Alex Ruben
Comment enregistrer une facture d’achat avec aperçu sans crédit : tutoriel étape par étape
Cette procédure pas à pas est un peu étrange, mais elle m’a aidé à gérer mes factures d’achat à crédit dans Tally Prime. Si, comme moi, vous avez trouvé le logiciel un peu déroutant au début, surtout lors de la création de fournisseurs ou de la saisie de plusieurs articles, j’espère que cela vous mettra sur la bonne voie. Ce n’est pas très abouti, mais ça fait l’affaire.
Prérequis
Avant de vous lancer, assurez-vous d’avoir :
- Une installation fonctionnelle de Tally Prime sur Windows (de préférence Windows 10 ou 11).Utilisateurs Mac, bonne chance, sauf si vous utilisez une machine virtuelle ou autre.
- Autorisations pour créer des comptes fournisseurs et saisir des transactions d’achat (si votre rôle d’utilisateur vous restreint, cela peut être un problème).
- Connaissance de base de l’interface de Tally : si vous pouvez cliquer et suivre les instructions, vous êtes bon.
Étape 1 : Accéder à la section Bons d’achat
Lancez Tally Prime et accédez directement à la section « Bons d’achat » depuis le menu principal. Vous n’êtes pas au bon endroit ? Cliquez simplement sur « Banque et espèces » ou « Bons d’achat comptable » (selon votre configuration).Si vous êtes bloqué, recherchez l’icône en forme de petit bon d’achat ou de reçu. Tally peut parfois être bizarre et vous placer par défaut dans le mauvais onglet.
Étape 2 : Sélectionnez le bon d’achat
Cliquez sur « Acheter ». Il existe un raccourci clavier, généralement «F9, mais il varie selon que vous avez personnalisé les touches ou que vous utilisez différentes versions. En cas de doute, cliquer dans les menus peut s’avérer utile. Sur certaines configurations, appuyer sur Alt + Pfonctionne. Utilisez simplement le raccourci qui vous y conduit sans trop de difficultés.
Étape 3 : Définir la date et le numéro de facture
Définissez cette date. En général, vous choisissez la date d’émission de la facture, mais notez que les versions d’essai ne permettent parfois pas de choisir des dates comme le 15 du mois ou une date autre que le premier, le deuxième ou le dernier jour. C’est bizarre, je sais, mais c’est comme ça.
Pour le numéro de facture, saisissez-le simplement si vous en avez un. Sinon, laissez-le vide (bien que certains fournisseurs vous demandent d’en saisir un).Lors de la création d’un nouveau fournisseur, cette étape est assez simple, mais n’oubliez pas de saisir correctement son nom complet et ses coordonnées.
Étape 4 : Créer un nouveau compte fournisseur
C’est crucial s’il s’agit d’un nouveau fournisseur. Saisissez son nom (par exemple, Matthew ) et appuyez sur Entrée. Vous serez invité à configurer le grand livre ; assurez-vous de le classer sous « Créanciers divers » ou selon le nom de votre compte fournisseur de crédit.
Conseil de pro : activez l’ option « Gérer les soldes facture par facture » lors de la création du compte pour mieux suivre chaque facture. Cela vous évitera bien des soucis par la suite.
Étape 5 : Saisir les détails du grand livre des achats
Sélectionnez votre compte d’achat, comme Achats ou un compte personnalisé que vous avez créé. S’il n’y figure pas, cliquez simplement sur Alt + Cpour créer rapidement un nouveau registre dans la catégorie d’achat. Et pourquoi ne pas simplifier les choses ? Saisissez simplement le nom et cliquez sur Enregistrer.
Étape 6 : Saisir les détails de l’élément
Passons maintenant à la partie intéressante : saisir vos achats. Voici ce que je fais habituellement :
- Premier article : Pare-brise Corolla — Quantité : 50, Taux : 400, Le total est rempli automatiquement ou saisissez-le. Appuyez sur Entrée pour passer au suivant.
- Suivant : Phares Civic — Quantité : 30, Tarif : 150.
- Ensuite : Filtres — Quantité : 100, Taux : 50.
La plupart du temps, Tally met à jour les totaux instantanément. Sinon, vous pouvez les vérifier ultérieurement. Je ne comprends pas pourquoi cela fonctionne parfois et pas d’autres fois, mais sur une configuration, cela a échoué la première fois, puis a fonctionné après redémarrage.
Étape 7 : Vérifier et enregistrer la transaction
Vérifiez tout : informations sur le fournisseur, articles, totaux. En général, je remarque des erreurs de quantité ou de tarif après avoir fait défiler la page, alors soyez méticuleux. Une fois la recherche effectuée, appuyez sur Ctrl + AEnregistrer. Vous pouvez ajouter une description (comme « Achat mensuel de stock » ou autre) si cela vous intéresse. C’est facultatif, mais utile pour les révisions ultérieures.
Conseils supplémentaires et problèmes courants
Quelques conseils rapides :
- Vérifiez toujours les informations du fournisseur avant de créer un compte : les comptes en double sont pénibles par la suite.
- Si des taxes ou des remises sont impliquées, vous souhaiterez les saisir dans les champs respectifs, mais Tally peut parfois être bizarre à ce sujet.
- Si votre écran ne répond pas ou que les données ne sont pas enregistrées, un redémarrage peut parfois résoudre le problème. Bien sûr, Windows rend la tâche plus compliquée que nécessaire.
Conclusion
S’habituer à saisir des factures d’achat à crédit n’est pas sorcier, mais quelques erreurs peuvent vous mettre sur la voie. Suivre cette procédure de base devrait vous aider à y voir plus clair.À noter : conservez des sauvegardes et revérifiez les entrées, surtout lors de la création de nouveaux fournisseurs ou comptes. Cela vous évitera bien des soucis par la suite.
Questions fréquemment posées
Que faire si je dois modifier une facture après l’avoir enregistrée ?
Retournez au menu « Bons », recherchez la facture et ouvrez-la. Vous pouvez modifier les détails avant de l’enregistrer à nouveau. Attention toutefois à ne pas perturber les transactions liées.
Puis-je utiliser Tally Prime sur Mac ?
C’est principalement pour Windows. Si vous utilisez un Mac, vous aurez besoin d’un émulateur Windows ou d’une machine virtuelle ; ce n’est pas idéal, mais cela fonctionne en théorie.
Que dois-je faire si Tally Prime plante pendant l’entrée ?
Tout d’abord, assurez-vous que votre PC est conforme aux spécifications. S’il plante souvent, essayez de le réinstaller ou de le mettre à jour. Vider le cache ou exécuter l’installation en tant qu’administrateur peut parfois aider, mais sans garantie.
Résumé
- Assurez-vous que les détails du fournisseur sont corrects avant de créer des comptes
- Utilisez F9 ou parcourez les menus pour trouver le bon d’achat
- Vérifiez les dates et les numéros de facture : ne vous fiez pas aux valeurs par défaut.
- Saisissez soigneusement les détails des éléments et surveillez la mise à jour des totaux.
- Économisez rapidement avecCtrl + A
J’espère que cela permettra à quelqu’un de gagner quelques heures. Bonne chance, et que votre expérience Tally soit un peu moins pénible !