Alex Ruben
Comment saisir avec succès les données de vente directe dans Tally Prime
Saisir des ventes directes dans Tally Prime peut paraître simple au premier abord, mais parfois, les choses se compliquent : informations manquantes, saisies incorrectes, ou tout simplement, ne sachant pas où trouver ce menu. Si vous avez déjà essayé d’enregistrer une vente et que vous ne saviez pas sur quel bouton appuyer ou où trouver ce paramètre spécifique, vous n’êtes pas seul. L’objectif est de documenter ces ventes avec précision afin qu’elles soient correctement reflétées dans vos comptes. De plus, le processus est simple une fois que vous connaissez les raccourcis et les chemins. Bien faire les choses signifie des comptes plus clairs, de meilleurs rapports et moins de tracas lors des impôts ou des contrôles. Ce guide vous guidera à travers les étapes pratiques pour créer une facture de vente, afin que vos stocks et vos comptes restent synchronisés.
Comment résoudre les problèmes courants et saisir les ventes dans Tally Prime
Méthode 1 : Assurez-vous que vous êtes dans le bon module et les bons menus
Tout d’abord, il est essentiel de naviguer jusqu’au bon endroit. La plupart des utilisateurs se retrouvent bloqués parce qu’ils se trouvent dans la mauvaise section. Il faut alors accéder au Journal de bord, qui est en fait votre journal des transactions. Pour y accéder rapidement, appuyez sur Alt+ D. Ce raccourci fonctionne généralement, mais la disposition du menu peut parfois vous perturber si vous avez personnalisé votre interface ou si vous utilisez une autre version. Si ce raccourci ne fonctionne pas, accédez simplement à Passerelle de Tally > Affichage > Journal de bord. Vous pouvez alors passer à la suite.
Méthode 2 : Passer correctement au bon de vente
Une fois dans le journal, vous devez passer de la visualisation des transactions à la création d’une nouvelle écriture de vente. Sélectionnez Bons, puis Ventes. Si le bon de vente n’est pas visible, regardez à droite ou cliquez sur Passerelle de Tally > Bons > F8 : Ventes. Certains utilisateurs insèrent accidentellement le bon de réception ou le bon de paiement, ce qui est totalement différent. Assurez-vous qu’il est indiqué « Ventes ».C’est ce qui enregistre réellement la transaction de sortie de marchandises.
Méthode 3 : Configurer correctement les informations du client
S’il s’agit d’un nouveau client, créez son profil dans le grand livre. Accédez à « Informations sur les comptes » > « Grands livres » > « Créer » (ou appuyez sur Alt+ Csur l’écran de création du grand livre).Saisissez son nom, par exemple « M. James Carter », puis, sous « Sous », sélectionnez « Débiteurs ». Il arrive que les clients oublient de créer le grand livre au préalable, ce qui entraîne des erreurs ou empêche leur nom d’apparaître lors de la saisie de la transaction. Conseil : sélectionnez explicitement le bon groupe pour que vos rapports restent précis. Cette étape est cruciale, car vous souhaitez ensuite savoir qui doit quoi sans « écritures inconnues ».
Méthode 4 : Assurer le suivi des soldes facture par facture
Ce problème peut perturber plus de personnes que prévu, mais l’activation de la fonction « Oui » pour les soldes facture par facture facilite la gestion du crédit et des encours. Si vous traitez avec des clients qui achètent à crédit, activer cette option sur « Oui » permet à Tally de suivre chaque facture séparément. Pour ce faire, recherchez l’ option « Conserver les détails de la facture » sur le bon de commande. Vous la trouverez souvent dans « Compte classique » > « Fonctionnalités » > « F11 : Fonctionnalités » > « Conserver les détails de la facture ». Sur certaines configurations, cette option n’est pas activée par défaut ; vérifiez donc. Normalement, appuyer sur Ctrl+ Aenregistre ce paramètre avec l’ensemble du bon.
