Alex Ruben
Comment enregistrer efficacement les pertes d’ajustement des stocks dans Tally
La gestion des stocks peut parfois s’avérer un véritable casse-tête, surtout lorsqu’il faut comptabiliser des articles endommagés, volés ou autres pertes. La difficulté réside dans la vérification comptable des pertes réelles : c’est là qu’intervient l’enregistrement d’un ajustement pour perte de stock. Si cette démarche n’est pas effectuée correctement, vos rapports financiers seront erronés, ce qui peut engendrer des difficultés lors des impôts ou des audits.
Ce guide vous explique comment enregistrer les pertes de stock dans Tally. Il ne s’agit pas d’un ERP sophistiqué, mais d’une méthode simple et efficace pour gérer vos comptes. En suivant ces étapes, vous éviterez les mauvaises surprises en fin de mois et la gestion de vos stocks sera un peu plus simple. Préparez-vous à créer ou à utiliser un compte de pertes dédié, à passer une écriture de journal et à répartir correctement les pertes. Cela peut paraître fastidieux au début, mais une fois pris en main, c’est assez simple, même si l’interface utilisateur complexe de Tally donne parfois envie de faire des erreurs.
Comment corriger les pertes d’inventaire dans Tally
Création d’un compte de pertes et enregistrement de la perte
Cette méthode est utile si vous constatez des dommages, des vols ou des détériorations de stock qui doivent être comptabilisés. En résumé, elle permet d’enregistrer une dépense pour les articles perdus tout en réduisant vos stocks. Il est essentiel de disposer d’un registre dédié aux « pertes de stock » ou similaire, car cela garantit la transparence de vos comptes, notamment lors de la vérification des états financiers. Elle est également efficace si vous souhaitez gérer les pertes manuellement sans perturber vos comptes de stock ou d’achat.
Configuration rapide : assurez-vous que votre compte de perte est prêt
- Accédez à Passerelle de Tally > Informations sur les comptes > Grands livres > Créer.
- Nommez le grand livre par exemple « Pertes de stocks ». Classez-le dans la catégorie « Dépenses indirectes » (et non dans la catégorie « Débiteurs ou créanciers divers »).C’est la solution la plus courante pour séparer les pertes des profits et des comptes.
- Sauvegardez le registre. Si vous l’avez déjà, c’est parfait ; inutile de le recréer.
Cette étape est cruciale, car si vous oubliez de créer ce grand livre, Tally se plaindra lorsque vous tenterez d’enregistrer votre journal. Il est parfois étrange que Tally suppose que vous avez déjà configuré tous vos comptes, ce qui n’est pas toujours le cas.
Enregistrement de la perte sous forme d’écriture de journal
Une fois votre grand livre prêt, vous devrez créer une écriture de journal. C’est là que la magie opère :
- Accédez à la passerelle Tally > Pièces comptables. Ou appuyez simplement sur F7pour ouvrir directement la pièce comptable.
- Définissez la date d’enregistrement de la perte, par exemple à la fin du mois ou à la date à laquelle elle s’est produite.
Maintenant, remplissez le bon :
- Débit : saisissez « Perte de stock ». Si cette perte n’apparaît pas dans votre grand livre, créez-la immédiatement (voir ci-dessus).
- Montant : saisissez la valeur réelle de la perte, par exemple 400 si c’est ce qui a été perdu.
- Dans la narration, écrivez quelque chose comme « Pare-brise endommagé, accident de chargement et de déchargement », afin que le sujet soit clair plus tard. Car, bien sûr, Tally n’est pas vraiment convivial pour prendre des notes rapides.
Créditer le compte d’achat ou d’inventaire
Étape suivante : créditer le stock ou le compte d’achat pour montrer que le stock est épuisé :
- Sur le même bon, côté crédit, sélectionnez « Achats » ou le compte d’inventaire correspondant. Si vous n’avez pas de compte d’achats portant ce nom, vous utilisez peut-être le compte d’achats par défaut.
