Alex Ruben
Cómo registrar eficazmente las pérdidas por ajuste de inventario en Tally
Gestionar el inventario puede ser un verdadero dolor de cabeza a veces, sobre todo cuando hay que contabilizar artículos dañados, robos u otras pérdidas. La parte complicada es asegurarse de que la contabilidad refleje lo que realmente falta; ahí es donde entra en juego el registro de un ajuste por pérdida de inventario. Si esto no se hace correctamente, los informes financieros no serán correctos, lo que puede causar problemas a la hora de pagar impuestos o durante las auditorías.
Esta guía explica el proceso de registro de pérdidas de inventario en Tally. No se trata de un sistema ERP sofisticado, sino de un método básico pero eficaz que le ayudará a mantener sus libros contables bajo control. Siguiendo estos pasos, podrá evitar sorpresas desagradables a fin de mes y controlar su inventario será un poco más sencillo. Deberá crear o usar una cuenta de pérdidas dedicada, realizar un asiento contable y asignar la pérdida correctamente. Puede parecer tedioso al principio, pero una vez que le coja el truco, es bastante sencillo, incluso si la interfaz de usuario compleja de Tally a veces le da ganas de marcar algo.
Cómo solucionar pérdidas de inventario en Tally
Creación de una cuenta de pérdidas y registro de la pérdida
Este método es útil si detecta daños, robos o deterioros en el inventario que deben registrarse en su contabilidad. Básicamente, ayuda a registrar un gasto por las pérdidas y, al mismo tiempo, reduce su inventario. Es fundamental contar con un libro mayor dedicado a «Pérdidas de Inventario» o similar, ya que mantiene la transparencia de sus cuentas, especialmente al revisar los estados financieros posteriormente. También es útil si desea gestionar las pérdidas manualmente sin alterar sus cuentas de inventario o compras.
Configuración rápida: asegúrese de que su cuenta de pérdidas esté lista
- Vaya a Gateway of Tally > Información de cuentas > Libros contables > Crear.
- Asigne al libro mayor un nombre como «Pérdida de inventario». Clasifíquelo en Gastos indirectos (no en deudores o acreedores varios).Esta es la opción más común para separar las pérdidas de las ganancias y las cuentas.
- Guarda el libro mayor. Si ya lo tienes, perfecto: no es necesario volver a crearlo.
Este paso es crucial porque si olvidas crear este libro mayor, Tally se quejará cuando intentes registrar tu diario. A veces resulta un poco extraño que Tally simplemente dé por sentado que recordarás tener todas tus cuentas configuradas, lo cual no siempre es así.
Registrar la pérdida como una entrada de diario
Una vez que tu libro mayor esté listo, tendrás que hacer una entrada en el diario. Aquí es donde ocurre la verdadera magia:
- Vaya a Gateway of Tally > Comprobantes contables. O simplemente presione F7para abrir el Comprobante de diario directamente.
- Establezca la fecha para registrar la pérdida, por ejemplo, fin de mes o cuando sea que haya ocurrido.
Ahora, rellena el comprobante:
- Débito: Ingrese «Pérdida de inventario». Si no aparece en su lista contable, créelo inmediatamente (ver arriba).
- Monto: Ingrese el valor real de la pérdida, por ejemplo, 400 si eso es lo que se perdió.
- En la narración, escribe algo como «Parabrisas dañado, accidente con carga y descarga», para que quede claro después de qué se trata. Porque, claro, Tally no es precisamente fácil de usar para tomar notas rápidas.
Acreditar la cuenta de compra o inventario
Próximo paso: acreditar el inventario o la cuenta de compras para demostrar que el stock se ha agotado:
- En el mismo comprobante, en la sección de créditos, seleccione «Compras» o el libro de inventario correspondiente. Si no tiene una cuenta de compras con ese nombre, es posible que esté usando la predeterminada «Cuenta de compras».
- Coloque la misma cantidad que en el lado del débito, por ejemplo, 400.
- Presione Enterpara avanzar a la pantalla de asignación de inventario.
A veces, el inventario no se asigna automáticamente, por lo que deberá seleccionar los artículos manualmente en el siguiente paso.
Asignar los detalles de pérdida de inventario
Tally te llevará a los detalles del inventario donde podrás especificar exactamente qué se perdió:
- Ingrese el nombre del artículo, por ejemplo, “Parabrisas” o el que coincida con su pérdida.
- Establezca la cantidad en 1 (o cuántos fueron dañados/estropeados).
- Asegúrate de que la tasa sea correcta. De lo contrario, tendrás que ajustar el importe según corresponda.
- Presione Enterrepetidamente hasta llegar al final de la lista o guarde sus entradas.
En esta parte es donde pueden ocurrir errores, sobre todo si el inventario no está correctamente clasificado de antemano. Revisa todo antes de finalizar.
Terminar y guardar
Añade una breve narración en el último campo, algo como «Parabrisas dañado durante la carga», y pulsa Ctrl + Apara guardar. Fácil, ¿verdad? Bueno, fácil una vez que te acostumbras a las peculiaridades de Tally. A veces simplemente se niega a guardar a menos que hayas completado todos los campos obligatorios, claro.
Consejos adicionales y soluciones rápidas
- Si el libro mayor «Pérdida de inventario» se resiste y no se crea, salga, vuelva a Gateway > Información de cuentas > Libros mayores y compruebe si ya existe. Tally tiene la extraña costumbre de no actualizar algunos datos a menos que actualice.
- Al registrar pérdidas de inventario, asegúrese de que sus artículos en existencia estén clasificados correctamente en grupos de inventario; de lo contrario, seleccionar el artículo correcto en el paso de asignación se vuelve complicado.
- Si los errores siguen apareciendo, a veces es útil adoptar un enfoque ligeramente diferente o reiniciar Tally. Es extraño, pero Tally es lo que buscas.
Resumen
Una vez que haya guardado esta entrada, sus libros contables reflejarán la pérdida explícitamente. De esta manera, su beneficio bruto y su inventario se mantendrán precisos, y su contador o auditor se lo agradecerá (o al menos no le regañará).Créame, una vez que conozca el flujo, registrar las pérdidas se convertirá en una tarea rutinaria, incluso si la interfaz de usuario de Tally es terca y extraña.
Preguntas frecuentes
¿Cuál es la diferencia entre pérdidas de inventario normales y anormales?
Se esperan pérdidas normales, como deterioros o roturas que ocurren con frecuencia. Las pérdidas anormales son inesperadas, como robos o daños importantes durante el envío. Normalmente, la contabilidad las gestiona de forma diferente, pero para la mayoría de las pequeñas empresas, registrar las pérdidas como gastos es suficiente.
¿Puedo deshacer o cambiar esta entrada de diario más tarde?
Sí, puedes crear un asiento de reversión o modificar el existente si es incorrecto. Simplemente ve a Comprobantes Contables, busca el asiento de pérdida y elimínalo o ajústalo según sea necesario. No olvides revisar tu inventario después de modificar los asientos; a veces, esto afecta los detalles del inventario.
¿Qué pasa si al realizar el registro no aparece el libro contable “Pérdida de inventario”?
Si no está, créala rápidamente como se indicó anteriormente. A veces, la caché interna de Tally necesita una actualización; un reinicio podría solucionarlo. Pero, sinceramente, la mayoría de las veces se debe a que la cuenta no se configuró previamente.