Méthode 5 : Remplir correctement les détails de la facture
Après avoir configuré les informations client et le suivi des factures, le formulaire de facturation s’affiche. Renseignez les détails de la vente : date, nom de la partie, numéro de facture, puis accédez aux articles. Si vous vendez des chemises, par exemple, saisissez « Chemises » dans le champ « Nom de l’article ».Surveillez la quantité, le tarif et le total calculé automatiquement. Si vous oubliez de saisir la date ou le tarif correct, vos totaux peuvent être erronés ; vérifiez donc toujours avant d’enregistrer.
Méthode 6 : Saisissez les détails des biens/services
Dans la ligne de saisie de l’article, indiquez le produit et la quantité exacts. Assurez-vous que le tarif correspond à celui que vous facturez et vérifiez le total. Si votre inventaire comporte plusieurs entrées de stock, assurez-vous de déduire le bon stock du registre. Par exemple, si vous vendez 500 chemises à 400 pièces, le total devrait automatiquement afficher 200 000. Sinon, vérifiez la configuration de votre base de données d’articles ou de votre stock ; Tally peut parfois compliquer la tâche.
Méthode 7 : Finaliser et enregistrer la facture
Une fois tous les champs remplis, appuyez sur Enterpour parcourir les champs ; lorsque vous êtes prêt, appuyez sur Ctrl+ Apour enregistrer. Si Tally vous demande un numéro de facture/référence, saisissez un numéro unique basé sur votre système de numérotation. Assurez-vous que la date corresponde à la date de vente réelle, par exemple « 31 janvier », afin que vos rapports soient cohérents. Dans certaines configurations, si la date est incorrecte, la facture peut ne pas apparaître dans les rapports exactement au moment prévu.
Méthode 8 : Dépannage des problèmes courants
Si la facture ne s’enregistre pas correctement ou ne s’enregistre pas, vérifiez que vos informations Bill-Wise sont bien activées. Il arrive que les paramètres du grand livre ne soient pas correctement liés ou que le type de bon ne soit pas défini sur « Ventes ».Assurez-vous également que votre version de Tally est à jour, car les logiciels obsolètes peuvent comporter des bugs qui interfèrent avec la saisie des données. Si l’application plante ou génère des erreurs, essayez de redémarrer Tally ou consultez la passerelle de Tally > F11 : Fonctionnalités > Fonctionnalités comptables et vérifiez que l’option « Gestion des informations Bill-Wise » est activée. Bien sûr, Tally doit parfois compliquer les choses.
Conseils supplémentaires et problèmes courants
- Vérifiez toujours les informations client avant d’enregistrer : les fautes de frappe peuvent entraîner des problèmes plus tard.
- Si vous êtes bloqué, activez ou désactivez le paramètre Conserver les détails de Bill-wise pour voir si cela résout l’erreur.
- Pour une saisie de données plus rapide, utilisez des raccourcis comme Alt + Ipour l’article ou F4pour dupliquer les factures si nécessaire.
Conclure
La saisie correcte des ventes peut sembler complexe au début, surtout si vous ne maîtrisez pas les menus ou les options de configuration. Mais une fois le processus maîtrisé (de la configuration des clients au suivi des factures, en passant par la saisie des détails de la facture), tout devient plus fluide. De plus, un enregistrement précis des ventes simplifie vos rapports, vos déclarations fiscales et la gestion des stocks. N’oubliez pas qu’il est parfois nécessaire de vérifier ces petits paramètres comme « Gérer les détails des factures » ou de mettre à jour votre logiciel, car c’est souvent là que se cachent les bugs.
Résumé
- Accédez à Daybook en utilisant Alt + D.
- Passez au bon de vente dans le menu Bons.
- Créez un registre client si nécessaire, en vous assurant qu’il est correctement catégorisé.
- Activez le suivi des soldes facture par facture s’il s’agit d’un crédit.
- Remplissez les détails de la facture, spécifiez les articles, les quantités et les tarifs.
- Utilisez Ctrl + A-le pour enregistrer, en vous assurant que la date et les numéros de facture sont corrects.