Alex Ruben
Guide étape par étape pour saisir les transactions quotidiennes dans la comptabilité avec Sage
Bienvenue dans ce tutoriel complet sur la saisie des transactions courantes en comptabilité avec Sage. Ce guide vous guidera tout au long du processus d’enregistrement des activités commerciales et non commerciales, vous permettant ainsi de bien comprendre comment gérer efficacement vos documents financiers.À la fin de ce tutoriel, vous serez capable de saisir des transactions, de créer des écritures de journal et de naviguer dans l’interface Sage pour suivre vos activités comptables en toute confiance.
Avant de commencer, assurez-vous que Sage est installé sur un appareil compatible exécutant Windows 10 ou Windows 11. Familiarisez-vous avec les fonctions de base de Sage, car cela vous aidera à suivre les étapes décrites dans ce guide.
Étape 1 : Comprendre les activités commerciales et non commerciales
Commencez par distinguer les activités commerciales des activités non commerciales. Les activités commerciales sont directement liées à vos activités principales, comme l’achat et la vente de stocks. Les activités non commerciales incluent des transactions comme l’achat de meubles ou le paiement de loyers. Il est essentiel de distinguer ces catégories, car elles influencent la manière dont vous enregistrerez chaque transaction dans Sage.
Étape 2 : Accéder à la section des écritures de journal
Pour saisir une transaction, accédez à la section Opérations bancaires ou à l’ option Écriture de journal du menu principal. Vous pouvez y créer de nouvelles écritures de journal, qu’elles soient commerciales ou non. Cliquez sur « Nouvelle écriture de journal » pour lancer le processus.
Étape 3 : Saisie des détails de la transaction
Une fois dans la section des écritures de journal, commencez par indiquer la date de la transaction. Par exemple, si vous enregistrez un achat de meubles effectué le 3 janvier, saisissez cette date. Vous pouvez également inclure un numéro de référence à des fins de suivi, qui peut être n’importe quel numéro séquentiel comme « 1 ».
Étape 4 : Création d’une nouvelle entrée d’actif
Si le bien que vous achetez (par exemple, un meuble) n’est pas déjà répertorié, vous devrez créer une nouvelle entrée. Accédez à la section « Mobilier » et utilisez la fonction « Rechercher » pour rechercher « Mobilier ».S’il n’existe pas, cliquez sur « Nouveau » et renseignez les informations :
- ID de compte : choisissez un numéro unique qui n’est pas déjà utilisé, par exemple 19900.
- Description : Entrez « Meubles ».
- Type de compte : définissez ce paramètre sur « Actif fixe ».
Après avoir saisi les détails, cliquez sur Enregistrer et fermer pour enregistrer le nouvel actif.
Étape 5 : Finalisation de l’écriture de journal
Revenez maintenant à l’écriture de journal. Dans le champ Description, collez la description de l’actif que vous avez créée. Saisissez le montant de la transaction, par exemple « 10 000 », en vous assurant de son exactitude avant de poursuivre. Ensuite, spécifiez le mode de paiement en sélectionnant « Espèces » dans la liste, car cette transaction implique un paiement direct en espèces.
Assurez-vous que l’écriture de trésorerie est enregistrée au crédit, car elle reflète la diminution de trésorerie liée à l’achat. Après avoir confirmé tous les détails, cliquez sur Enregistrer pour finaliser l’écriture.
Étape 6 : Gestion des erreurs de période
Si un message s’affiche indiquant que la transaction n’est pas dans la période en cours, vous devrez ajuster votre période comptable. Revenez à la zone principale, recherchez l’ option Période et sélectionnez le mois correct, par exemple janvier, afin de garantir l’exactitude des écritures futures.
Conseils supplémentaires et problèmes courants
Pour améliorer votre expérience, voici quelques conseils :
- Vérifiez toujours les montants et les informations du compte avant d’économiser.
- Familiarisez-vous avec la fonction Rechercher pour localiser rapidement les actifs existants.
- Révisez régulièrement vos périodes comptables pour éviter toute confusion avec les écritures de transaction.
Conclusion
En suivant ces étapes, vous avez réussi à saisir une transaction courante dans Sage. Ce processus est essentiel à la tenue de registres financiers précis pour votre entreprise. Une pratique régulière vous permettra d’améliorer votre maîtrise de Sage et de gérer plus efficacement vos besoins comptables. Pour approfondir vos connaissances, consultez d’autres guides sur les fonctionnalités avancées de Sage.
Questions fréquemment posées
Que dois-je faire si je ne trouve pas un actif dans le système ?
Si l’actif n’est pas répertorié, vous pouvez créer une nouvelle entrée comme décrit à l’étape 4. Assurez-vous que la description et le type de compte sont correctement étiquetés.
Comment puis-je corriger une erreur dans une écriture de journal ?
Vous pouvez modifier les entrées de journal en accédant à la liste des entrées, en sélectionnant l’entrée que vous souhaitez modifier et en effectuant les modifications nécessaires avant de les enregistrer à nouveau.
Que faire si j’oublie de modifier la période comptable ?
Il est essentiel de vérifier la période actuelle avant de saisir des transactions afin d’éviter les erreurs. En cas d’oubli, vous pouvez ajuster la période comme indiqué à l’étape 6.