Alex Ruben
Cómo registrar y gestionar eficazmente facturas de compras a crédito en Sage 50
Gestionar las facturas de compra a crédito es crucial para mantener registros financieros precisos en su negocio. Esta guía paso a paso le guiará en el proceso de registro y gestión de facturas de compra a crédito con Sage 50. Siguiendo estas instrucciones, optimizará su proceso de compras, mejorará la precisión de su contabilidad y garantizará pagos puntuales a sus proveedores.
Antes de comenzar, asegúrese de tener Sage 50 instalado en su computadora y de estar ejecutando Windows 10 o Windows 11. Familiarícese con la interfaz del software, en particular las secciones Proveedores y Compras, y tenga los datos de su proveedor listos para ingresar.
Seleccione la sección de Proveedores y Compras
Para comenzar a registrar una factura de compra a crédito, navegue a la sección Proveedores y Compras en Sage 50. Aquí es donde administrará todas las transacciones relacionadas con sus proveedores.
Acceda a la función Ingresar facturas
En la sección Proveedores y Compras, busque la opción «Ingresar facturas». Haga clic en ella y seleccione «Nueva» para comenzar a ingresar los datos de su factura.
Introducir información de la factura
Comience a ingresar los detalles de la factura de compra a crédito. Deberá proporcionar la siguiente información:
- ID del proveedor: Seleccione el proveedor al que le va a comprar. Por ejemplo, seleccione
Mr. Daniel. - Fecha de la factura: establezca la fecha de la factura en la fecha de la transacción, por ejemplo,
8th January. - Fecha de vencimiento: la fecha de vencimiento normalmente se establece en un mes a partir de la fecha de la factura, pero se puede personalizar si es necesario.
- Número de factura: si no tiene un número de factura, puede crear uno, como por ejemplo
21. - Cuenta por pagar: asegúrese de que se haya seleccionado la cuenta correcta para realizar el seguimiento del monto a pagar.
Introduzca los detalles del artículo para la factura
A continuación, introduzca los artículos que se van a comprar. Para cada artículo, deberá especificar la cantidad, la descripción y el precio unitario. Por ejemplo:
- Artículo 1:
- Cantidad: 20
- Descripción: Parabrisas Corolla
- Precio unitario: 400
- Total: 8000
- Artículo 2:
- Cantidad: 30
- Descripción: Faros delanteros del Civic
- Precio unitario: 450
- Total: 13500
- Artículo 3:
- Cantidad: 50
- Descripción: Copas de rueda
- Precio unitario: 50
- Total: 2500
- Artículo 4:
- Cantidad: 70
- Descripción: Filtros de aire
- Precio unitario: 50
- Total: 3500
Si encuentra un artículo que no figura en su inventario, puede crear un nuevo artículo de inventario directamente desde esta pantalla de entrada haciendo clic en Nuevo.
Revisar los totales de la factura
Antes de finalizar la entrada, verifique que los totales de todos los artículos sean correctos. Asegúrese de que el total general refleje la suma de los totales de cada artículo. Si todo es correcto, guarde la factura.
Verificar notas de crédito existentes
Si se le pregunta sobre una nota de crédito existente para el proveedor, puede ajustar el número de factura para evitar duplicaciones. Por ejemplo, puede cambiarlo a 22para diferenciarlo.
Revisar las entradas del diario
Para confirmar la transacción, vuelva a ver los asientos del diario. Esto le mostrará cómo la nueva factura afecta el inventario y los importes de las cuentas por pagar. El inventario reflejará un débito, mientras que las cuentas por pagar mostrarán un aumento en el pasivo.
Revisión final y guardado
Una vez verificadas todas las entradas, haga clic en Guardar para completar el proceso. Esto registra la factura de compra a crédito en su sistema de contabilidad Sage 50, lo que garantiza un seguimiento financiero preciso.
Consejos adicionales y problemas comunes
Al registrar facturas de compra a crédito, confirme siempre los precios de los artículos con su proveedor para evitar discrepancias. Además, controle las fechas de vencimiento para garantizar los pagos puntuales y mantener una buena relación con los proveedores.
Preguntas frecuentes
¿Cómo edito una factura existente?
Para editar una factura existente, regrese a la sección Proveedores y compras, busque la factura y seleccione Editar para realizar cambios.
¿Qué debo hacer si no puedo encontrar un artículo en mi inventario?
Si falta un artículo en su inventario, puede crear un nuevo artículo directamente durante el proceso de ingreso de factura haciendo clic en Nuevo.
¿Cómo puedo ver facturas pasadas?
Las facturas anteriores se pueden consultar en la sección «Proveedores y Compras». Utilice la función de búsqueda para encontrar facturas específicas rápidamente.