Alex Ruben
Cómo gestionar eficazmente la compra de activos fijos en Tally Prime
Seamos sinceros: registrar las compras de activos fijos en Tally Prime no siempre es sencillo, sobre todo si no se está familiarizado con sus peculiaridades. Podrían surgir problemas como la creación de cuentas de activos duplicadas, olvidar configurar el tipo de cuenta correcto o elegir el tipo de comprobante incorrecto. El objetivo es registrar todo correctamente para que el activo se refleje en los informes, pero también evitar errores o entradas omitidas. Esta guía explica los aspectos básicos y algunos consejos prácticos basados en problemas reales al gestionar las entradas de activos en Tally.
Cómo solucionar la compra de activos fijos en Tally Prime
Método 1: Crear correctamente la cuenta de activos fijos primero
Por qué es útil: Si omite la creación de un libro mayor dedicado a activos fijos antes de registrar la compra, Tally podría permitirle ingresar el comprobante, pero luego afectar el seguimiento de los activos. Además, si crea accidentalmente un libro mayor regular en lugar de un activo fijo, sus informes no reflejarán la compra correctamente. Esto aplica si observa que el activo no aparece donde debería o si la cuenta no aparece al ingresarla.
Qué esperar: La cuenta de activos se categorizará correctamente en Activos Fijos en su Plan de Cuentas. Los futuros informes de depreciación o gestión de activos funcionarán sin problemas.
En algunas configuraciones, crear una cuenta sobre la marcha durante la entrada del cupón funciona, pero puede generar inconsistencias. Por lo tanto, es mejor crearla primero.
- Vaya a Gateway of Tally → Información de cuentas → Libros contables
- Seleccione Crear e ingrese el nombre del activo (por ejemplo, “Maquinaria”), luego elija En → Activos fijos.
- Asegúrese de que el tipo de activo esté configurado correctamente, como “Planta y maquinaria”, “Vehículos”, etc., si corresponde.
- Pulsa Ctrl + Apara guardar. Confirma que el libro mayor aparece en tu lista.
Esto evita errores de clasificación accidentales al registrar transacciones, algo que ocurre con más frecuencia de lo esperado. Además, garantiza que los cálculos de depreciación incluyan el libro mayor correcto.
Método 2: Registrar la compra con el comprobante y los datos correctos
Por qué es útil: Usar el tipo y los detalles del comprobante correctos garantiza que sus libros contables coincidan con la realidad. Algunas personas eligen el comprobante incorrecto, como un comprobante de diario en lugar de un comprobante de pago, lo que altera los informes.
Qué esperar: Transacciones correctamente vinculadas, trazabilidad clara y actualizaciones precisas del registro de activos.
Esto es lo que debes hacer:
- Vaya a Gateway of Tally → Comprobantes contables
- Seleccione Pago de la lista (no Recibo o Diario a menos que corresponda).
- Asegúrese de que la fecha coincida con la fecha de compra.
- En la sección Detalles, seleccione la cuenta de activo fijo (creada anteriormente).
- En la columna Banco/Efectivo, seleccione la cuenta bancaria desde la que se realizó el pago (por ejemplo, “Bank of America”).
- Introduzca la cantidad, por ejemplo, “50.000”.
- Escriba el número de cheque (por ejemplo, “8802”) en el campo de narración o número de cheque; algunos prefieren agregarlo en la narración para mayor claridad.
- Presione Ctrl + Apara guardar el voucher.
Consejo: Verifique siempre la fecha del cupón y las selecciones de cuenta antes de guardar. Si omite este paso, podría obtener entradas incoherentes, especialmente si compra varias unidades de activos el mismo día.
Cómo solucionar problemas comunes: ¿qué pasa si la cuenta de activos no aparece?
Sucede. Si no creaste el libro mayor con antelación o usaste el tipo de cuenta incorrecto, Tally podría no registrar el activo correctamente. En ese caso, vuelve a Información de Cuentas → Libros Mayores y busca el nombre del activo. Si falta o está mal clasificado, edítalo: cámbialo a Activos Fijos en el campo «Información». O bien, si creaste un libro mayor normal por error, elimínalo y crea uno nuevo con la categoría correcta.
En algunas máquinas, es necesario reiniciar Tally después de crear nuevos libros contables para que aparezcan en los comprobantes, así que tenlo en cuenta.
Consejos adicionales: Mantenga las cosas ordenadas y evite errores.
- Siempre haga una copia de seguridad antes de realizar entradas grandes, especialmente si es la primera vez que ingresa activos.
- Si después de ingresar algo parece extraño, no dude en regresar y editar el comprobante o el libro contable.
- Familiarícese con el informe de registro de activos en Tally para ver la depreciación futura y los detalles de los activos.
- Recuerde que también puede importar o copiar y pegar detalles de transacciones si está manejando compras en masa, pero primero pruebe en un libro de contabilidad ficticio.
Claro que Tally a veces puede ser un poco complicado, así que es fundamental asegurarse de hacer las cosas en el orden correcto. En caso de duda, revisa bien tus tipos de cuenta y de cupón. De lo contrario, solo es cuestión de paciencia.
Resumen
- Primero cree su libro de activos fijos, con la categoría correcta.
- Utilice el comprobante de pago adecuado con fecha y detalles exactos.
- Asegúrese de que el libro mayor y el comprobante coincidan para un seguimiento fluido de la depreciación.
- Realice copias de seguridad periódicamente y verifique las entradas antes de cerrar.
Resumen
Introducir correctamente los activos fijos en Tally Prime puede parecer un detalle insignificante, pero sin duda evita dolores de cabeza a largo plazo, especialmente al realizar la depreciación o el seguimiento de activos. Como todo en Tally, se trata de buenos hábitos y de verificar cada paso. Si esto te ha ayudado, aunque sea un poco, ¡qué bien! Porque estos pequeños consejos a veces pueden confundir incluso a los usuarios más experimentados. Cruzo los dedos para que esto te ayude a simplificar el proceso. Me funciona, espero que también te funcione a ti.