Alex Ruben
Comment ajuster efficacement les avances clients avec les factures de vente dans Sage 50
Dans ce guide complet, vous apprendrez à ajuster les avances clients aux factures de vente avec Sage 50. Ce processus est essentiel pour une comptabilité précise et garantit que les avances clients sont correctement comptabilisées dans vos documents financiers.À la fin de ce tutoriel, vous serez capable de convertir les commandes clients en factures de vente tout en ajusteant les avances clients, évitant ainsi toute divergence comptable.
Avant de commencer, assurez-vous que Sage 50 est installé sur votre système Windows 10 ou 11. Familiarisez-vous avec l’interface du logiciel et préparez les informations relatives aux clients et aux commandes. Ce guide est destiné aux utilisateurs de tous les fabricants de matériel pris en charge, notamment Dell, HP, Lenovo, etc.
Étape 1 : Localiser le bon de commande
Accédez à la section « Clients » et sélectionnez « Commandes clients ». Cliquez sur « Afficher et modifier les commandes clients » pour afficher la liste de toutes les commandes clients. Recherchez la commande client spécifique, dans ce cas, M. Samuel Burns.
Étape 2 : Enregistrer les avances des clients
Une fois la commande ouverte, vérifiez si un acompte a été enregistré. Si un acompte de -400, 000est indiqué, assurez-vous qu’il est correctement saisi. Enregistrez cet acompte, car il n’aura pas d’impact sur vos comptes au niveau de la commande, mais il est crucial pour la conversion ultérieure des factures.
Étape 3 : Vérifier les écritures de journal
Ensuite, vérifiez l’écriture comptable relative à l’avance de fonds. Par défaut, elle apparaît comme un débit. Vous devez classer cette écriture dans le 2400grand livre des avances clients, qui est traité comme un passif. Cette étape est essentielle pour garantir l’exactitude de vos documents financiers.
Étape 4 : Créer la facture de vente
Pour convertir un bon de commande en facture, vous pouvez cliquer sur « Facture » depuis l’écran du bon de commande ou accéder à « Facture » et cliquer sur « Nouvelle facture ». La sélection du client permettra de renseigner automatiquement les informations pertinentes. Assurez-vous que le montant de l’acompte figure sur la facture.
Étape 5 : Renseignez les détails de la facture
Lorsque vous remplissez la facture, assurez-vous d’inclure la quantité expédiée correspondant à la commande du client. Fixez la date de transaction au 24 janvier et vérifiez que la date d’échéance est renseignée automatiquement. Saisissez le numéro de facture si nécessaire.
Étape 6 : Appliquer l’avance client
Pour appliquer l’avance à la facture, accédez à la section « Appliquer aux ventes » et saisissez le montant de l’avance -400, 000. Le total de la facture sera ajusté en conséquence, garantissant qu’il reflète l’avance déduite. Le total de la facture devrait alors s’afficher comme suit320, 000 :
Étape 7 : Vérifiez et enregistrez la facture
Avant de finaliser, vérifiez toutes les écritures de journal pour vous assurer qu’elles sont correctes. Une fois confirmée, enregistrez la facture. Notez que si la transaction dépasse la limite de crédit du client, vous serez invité à poursuivre, ce qui pourra être géré ultérieurement.
Étape 8 : Vérifiez le plan comptable
Après avoir enregistré, accédez au plan comptable pour vérifier que le passif des avances clients a été mis à zéro. Si la facture de vente est incorrecte, vous devrez peut-être la supprimer et répéter les étapes précédentes pour imputer correctement l’avance client.
Conseils supplémentaires et problèmes courants
Vérifiez toujours l’exactitude des montants saisis. Si vous rencontrez des problèmes avec l’avance client, assurez-vous de l’appliquer correctement lors de la création de la facture. Conserver un historique détaillé des avances et des factures simplifiera ce processus et réduira les erreurs.
Conclusion
En suivant ces étapes, vous pourrez ajuster efficacement les avances clients avec les factures de vente dans Sage 50. Ce processus garantit non seulement des rapports financiers précis, mais améliore également la satisfaction client en garantissant la transparence des transactions. Pour obtenir de l’aide ou pour d’autres sujets, n’hésitez pas à nous contacter !
Questions fréquemment posées
Que dois-je faire si l’avance n’apparaît pas sur la facture ?
Assurez-vous d’avoir correctement appliqué l’avance dans la section « Appliquer aux ventes » de la facture. Si les erreurs persistent, pensez à supprimer la facture et à recommencer le processus.
Puis-je ajuster les avances clients après la création de la facture ?
Oui, mais il est recommandé de le faire avant d’enregistrer la facture afin de conserver des enregistrements précis. Si des ajustements sont nécessaires après coup, veillez à suivre les protocoles comptables appropriés.
Que se passe-t-il si j’oublie d’appliquer l’avance ?
Oublier d’appliquer l’avance peut entraîner des écarts dans vos comptes. Vérifiez toujours les détails de la facture avant de l’enregistrer afin de vous assurer que tous les montants sont exacts.