Alex Ruben
Comment gérer efficacement les créances irrécouvrables dans les entreprises manufacturières grâce à Tally Prime
Gérer les créances irrécouvrables est un aspect fastidieux, mais essentiel, de la tenue de comptes honnêtes. Avec Tally Prime, enregistrer ces montants irrécouvrables est assez simple, mais le processus peut parfois être complexe, surtout lorsqu’il s’agit de bien les détailler. Ce guide vous explique les étapes, certaines simples, d’autres plus complexes, pour vous aider à enregistrer correctement vos créances irrécouvrables et à éviter toute confusion dans vos rapports financiers. Nous espérons que cela vous évitera quelques maux de tête ou des heures passées à comprendre pourquoi votre grand livre ne concorde pas.
Comment régler les créances irrécouvrables dans Tally Prime
Accéder à la passerelle de Tally Prime
Commencez par lancer Tally Prime et accédez à la passerelle de Tally. C’est ici que tout commence. Si vous venez d’ouvrir Tally ou si vous avez changé d’entreprise, assurez-vous d’être dans le bon fichier de données. Le menu principal est la plateforme centrale pour toutes vos factures, bons et registres. On a parfois l’impression d’être dans un labyrinthe, mais c’est là que vous commencez à gérer presque tout.
Accédez aux bons et configurez le bon format
Depuis la passerelle Tally, sélectionnez « Bons ». Si vous préférez les raccourcis, appuyez sur Alt+ Apour le bon de journal, qui servira principalement à enregistrer les créances irrécouvrables. Selon votre configuration, le format de bon par défaut peut ne pas être idéal, surtout si vous souhaitez suivre les créances irrécouvrables par simple débit/crédit.
- Recherchez l’ option « Configurer », généralement en bas ou à un endroit facilement accessible. Dans certaines configurations, elle peut se trouver sous « Bons » > « Configuration des bons ».
- Modifiez le format par défaut (généralement à deux entrées) en Crédit/Débit. Ainsi, vous pourrez clairement visualiser la créance irrécouvrable comme un débit de vos dépenses et un crédit du compte du parti, réduisant ainsi toute confusion ultérieure.
Pourquoi faire cela ? Parce qu’avec un format approprié, il est plus facile de voir ce qui se passe lors de l’examen des rapports. Cela s’applique également lorsque vous souhaitez un rapprochement précis des créances irrécouvrables et des créances clients.
Créer un registre des dépenses pour créances irrécouvrables
Ensuite, vous aurez besoin d’un grand livre de comptes dédié aux créances irrécouvrables pour garder les choses en ordre. Si vous n’en avez pas encore, voici comment :
- Appuyez sur Alt+ Cpour créer un nouveau grand livre.
- Appelez-le « créances irrécouvrables » pour que son utilité soit parfaitement claire.
- Dans la catégorie, sélectionnez Dépenses indirectes : il s’agit de la norme pour les dépenses qui ne sont pas directement liées aux ventes mais qui reflètent une perte.
- Appuyez sur Ctrl+ Apour enregistrer.
Avoir ce grand livre facilite le suivi, et il est courant d’avoir un compte séparé uniquement pour les créances irrécouvrables, surtout si votre équipe financière souhaite des rapports sur le montant que vous annulez chaque année.
Enregistrer la transaction de créance irrécouvrable
Passons maintenant à la partie amusante : saisir réellement la créance irrécouvrable :
- Créez un nouveau bon (probablement un bon de journal ) et saisissez le montant, par exemple 600 000 (ou le montant que vous souhaitez annuler).
- Créditez le compte de Rion and Sons, qui est le débiteur. Cela montre qu’ils sont désormais irrécouvrables.
- Débitez le grand livre des créances irrécouvrables du même montant. Ceci enregistre la dépense.
- Dans le champ narration ou mémo, notez juste assez d’informations pour rafraîchir votre mémoire : pourquoi cette dette a été annulée, quand, etc. C’est utile pour les audits ou les révisions ultérieures.
Parfois, dans Tally, cela semble un peu compliqué : j’ai eu des cas où le grand livre ne se mettait pas à jour immédiatement, ou où les chiffres n’étaient pas équilibrés du premier coup. Je ne sais pas pourquoi, mais fermer et rouvrir Tally, ou actualiser le grand livre, peut parfois aider.
Ajoutez une narration et finalisez
Dans la zone de narration, ajoutez une brève note sur la transaction, par exemple : « Dette radiée après plusieurs rappels, le client Rion & Sons est en défaut de paiement.» C’est facultatif, mais les auditeurs ou comptables de confiance apprécient les détails. Après vérification, appuyez à nouveau sur Ctrl+ Apour enregistrer cette entrée. Terminé. La créance irrécouvrable est désormais enregistrée, ce qui réduit vos créances et reflète correctement la dépense.
Conseils supplémentaires et problèmes courants
Soyez prudent, surtout si vous changez de format ou modifiez les catégories du grand livre. Il arrive que les chiffres ne correspondent pas ou que le grand livre n’apparaisse pas dans les rapports tant que vous n’avez pas actualisé ou réindexé les données. De plus, dans certaines configurations, Tally peut ralentir ou se bloquer pendant une seconde lorsque vous saisissez des données volumineuses ou modifiez des configurations. C’est assez étrange, mais attendez un peu et réessayez.
- Vérifiez à nouveau le grand livre du parti pour éviter d’annuler accidentellement le mauvais client.
- Vérifiez régulièrement les comptes en souffrance : une détection précoce permet d’éviter de grosses surprises.
- Définissez des rappels ou des alertes dans Tally pour les créances en souffrance ; ils peuvent vous sauver la vie.
Conclure
Se débarrasser des créances irrécouvrables dans Tally Prime n’est pas compliqué, mais quelques détails comptent : le bon format, les bonnes catégories de grand livre et une narration claire. Vous rencontrerez parfois des difficultés, mais redémarrer Tally ou mettre à jour votre configuration les résoudra généralement. L’essentiel est de maintenir des comptes honnêtes et à jour, afin que votre santé financière ne se cache pas derrière des pertes non comptabilisées. Espérons que cela vous évitera bien des soucis.
Résumé
- Passerelle d’accès, accédez à Bons, puis configurez le format
- Créez un registre dédié aux créances irrécouvrables sous Dépenses indirectes
- Enregistrez la créance irrécouvrable via un bon de journal : dépense de débit, débiteur de crédit
- Ajoutez une narration pertinente pour référence future
- Vérifiez les rapports pour confirmer que l’entrée est correctement reflétée
Conclusion
La gestion des créances irrécouvrables dans Tally Prime repose essentiellement sur une configuration adéquate et sur la connaissance des points à surveiller. Une fois que vous aurez pris l’habitude de les enregistrer correctement, cela deviendra une seconde nature. Attention : il vous faudra parfois actualiser ou redémarrer Tally pour voir les modifications, surtout si votre grand livre n’apparaît pas dans les rapports. Globalement, c’est un système performant une fois qu’on s’y est habitué. Espérons que cela vous fera gagner quelques heures.