Alex Ruben
Comment gérer efficacement les dépenses payées par carte dans Tally Prime
Gérer les dépenses facturées par carte de crédit ou de débit dans Tally Prime peut s’avérer complexe si vous ne maîtrisez pas le fonctionnement du logiciel. Il arrive que vous oubliiez de créer le bon registre ou que l’écriture de paiement ne s’enregistre pas correctement, ce qui vous laisse perplexe. Ce guide aborde les détails et partage des conseils pratiques pour enregistrer vos dépenses par carte en toute simplicité. Après avoir suivi ces étapes, vous devriez pouvoir enregistrer, consulter et synchroniser vos données sans difficulté. Attention : la gestion des paiements par Tally peut parfois être étrange ou incohérente. Soyez patient et vérifiez vos écritures pour vous éviter bien des soucis.
Comment gérer les dépenses payées par carte dans Tally Prime
Accéder aux bons de paiement
Tout d’abord, accédez à la passerelle de Tally. De là, ouvrez le menu « Bons de paiement » (généralement à gauche).Si l’option de paiement n’est pas activée, c’est peut-être parce que vous êtes déjà en mode de saisie de paiement ; ce n’est pas un problème, mais restez vigilant. Une fois sur place, cliquez sur F5 : Paiement pour afficher l’écran des bons de paiement. Il peut être nécessaire d’activer la fonctionnalité via « Fonctionnalités > Relevé de compte > Activer les bons de paiement » si elle est manquante. C’est frustrant, mais cela vaut la peine de vérifier, car Tally complique les choses inutilement. Sur certaines configurations, l’option de paiement n’apparaît qu’après un redémarrage ou une réactivation de la fonctionnalité.
Créer un grand livre pour les dépenses par carte
Si vous n’avez pas encore créé de registre dédié pour vos dépenses par carte, c’est le moment. Cela vous permettra de les organiser et de simplifier le rapprochement ultérieur. Pour cela :
- Appuyez sur
Alt + Cdepuis l’ écran de création du grand livre. - Nommez-le quelque chose comme Dépenses de cartes bancaires ou Paiements par carte de crédit.
- Définissez le type sur « Dépenses indirectes ». Il est tentant de tout regrouper dans un seul registre, mais les grands livres spécifiques sont très utiles lors des audits ou des révisions.
- Ajustez les options d’arrondi si vos dépenses sont en centimes ou en montants variables ; ceci est particulièrement utile pour le carburant ou les frais divers. Une fois terminé, appuyez sur Ctrl + Apour enregistrer.
Enregistrer le montant des dépenses
Votre grand livre étant prêt, il est temps de saisir la dépense :
- Sélectionnez Paiement dans le menu du bon.
- Saisissez le montant, par exemple 5 000 $. N’oubliez pas d’inclure les taxes et les remises, le cas échéant.
- Si vous faites cela à plusieurs reprises, vous souhaiterez peut-être mémoriser l’entrée, mais pour l’instant, indiquez simplement le montant et continuez.
Ajuster les détails d’arrondi ou de coût variable
Parfois, les dépenses présentent de légères différences, surtout si vos factures incluent des impôts ou des pourboires. Pour affiner ce calcul :
- De retour dans le grand livre de cette dépense, appuyez sur pour accéder aux détailsCtrl + Enter du grand livre.
- Réglez le mode d’arrondi sur Arrondi normal ou Arrondi au maximum selon vos besoins.
- Ajustez la limite d’arrondi si nécessaire. N’oubliez pas d’enregistrer avec Ctrl + A. Qu’il s’agisse de carburant, de péages ou de frais divers, cette étape peut vous éviter de légères divergences ultérieures.
Spécifiez le type de transaction et les détails de la carte
Cette partie est importante : indiquer à Tally si le paiement a été effectué par carte de crédit, de débit ou de guichet automatique facilite les rapports ultérieurs :
- Dans le champ Type de carte, sélectionnez des options comme Carte de crédit ou Carte de débit. Si vous ne le voyez pas, vous devrez peut-être le créer sous Configurations > Modes de paiement multiples.
- Indiquez la source de la transaction (retrait au distributeur automatique, achat au point de vente, etc.).Si possible, indiquez le numéro d’instance ou de référence pour le suivi. C’est un peu fastidieux, mais cela vaut la peine de le faire pour plus de clarté.
- Appuyez Enteraprès chaque étape pour confirmer.
Ajouter un numéro de référence de chèque ou de transaction
Pour savoir à quelle transaction spécifique appartient cette dépense, saisissez le numéro de chèque ou le numéro de référence de votre relevé de carte :
- Cela aide lors de la réconciliation : vous pouvez filtrer rapidement par numéro de référence ultérieurement et éviter la recherche manuelle.
- Assurez-vous de saisir ces informations correctement, car des saisies bâclées compliquent les choses.
- Appuyez Ctrl + Apour enregistrer et continuer.
Examiner et retrouver les transactions plus tard
Pour vérifier ce que vous avez saisi ou repérer les erreurs :
- Rendez-vous dans Affichage > Carnet journalier.
- Définissez la plage de dates pour vos dépenses : hier, la semaine dernière, selon ce qui vous convient.
- Si vous avez inclus des numéros de référence, appuyez Ctrl + Fet saisissez-les pour accéder directement à vos dépenses.
Conseils supplémentaires et pièges courants
Quelques points à garder à l’esprit :
- Créez toujours vos grands livres *avant* de saisir les dépenses, sinon vous finirez par créer des entrées aléatoires et mal placées qui seront difficiles à retrouver plus tard.
- Vérifiez les détails de vos transactions, en particulier les numéros de référence et les montants ; parfois, Tally peut être incohérent ou ne pas enregistrer correctement les modifications.
- Si les paiements n’apparaissent pas ou si des erreurs apparaissent, essayez de redémarrer Tally ou de réinitialiser vos options de fonctionnalités. Oui, Tally a une étrange façon de désactiver des fonctionnalités sans préavis.
Conclure
Enregistrer les dépenses par carte dans Tally Prime n’est pas sorcier, mais cela peut être frustrant si la configuration est mal faite. Suivre ces étapes peut vous éviter bien des soucis plus tard, notamment lors des audits ou des clôtures de fin d’année. Pensez simplement à bien organiser vos transactions, à bien les référencer et à consulter régulièrement vos registres.
Résumé
- Accéder aux bons de paiement et configurer les registres requis
- Enregistrez les dépenses avec le montant, la date et la référence corrects
- Spécifiez le type de carte et les détails de la transaction
- Vérifiez régulièrement les transactions pour éviter les surprises
Réflexions finales
J’espère que cela réduira la confusion lors de la gestion des dépenses par carte dans Tally. C’est un peu délicat au début, mais une fois pris en main, c’est presque une routine. Espérons que cela vous évitera ces erreurs gênantes ou ces saisies manquées ; ça a fonctionné pour moi, en tout cas.