Alex Ruben
Comment enregistrer et gérer efficacement les factures d’achat à crédit dans Sage 50
La gestion des factures d’achat à crédit est essentielle à la tenue de comptes financiers précis pour votre entreprise. Ce guide détaillé vous guidera pas à pas dans l’enregistrement et la gestion des factures d’achat à crédit avec Sage 50. En suivant ces instructions, vous rationaliserez votre processus d’achat, améliorerez la précision de votre comptabilité et garantirez le paiement ponctuel de vos fournisseurs.
Avant de commencer, assurez-vous que Sage 50 est installé sur votre ordinateur et que vous utilisez Windows 10 ou Windows 11. Familiarisez-vous avec l’interface du logiciel, en particulier les sections Fournisseurs et Achats, et préparez les coordonnées de votre fournisseur pour la saisie.
Sélectionnez la section Fournisseurs et achats
Pour commencer à enregistrer une facture d’achat à crédit, accédez à la section Fournisseurs et achats dans Sage 50. C’est ici que vous gérerez toutes les transactions liées à vos fournisseurs.
Accéder à la fonction Saisir les factures
Dans la section « Fournisseurs et achats », recherchez l’ option « Saisir les factures ». Cliquez dessus, puis sélectionnez « Nouveau » pour commencer à saisir les détails de votre facture.
Saisir les informations de la facture
Commencez à saisir les détails de la facture d’achat à crédit. Vous devrez fournir les informations suivantes :
- ID du fournisseur : sélectionnez le fournisseur auprès duquel vous effectuez votre achat. Par exemple, sélectionnez
Mr. Daniel. - Date de la facture : définissez la date de la facture sur la date de la transaction, par exemple,
8th January. - Date d’échéance : La date d’échéance est généralement fixée à un mois à compter de la date de la facture, mais peut être personnalisée si nécessaire.
- Numéro de facture : Si vous n’avez pas de numéro de facture, vous pouvez en créer un, par exemple
21. - Compte à payer : assurez-vous que le bon compte est sélectionné pour suivre le montant à payer.
Saisissez les détails de l’article pour la facture
Ensuite, saisissez les articles à acheter. Pour chaque article, vous devrez préciser la quantité, la description et le prix unitaire. Par exemple :
- Article 1 :
- Quantité : 20
- Description : Pare-brise Corolla
- Prix unitaire : 400
- Total : 8000
- Article 2 :
- Quantité : 30
- Description : Phares Civic
- Prix unitaire : 450
- Total : 13 500
- Article 3 :
- Quantité : 50
- Description : Enjoliveurs de roue
- Prix unitaire : 50
- Total : 2500
- Article 4 :
- Quantité : 70
- Description : Filtres à air
- Prix unitaire : 50
- Total : 3500
Si vous rencontrez un objet qui n’est pas répertorié dans votre inventaire, vous pouvez créer un nouvel objet d’inventaire directement à partir de cet écran de saisie en cliquant sur Nouveau.
Vérifiez les totaux de la facture
Avant de finaliser la saisie, vérifiez que tous les totaux des articles sont exacts. Assurez-vous que le total général reflète la somme de tous les totaux des articles individuels. Si tout est exact, enregistrez la facture.
Vérifiez les notes de crédit existantes
Si vous êtes informé d’une note de crédit existante pour le fournisseur, vous pouvez ajuster le numéro de facture pour éviter les doublons. Par exemple, vous pouvez le modifier pour 22le différencier.
Réviser les entrées du journal
Pour confirmer la transaction, revenez en arrière pour consulter les écritures de journal. Vous verrez ainsi l’impact de la nouvelle facture sur les stocks et les comptes fournisseurs. Les stocks seront débités, tandis que les comptes fournisseurs afficheront une augmentation du passif.
Révision finale et sauvegarde
Une fois toutes les entrées vérifiées, cliquez sur Enregistrer pour terminer le processus. La facture d’achat à crédit est alors enregistrée dans votre système comptable Sage 50, garantissant ainsi un suivi financier précis.
Conseils supplémentaires et problèmes courants
Lors de l’enregistrement de factures d’achat à crédit, vérifiez toujours les prix des articles avec votre fournisseur pour éviter les écarts. De plus, suivez les dates d’échéance pour garantir des paiements ponctuels et entretenir de bonnes relations avec vos fournisseurs.
Questions fréquemment posées
Comment modifier une facture existante ?
Pour modifier une facture existante, revenez à la section Fournisseurs et achats, recherchez la facture et sélectionnez Modifier pour apporter des modifications.
Que dois-je faire si je ne trouve pas un objet dans mon inventaire ?
Si un article manque dans votre inventaire, vous pouvez créer un nouvel article directement pendant le processus de saisie de la facture en cliquant sur Nouveau.
Comment puis-je consulter les factures passées ?
Les factures passées sont consultables dans la section « Fournisseurs et Achats ». Utilisez la fonction de recherche pour retrouver rapidement des factures spécifiques.