Alex Ruben
Cómo gestionar eficazmente las deudas incobrables en empresas manufactureras con Tally Prime
Gestionar las deudas incobrables es una de esas partes molestas pero necesarias para llevar una contabilidad transparente. Si usa Tally Prime, registrar estos importes incobrables es bastante sencillo, pero a veces el proceso no es del todo claro, sobre todo al intentar obtener los detalles correctos. Esta guía le guía paso a paso (algunos sencillos, otros un poco engorrosos) para ayudarle a registrar las deudas incobrables correctamente y que sus informes financieros no presenten problemas. Esperamos que le ahorre algunos dolores de cabeza o horas intentando averiguar por qué su libro mayor no cuadra.
Cómo solucionar las deudas incobrables en Tally Prime
Accediendo a la Puerta de Tally Prime
Empieza por iniciar Tally Prime y dirígete a la Puerta de Tally. Aquí es donde todo empieza. Si acabas de abrir Tally o te cambiaste de empresa, asegúrate de estar en el archivo de datos de la empresa correcto. El menú principal es el centro de todas tus facturas, comprobantes y contabilidad. A veces parece un laberinto, pero es justo donde empiezas a gestionar casi todo.
Vaya a Cupones y configure el formato correcto
En la Puerta de Tally, selecciona Comprobantes. Si prefieres teclas rápidas, pulsa Alt+ Apara el comprobante del diario, que es el que usarás principalmente para registrar deudas incobrables. Ahora bien, dependiendo de tu configuración, el formato predeterminado del comprobante podría no ser el ideal, especialmente si intentas registrar deudas incobrables con un simple sistema de débito y crédito.
- Busca la opción «Configurar «, que suele estar en la parte inferior o en un lugar de fácil acceso. En algunas configuraciones, podría estar en «Vales > Configuración de Voales».
- Cambie el formato predeterminado (normalmente de dos entradas) a Crédito/Débito. De esta forma, podrá ver claramente la deuda incobrable como un débito a sus gastos y un crédito a la cuenta de la parte, lo que reducirá la confusión posterior.
¿Por qué hacer esto? Bueno, porque con el formato correcto, es más fácil ver qué es qué al revisar los informes. Además, es útil cuando se desea una correspondencia precisa entre las deudas incobrables y las cuentas por cobrar.
Crear un libro de gastos de deudas incobrables
A continuación, necesitas un libro de contabilidad específico para deudas incobrables para mantener todo organizado. Si aún no tienes uno, aquí te explicamos cómo:
- Presione Alt+ Cpara crear un nuevo libro de contabilidad.
- Llámelo “Deudas Incobrables” para que quede claro para qué sirve.
- En la categoría, seleccione Gastos indirectos : esto es estándar para los gastos que no están directamente relacionados con las ventas pero reflejan pérdidas.
- Presiona Ctrl+ Apara guardar.
Tener este libro mayor ayuda en el seguimiento, y es una práctica común tener una cuenta separada solo para deudas incobrables, especialmente si su equipo de finanzas podría querer informes sobre cuánto está cancelando anualmente.
Registrar la transacción de deuda incobrable
Ahora, viene la parte divertida: ingresar la deuda incobrable:
- Crea un nuevo comprobante (probablemente uno de diario ) e ingresa el monto, digamos 600 000 (o el monto que estés cancelando).
- Acredite la cuenta de Rion and Sons, que es la deudora. Esto demuestra que ya no pueden cobrar.
- Se carga el mismo importe en el libro de cuentas incobrables. Esto registra el gasto.
- En el campo de narración o nota, anote solo la información suficiente para refrescar su memoria: por qué se canceló esta deuda, cuándo, etc. Es útil para auditorías o revisiones posteriores.
A veces, en Tally, esto resulta un poco engorroso. He tenido casos en los que el libro mayor no se actualizaba de inmediato o las cifras no cuadraban a la primera. No sé por qué, pero cerrar y volver a abrir Tally, o actualizar el libro mayor, a veces ayuda.
Añadir una narración y finalizar
En el recuadro de narración, añada una breve nota sobre la transacción; por ejemplo, «Deuda cancelada tras múltiples recordatorios; el cliente Rion & Sons incumplió».Es opcional, pero a los auditores o contables de confianza les encantan los detalles. Después de revisar, pulse Ctrl+ Ade nuevo para guardar esta entrada. Listo. Ahora la deuda incobrable está registrada, lo que reduce sus cuentas por cobrar y refleja el gasto correctamente.
Consejos adicionales y problemas comunes
Tenga cuidado, sobre todo si cambia de formato o modifica las categorías del libro mayor. A veces, las cifras no coinciden o el libro mayor no aparece en los informes hasta que actualice los datos o los vuelva a indexar. Además, en algunas configuraciones, Tally puede retrasarse o congelarse un segundo al realizar entradas importantes o cambiar configuraciones. Es un poco extraño, pero espere y vuelva a intentarlo.
- Verifique nuevamente el libro de cuentas del grupo para evitar descartar accidentalmente al cliente equivocado.
- Revise periódicamente las cuentas vencidas: la detección temprana ayuda a evitar grandes sorpresas.
- Establezca recordatorios o alertas en Tally para cuentas por cobrar vencidas; pueden ser un salvavidas.
Resumen
Eliminar las deudas incobrables en Tally Prime no es complicado, pero algunos detalles son importantes, como tener el formato correcto, las categorías correctas del libro mayor y una narración clara. A veces, encontrarás problemas, pero reiniciar Tally o mejorar la configuración suele solucionarlos. Lo principal es mantener tus registros actualizados y veraces, para que tu salud financiera no se vea afectada por pérdidas no registradas. Ojalá esto ayude a evitar algún que otro dolor de cabeza.
Resumen
- Access Gateway, vaya a Vales, luego configure el formato
- Cree un libro mayor dedicado a Deudas Incobrables en Gastos Indirectos
- Registre la deuda incobrable a través del comprobante de diario: débito de gastos, crédito deudor
- Agregue una narración relevante para referencia futura
- Verifique los informes para confirmar que la entrada se refleje correctamente
Conclusión
Gestionar las deudas incobrables en Tally Prime se basa en la configuración correcta y en saber dónde buscar. Una vez que te acostumbres a registrarlas correctamente, se convertirá en algo natural. Solo un aviso: a veces tendrás que actualizar o reiniciar Tally para ver los cambios, especialmente si tu libro mayor no aparece en los informes. En general, es un sistema sólido una vez que te acostumbras. Espero que esto le ahorre algunas horas a alguien.