Alex Ruben
Comment gérer les achats de services en espèces dans Tally Prime
Gérer ses achats en espèces dans Tally Prime peut s’avérer complexe, que l’on soit novice ou expérimenté. En effet, si vous ne saisissez pas tout correctement, vos rapports deviennent bancals ou vous vous retrouvez bloqué à essayer de retrouver une transaction. Ce petit guide vous explique les principales étapes, étape par étape, avec quelques conseils, pour que vos dépenses soient correctement enregistrées et faciles à retrouver ultérieurement. Ce n’est pas sorcier, mais Tally a ses particularités, et une bonne habitude peut faire toute la différence dans votre chaos financier.
Comment enregistrer efficacement les paiements en espèces pour les services dans Tally Prime
Ouvrez Tally Prime et préparez-vous à rouler
Ouvrez l’application et assurez-vous d’être connecté et d’avoir les autorisations nécessaires pour modifier vos données. Vérifiez également votre version : les bugs sont parfois corrigés lors des mises à jour, ce qui peut vous éviter des soucis si vous utilisez une version obsolète. L’objectif est d’enregistrer vos dépenses aussi précisément que possible, sans trop de complications. Vos rapports doivent refléter la réalité, et non une vision fantaisiste de ce qui s’est passé.
Accédez au journal de bord — votre outil de référence pour les saisies manuelles
Une fois connecté, accédez au Journal. Il se trouve généralement dans le menu principal ou via la passerelle de Tally > Affichage > Journal. C’est votre plateforme centrale pour les transactions récentes. Dans certaines configurations, vous devrez peut-être sélectionner le grand livre spécifique pour les paiements en espèces ou les services, mais la plupart du temps, le Journal rassemble tout par ordre chronologique. Soyez attentif à la bonne période : vous ne voudriez pas supprimer accidentellement des données de l’année précédente lors de la création des rapports de janvier.
Ajouter un nouveau bon — Votre point d’entrée de transaction
Appuyez sur Alt+ Apour créer un nouveau bon. Sur l’une de mes machines, le raccourci est parfois bizarre. Si cela ne fonctionne pas, accédez à Bons > F8 : Paiement. Choisissez le type de bon (généralement « Paiement » ) et privilégiez la simplicité pour les transactions en espèces. Ici, vous indiquez à Tally le montant versé, le fournisseur et l’objet. En cas de doute, n’oubliez pas de sélectionner « Espèces » comme mode de paiement pour une clarté optimale.
Passez au mode d’entrée unique si vous vous sentez dépassé
Honnêtement, si vous n’êtes pas habitué à la comptabilité en partie double, cela vous simplifie la vie. Recherchez le bouton ou l’option « Saisie simple », généralement directement dans l’écran des justificatifs. C’est moins encombré et, en plus, vous n’avez pas à vous soucier de la compensation des écritures doubles. Attention cependant : dans les configurations complexes, cela peut masquer certains détails. C’est toutefois pratique pour les paiements en espèces simples.
Remplissez les détails de paiement — Restez cohérent
Dans le volet de droite, définissez le mode de paiement de la facture sur Espèces. Saisissez le montant payé, par exemple Dyeing Services. N’oubliez pas de sélectionner ou de créer un compte fournisseur si ce n’est pas déjà fait, ou ajoutez simplement un espace réservé comme Vendor XYZ. Si vous traitez régulièrement avec le même vendeur, la création d’un grand livre dans Comptes > Grands livres > Créer accélère les saisies futures et réduit les erreurs.
Définissez le montant exact et ajoutez une narration clarifiante
Saisissez le montant, par exemple « 10 000 ₹ », correspondant au montant réellement payé. Cela permet d’éviter les erreurs de déclaration et les mauvaises surprises au moment des impôts. La narration est ici essentielle, car elle permet de contextualiser ultérieurement. Un exemple comme «Payment for dyeing services on Jan 20, 2024 comme » facilite les rapprochements futurs. Parfois, je trouve utile de tenir un petit journal en dehors de Tally, au cas où la narration ne suffirait pas à vous rafraîchir la mémoire.
Enregistrez ce bon — Vous avez presque terminé
Appuyez Enterpour enregistrer. J’ai vu des gens oublier d’enregistrer et se demander ensuite où sont passées leurs données – c’est vraiment frustrant. Après avoir enregistré, vérifiez dans le journal si la transaction s’affiche correctement. Sinon, revenez en arrière, ouvrez le bon et vérifiez si vous avez oublié quelque chose. Cela vaut la peine de prendre quelques secondes pour vérifier que tout est en ordre.
Filtrez et révisez — Trouvez facilement vos transactions
De retour dans le Carnet de bord, définissez la période à consulter, par exemple janvier ou la période correspondant à votre dépense. Pour trouver des transactions spécifiques, appuyez sur Alt+ F12ou Ctrl+ F. Saisissez des commentaires ou des fourchettes de montants. Si vous avez bien nommé votre fournisseur ou service, rechercher « Teinture » ou « Anderson » dans les filtres affichera la transaction plus rapidement qu’en fouillant manuellement dans les piles. Cependant, sur certaines configurations, les options de filtrage peuvent être complexes ; patience et tâtonnements peuvent être nécessaires.
Conseils supplémentaires et astuces de dépannage
Quelques notes pratiques qui s’avèrent utiles :
- Vérifiez toujours le montant et le nom du fournisseur avant d’enregistrer : il est facile d’oublier et de gâcher les rapports ultérieurs.
- Si vous effectuez souvent ces transactions, créez des comptes fournisseurs dans Ledgers. Faites-nous confiance, cela vous simplifiera grandement la vie.
- Utilisez les filtres dans le journal pour suivre des dépenses spécifiques. J’ai constaté que la recherche avec des mots-clés narratifs est une véritable aubaine.
Conclure
Enregistrer les achats de services en espèces dans Tally Prime n’est pas une mince affaire, mais c’est un processus où chaque détail compte. Une fois que vous aurez pris l’habitude de vérifier les entrées et d’utiliser des filtres, tout deviendra beaucoup moins stressant. C’est également très flexible : en cas d’erreur, modifier ou supprimer des entrées n’est pas trop compliqué, il suffit de veiller à l’intégrité de vos données. Parfois, un petit effort supplémentaire lors de la configuration peut faire toute la différence par la suite.
Résumé
- Ouvrez Tally Prime et accédez à Daybook.
- Créez un nouveau bon via Alt + A, sélectionnez Paiement et passez en mode Entrée unique.
- Saisissez soigneusement les détails du paiement, le montant et la narration.
- Enregistrez puis examinez ou filtrez les transactions dans Daybook pour vous assurer que tout est exact.
Derniers mots
Espérons que cela simplifie un peu le suivi des dépenses en espèces. Tally est puissant, mais un peu original ; disposer d’une méthode fiable pour une saisie et une vérification rapides peut donc faire gagner un temps précieux. Gardez une comptabilité cohérente et vous vous en remercierez plus tard.