Alex Ruben
Comment gérer les avances des clients dans Tally Prime
Si vous avez déjà eu à gérer les avances clients dans Tally Prime, vous savez que cela peut parfois sembler compliqué. Enregistrer correctement les avances est essentiel pour maintenir une comptabilité précise, surtout lorsque vous traitez plusieurs transactions, devises ou souhaitez simplement que tout soit net à la fin du mois. Ce guide vous guide pas à pas dans la procédure, avec quelques conseils pratiques et quelques pièges à éviter. Bien sûr, Tally peut parfois rendre les choses un peu compliquées, mais une fois que vous aurez pris le coup de main, ce n’est pas si compliqué. Vous découvrirez comment enregistrer les avances, vérifier les écritures ultérieurement et assurer la clarté de vos comptes.
Comment enregistrer les avances des clients dans Tally Prime
Accéder à la section Reçus
Tout d’abord, lancez Tally Prime et accédez à la section « Passerelle » de Tally. Ensuite, accédez à « Bons ». C’est là que tout se passe pour vos transactions. Avec une configuration, tout fonctionne parfaitement ; avec une autre, vous devrez peut-être vérifier si vos menus sont correctement configurés ou mis à jour. Généralement, sous « Bons », vous trouverez le type de bon « Reçu ». C’est un peu étrange, mais il est conseillé de sélectionner cette option pour recevoir de l’argent liquide ou des avances bancaires.
Créez un bon de réception et choisissez le mode
- Cliquez sur F6 ou cliquez directement sur Reçu depuis le menu Bons.
- Assurez-vous de bien choisir votre mode de paiement, qu’il s’agisse de paiement en espèces ou de paiement bancaire. Ce point est important, car il influence la répercussion de vos écritures sur vos relevés bancaires ou vos flux de trésorerie.
Cela garantit que votre avance est correctement enregistrée par rapport au bon mode de paiement, ce qui peut être un point douloureux si elle est manquée.
Saisie des coordonnées du client
Si « Samuel Burns » figure déjà dans votre liste de clients, sélectionnez-le. Sinon, appuyez sur Alt+ Cpour créer une nouvelle entrée client instantanément. Assurez-vous de saisir le nom complet et correct pour faciliter le suivi ultérieur. Car bien sûr, Tally aime les situations compliquées si vous manquez de cohérence.
Lien vers le bon compte client
En général, les avances clients sont enregistrées dans les comptes clients ou dans un grand livre auxiliaire spécifique que vous avez configuré. Vérifiez qu’il s’agit du bon grand livre ; on l’appelle parfois « Débiteurs divers ». Si vous avez renommé votre grand livre, sélectionnez-le. Activez également l’option Facture par facture pour un suivi clair par transaction, ce qui est très utile pour les audits ultérieurs.
Saisissez le montant de l’avance
Saisissez maintenant le montant reçu, par exemple 400, 000. Assurez-vous de préciser qu’il s’agit d’une avance sur commande client, et non d’une vente finale. Ainsi, votre comptabilisation des revenus reste légale. Sur certaines machines, ce montant peut ne pas être enregistré si votre configuration de devise est incorrecte ; vérifiez donc votre configuration de devise.
Référence et narration – Gardez-en une trace
Ajoutez un numéro de référence, par exemple « ADV00001 », pour une meilleure organisation. Appuyez ensuite Enterplusieurs fois sur ce bouton jusqu’à atteindre le champ « Narrateur ». Vous pourrez y noter des informations sur cette avance, comme la date, l’objet ou le numéro de commande. Je ne sais pas pourquoi cela fonctionne, mais il suffit parfois de saisir le bon narrateur pour faciliter la réconciliation ultérieure.
Sauvegarde de la transaction
Pour finaliser, appuyez sur Ctrl+ A. C’est à peu près tout : votre progression est désormais enregistrée. Parfois, l’écran clignote et vous vous demandez si elle est enregistrée. Vérifiez donc si elle apparaît dans les entrées ou les rapports récents. Si ce n’est pas le cas, essayez de sauvegarder à nouveau ou de redémarrer Tally. Des bugs étranges peuvent survenir.
Vérifiez votre entrée ultérieurement dans les rapports
Une fois enregistré, retournez à la passerelle de Tally. Sélectionnez « Afficher plus de rapports », puis « Journal ». Ensuite, choisissez la période correspondant à votre transaction, par exemple du 1er au 31 janvier. Toutes les transactions récentes, y compris votre avance client, s’affichent. Si vous la voyez, c’est correct. Sur certaines configurations, il peut être nécessaire de recharger ou de faire défiler un peu la page pour voir les dernières entrées, mais c’est normal.
Conseils supplémentaires et problèmes courants
Petit conseil : assurez-vous que :
- Les noms des clients sont cohérents : l’orthographe compte, sinon vous rechercherez les mauvaises entrées plus tard.
- Les numéros de référence sont uniques et faciles à vérifier.
- Si quelque chose vous semble anormal, consultez le journal de bord pour détecter d’éventuelles anomalies. Il arrive parfois qu’un oubli dans la configuration des devises entraîne une incohérence des totaux.
Et si des erreurs surviennent lors de la saisie, vérifiez vos catégories de compte et vos paramètres de devise. Parfois, basculer entre les modes Espèces et Banque ou mettre à jour les noms de votre grand livre peut suffire à rétablir la magie.
Conclure
Enregistrer les avances des clients dans Tally Prime n’est pas compliqué une fois que vous savez où tout se trouve et à quoi faire attention. Le plus difficile est de s’assurer de saisir les informations de manière cohérente et de vérifier les rapports par la suite. Ainsi, si un client effectue un prépaiement, celui-ci sera correctement comptabilisé et vos comptes resteront équilibrés. Ce n’est pas toujours simple, mais avec de la pratique, cela deviendra plus intuitif.
Résumé
- Bons d’accès à Gateway of Tally.
- Choisissez le bon de réception, définissez le mode sur Espèces/Banque.
- Créez ou sélectionnez le client, assurez-vous que le grand livre est correct.
- Saisissez le montant de l’avance et les détails de référence.
- Appuyez Ctrl + Apour enregistrer, puis vérifiez dans le journal.
Réflexions finales
Espérons que cela fera gagner du temps à quelqu’un. Une bonne gestion des avances permet de garder une comptabilité claire et simplifie grandement les audits de fin d’année. Il suffit de maintenir la cohérence des données, de vérifier les rapports et tout sera prêt.