui Tally gestisce i pagamenti a volte può essere strano o incoerente, quindi pazienza e un controllo approfondito delle voci vi risparmieranno grattacapi in seguito.
Come gestire le spese pagate con carta in Tally Prime
Accedi ai voucher di pagamento
Per prima cosa, accedi al Gateway di Tally. Da lì, devi aprire il menu Voucher (di solito si trova sul lato sinistro).Se l’opzione di pagamento non è abilitata, potrebbe essere perché sei già in modalità di inserimento pagamenti, il che va bene, ma fai attenzione. Una volta lì, cliccando su F5:Pagamento si aprirà la schermata dei voucher di pagamento. A volte potrebbe essere necessario abilitare la funzione tramite Funzioni > Estratto Conto > Abilita Voucher di Pagamento se manca.È frustrante, ma vale la pena controllare perché, ovviamente, Tally deve rendere le cose più complicate del necessario. In alcune configurazioni, l’opzione di pagamento viene visualizzata solo dopo un riavvio o dopo aver riattivato la funzione.
Crea un registro per le spese della carta
Se non hai ancora creato un registro dedicato per le spese con carta, ora è il momento di farlo. Questo ti aiuta a organizzare le tue spese e semplifica la riconciliazione futura. Per farlo:
- Premere
Alt + Cdalla schermata Creazione registro. - Chiamalo con un nome tipo Spese con carte di credito o Pagamenti con carta di credito.
- Imposta il tipo su Spese indirette.È allettante raggruppare tutto in un contenitore generico, ma i registri specifici sono davvero utili durante audit o revisioni.
- Regola le opzioni di arrotondamento se le tue spese includono centesimi o importi variabili: questa opzione è particolarmente utile per spese di carburante o spese varie. Una volta fatto, premi Ctrl + Aper salvare.
Registra l’importo della spesa
Con il libro mastro pronto, è il momento di inserire la spesa:
- Selezionare Pagamento dal menu del voucher.
- Inserisci l’importo, ad esempio $ 5.000. Assicurati di includere eventuali tasse o sconti, se applicabili.
- Se ripeti questa operazione, potresti volerla memorizzare, ma per ora inserisci semplicemente l’importo e vai avanti.
Regola arrotondamento o dettagli sui costi variabili
A volte, le spese presentano piccole differenze, soprattutto se le fatture includono tasse o mance. Per ottimizzare il tutto:
- Tornando al registro per quella spesa, premere per accedere ai DettagliCtrl + Enter del registro.
- Impostare la modalità di arrotondamento su Arrotondamento normale o Arrotondamento disattivato, a seconda delle esigenze.
- Se necessario, regola il limite di arrotondamento. Non dimenticare di salvare con Ctrl + A. Che si tratti di carburante, pedaggi o spese varie, questo passaggio può evitarti piccole discrepanze in futuro.
Specificare il tipo di transazione e i dettagli della carta
Questa parte è importante: indicare a Tally se il pagamento è avvenuto tramite carta di credito, di debito o bancomat aiuta con i report futuri:
- Nel campo Tipo di carta, seleziona opzioni come Carta di credito o Carta di debito. Se non la vedi, potrebbe essere necessario crearla in Configurazioni > Modalità di pagamento multiple.
- Indica l’origine della transazione: prelievo allo sportello bancomat, acquisto tramite POS, ecc. Se disponibile, inserisci il numero di istanza o il numero di riferimento per il tracciamento.È un po’ complicato, ma vale la pena farlo per chiarezza.
- Premere Enterdopo ogni passaggio per confermare.
Aggiungi il numero di riferimento dell’assegno o della transazione
Per tenere traccia della transazione specifica a cui appartiene questa spesa, inserisci il numero dell’assegno o il numero di riferimento dall’estratto conto della tua carta:
- Questo è utile durante la riconciliazione: puoi filtrare rapidamente in base al numero di riferimento in un secondo momento, evitando così la ricerca manuale.
- Assicuratevi di inserire queste informazioni correttamente, perché inserimenti imprecisi complicano le cose.
- Premere Ctrl + Aper salvare e procedere.
Rivedi e trova le transazioni in seguito
Per verificare i dati inseriti o individuare errori:
- Vai su Visualizza > Registro giornaliero.
- Imposta l’intervallo di date per le tue spese: ieri, la settimana scorsa, qualsiasi data tu ritenga adatta.
- Se hai incluso dei numeri di riferimento, premi Ctrl + Fe digitalo per passare direttamente alla tua spesa.
Suggerimenti extra e insidie comuni
Alcune cose da tenere a mente:
- Crea sempre i tuoi registri *prima* di inserire le spese, altrimenti finirai per creare voci casuali e fuori posto che saranno difficili da trovare in seguito.
- Controlla attentamente i dettagli della tua transazione, in particolare i numeri di riferimento e gli importi; a volte Tally può essere incoerente o non salvare correttamente le modifiche.
- Se i pagamenti non vengono visualizzati o vengono visualizzati degli errori, prova a riavviare Tally o a reimpostare le opzioni delle funzionalità. Sì, Tally ha uno strano modo di disattivare le funzionalità senza preavviso.
Incartare
Registrare le spese con carta in Tally Prime non è un’impresa titanica, ma *può* essere frustrante se la configurazione non è corretta. Seguire questi passaggi può risparmiarti un sacco di grattacapi in seguito, soprattutto durante le revisioni contabili o le chiusure di fine anno. Ricorda solo di tenere tutto in ordine, di controllare bene le tue transazioni e di controllare i registri di tanto in tanto.
Riepilogo
- Accedi ai voucher di pagamento e imposta i registri richiesti
- Registra le spese con importo, data e riferimento corretti
- Specificare il tipo di carta e i dettagli della transazione
- Rivedere regolarmente le transazioni per evitare sorprese
Considerazioni finali
Spero che questo riduca un po’ la confusione nella gestione delle spese con carta in Tally. All’inizio è un po’ complicato, ma una volta presa la mano, diventa quasi una routine. Incrociamo le dita che questo aiuti qualcuno a evitare quei fastidiosi errori o voci mancanti: almeno per me ha funzionato.