- Mettez le même montant que sur le côté débit, par exemple 400.
- Appuyez Enterpour passer à l’écran d’allocation d’inventaire.
Parfois, l’inventaire ne s’alloue pas automatiquement. Vous devrez donc sélectionner les articles manuellement à l’étape suivante.
Attribuer les détails des pertes d’inventaire
Tally vous amènera aux détails de l’inventaire où vous pourrez spécifier exactement ce qui a été perdu :
- Saisissez le nom de l’objet, par exemple « Pare-brise » ou tout autre nom correspondant à votre perte.
- Définissez la quantité sur 1 (ou combien ont été endommagés/gâtés).
- Assurez-vous que le taux semble correct. Si ce n’est pas le cas, vous devrez ajuster le montant en conséquence.
- Appuyez Enterplusieurs fois jusqu’à atteindre la fin de la liste ou enregistrez vos entrées.
C’est à ce stade que des erreurs peuvent survenir, surtout si les stocks n’ont pas été correctement catégorisés au préalable. Vérifiez tout avant de finaliser.
Terminez et enregistrez
Ajoutez une brève narration dans le dernier champ, par exemple « Pare-brise endommagé pendant le chargement », puis appuyez sur Ctrl + Apour enregistrer. Facile, non ? Enfin, facile une fois qu’on s’est habitué aux bizarreries de Tally. Parfois, l’enregistrement est refusé tant que vous n’avez pas rempli tous les champs obligatoires, bien sûr.
Conseils supplémentaires et solutions rapides
- Si le registre « Pertes de stock » persiste et ne se crée pas, quittez-le, retournez à Passerelle > Informations sur les comptes > Registres et vérifiez s’il existe déjà. Tally a cette étrange habitude de ne pas mettre à jour certains éléments sans actualisation.
- Lors de l’enregistrement des pertes d’inventaire, assurez-vous que vos articles en stock sont correctement classés dans des groupes d’inventaire. Sinon, la sélection du bon article à l’étape d’allocation devient délicate.
- Si les erreurs continuent de se produire, une approche légèrement différente ou le redémarrage de Tally peut parfois aider — c’est bizarre, mais c’est Tally pour vous.
Conclure
Une fois cette écriture enregistrée, vos comptes refléteront explicitement la perte. Ainsi, votre bénéfice brut et votre situation de stock resteront exacts, et votre comptable ou auditeur vous remerciera (ou du moins ne vous criera pas dessus).Croyez-moi, une fois que vous maîtrisez le processus, l’enregistrement des pertes devient une simple tâche routinière, même si l’interface de Tally est complexe et étrange.
Questions fréquemment posées
Quelle est la différence entre les pertes d’inventaire normales et anormales ?
Les pertes normales sont prévisibles, comme la détérioration ou la casse, qui se produisent fréquemment. Les pertes anormales sont inattendues, comme le vol ou les dommages importants lors du transport. Généralement, ces pertes sont traitées différemment dans la comptabilité, mais pour la plupart des petites entreprises, la simple comptabilisation des pertes en charges suffit.
Puis-je annuler ou modifier cette entrée de journal ultérieurement ?
Oui, vous pouvez effectuer une écriture d’annulation ou modifier une écriture existante si elle est erronée. Accédez simplement à la section Pièces comptables, recherchez l’écriture de perte et supprimez-la ou ajustez-la si nécessaire. N’oubliez pas de vérifier votre stock après avoir modifié des écritures ; cela peut parfois affecter les détails de l’inventaire.
Que se passe-t-il si le grand livre « Perte d’inventaire » n’apparaît pas lors de l’enregistrement ?
S’il manque, créez-le rapidement comme indiqué précédemment. Parfois, le cache interne de Tally nécessite une actualisation ; un redémarrage peut résoudre ce problème. Mais honnêtement, la plupart du temps, c’est simplement que le compte n’a pas été configuré au préalable.