Alex Ruben
Come convertire gli ordini di vendita di prodotti finiti parziali in fatture di vendita in Tally Prime
Se sei come me, gestire ordini di vendita e fatture in Tally Prime a volte può sembrare un po’ troppo complicato, soprattutto quando vuoi convertire un ordine di vendita di prodotti finiti in una fattura vera e propria senza rovinare i tuoi archivi. A volte, il processo non è così semplice come cliccare su un pulsante e, se non stai attento, potresti ritrovarti con dati non corrispondenti o informazioni mancanti. Questa guida è per quei momenti in cui vuoi solo portare a termine le cose senza mandare in crash il sistema o passare ore a capire quale pulsante attivare. Alla fine, avrai una buona padronanza di come gestire le conversioni parziali, risparmiando tempo ed evitando errori.
Come risolvere il processo di conversione in Tally Prime
Accedere alla visualizzazione corretta delle transazioni
Per prima cosa, accedi a Tally Prime e, invece di cercare di accedere direttamente alle fatture (che di solito non è il modo migliore per convertire gli ordini di vendita esistenti), dovresti passare attraverso il Registro.È qui che inizia tutta la magia. Dal menu principale, vai a Visualizza > Registro. Qui puoi visualizzare tutte le tue transazioni, inclusi ordini di vendita, fatture e tutto il resto. Se non sono visibili, assicurati di aver selezionato l’intervallo di date corretto in modo che i tuoi ordini di vendita siano presenti.
Ora, se vuoi convertire un ordine di vendita, trovalo prima qui. Se il tuo ordine di vendita non è nell’elenco, potresti dover controllare il tipo di voucher o il registro vendite specifico per assicurarti che sia visibile. A volte, gli ordini di vendita vengono salvati come Vendite in sospeso o con uno stato speciale; controllare in Visualizza > Elenco dei tipi di voucher può essere utile. In alcune configurazioni, questo può essere piuttosto *macchinoso*, ma tieni duro.
Inserire correttamente la fattura di vendita
Una volta individuato l’ordine di vendita, fai doppio clic su di esso o selezionalo, quindi verifica se è presente un’opzione per convertire o generare una fattura di vendita. In Tally, ovviamente, non esiste un pulsante “converti” con un solo clic per gli ordini di vendita, perché ovviamente renderebbe la procedura più complessa. Di solito, si accede alla voce Voucher per le vendite e si seleziona manualmente il tipo di fattura corretto, possibilmente in Modifica > Voucher di vendita.
Ecco un trucco: puoi replicare i dettagli dell’ordine di vendita creando manualmente una nuova fattura di vendita, ma con alcune importanti differenze:
- Impostare la data correttamente (preferibilmente la stessa data dell’ordine, ad esempio il 31 gennaio).
- Assicuratevi di selezionare lo stesso registro clienti o fornitori.
- Nei dettagli dell’articolo, anziché reinserire tutto, puoi copiare e incollare o fare riferimento ai dettagli dell’ordine.
A volte, la chiave è assicurarsi che il numero o l’ID dell’ordine corrispondano nei campi descrittivi o di riferimento: questo aiuta a ricollegare il tutto nei registri. Tieni presente che non si tratta di un processo automatizzato, ma piuttosto di una soluzione manuale, che può diventare macchinosa quando sono coinvolti più ordini.
Utilizzo di rettifiche di magazzino e voucher
Se stai davvero cercando di semplificare questo processo, ci sono alcune opzioni *avanzate*.Ad esempio, utilizzare Winhance o script personalizzati per automatizzare le conversioni parziali. Non tutti vogliono iniziare a usare gli script, quindi, in caso di necessità, farlo manualmente tramite l’inserimento di voucher e le rettifiche delle scorte funziona. Tieni presente che alcune configurazioni potrebbero richiedere di modificare prima le quantità delle scorte, per poi generare le fatture da lì.
Un’altra cosa: alcuni trovano più semplice impostare il tipo di voucher dell’ordine di vendita in modo che venga creata automaticamente una fattura al momento della registrazione. Questo comporta la modifica dei tipi di voucher (in Gateway di Tally > Funzionalità > Tipi di voucher ), ma non sempre ne vale la pena se necessario solo occasionalmente.
Gestire i singhiozzi comuni
In alcune configurazioni, la conversione sembra non funzionare. Forse il sistema segnala informazioni mancanti o errori nell’ultimo passaggio. In questi casi, ricontrolla questi punti:
- Tutti i campi obbligatori sono compilati? In particolare, il numero d’ordine e i dati del cliente.
- La data è corretta? Le date non corrispondenti a volte causano errori di convalida.
- Hai selezionato i tipi di voucher giusti? Vendita vs. Consegna: confusi e non funzionano.
Se hai ancora difficoltà, a volte la soluzione più semplice è creare una nuova fattura con un riferimento manuale all’ID ordine e modificare l’inventario di conseguenza. Non è perfetto, ma funziona senza stressarti.
Conclusione
L’intera operazione non è così semplice come potrebbe renderlo un futuro aggiornamento, ma con un po’ di pazienza, è possibile convertire gli ordini di vendita in fatture in Tally Prime senza troppi problemi. Si tratta essenzialmente di ricreare manualmente la fattura a partire dall’ordine, verificarne i dettagli e assicurarsi che i dati siano coerenti, perché, dopotutto, Tally è un po’ vecchio stile in questo senso.
Domande frequenti
1. Perché ho la sensazione di fare un doppio lavoro?
Perché, beh, Tally non ha una funzione di conversione nativa e intuitiva. Ci si aspetta che tu trasferisca manualmente le informazioni, il che è un problema, ma è quello che abbiamo.
2. Posso automatizzare questo processo in qualche modo?
Ufficialmente no. Ma alcuni script personalizzati o componenti aggiuntivi di terze parti mirano a semplificare il processo. Dai un’occhiata a strumenti come Winhance o valuta la possibilità di personalizzare i tipi di voucher per semplificare le conversioni parziali.
3. Cosa succede se sbaglio una fattura dopo averla creata?
Nessun problema: torna indietro e modifica la fattura prima di finalizzarla o registrarla. Assicurati di verificare tutti i dati inseriti, in particolare i dati relativi a magazzino e cliente.
Riepilogo
- Individuare l’ordine di vendita nel Daybook.
- Creare manualmente una nuova fattura di vendita, facendo riferimento all’ordine.
- Ricontrolla le date, i dati del cliente e le quantità degli articoli.
- Utilizzare il campo narrazione o riferimento per ricollegare la fattura all’ordine originale.
- Preparatevi a fare qualche modifica manuale: Tally non è molto intuitivo in questo senso.
Incartare
In fin dei conti, è una specie di escamotage, ma funziona. Certo, sarebbe meglio se Tally avesse uno strumento di conversione nativo, ma fino ad allora, questo metodo è meglio del caos totale. Speriamo che questo faccia risparmiare qualche ora a chi cerca di convertire gli ordini di vendita in fatture senza fatica. Ricordate solo di verificare sempre le registrazioni prima di chiudere la contabilità.