Alex Ruben
So wandeln Sie einen Verkaufsauftrag in Tally Prime in eine Verkaufsrechnung um
Dies ist kein ganz einfacher Vorgang, insbesondere wenn Sie Tally Prime noch nicht kennen. Viele geraten beim Versuch, Verkaufsaufträge in Rechnungen umzuwandeln, in Verwirrung. Manchmal sind die Menüoptionen nicht eindeutig, oder das System verarbeitet Ihre Daten nicht wie erwartet. Ziel ist eine reibungslose Konvertierung, damit Ihre Datensätze korrekt bleiben und Sie sich nicht die Mühe machen müssen. Nach ein paar Versuchen ist es einigermaßen klar, wie es geht, ohne Fehler zu machen – obwohl es ehrlich gesagt immer noch etwas knifflig ist, insbesondere wenn Ihr Setup nicht perfekt ist. Diese Anleitung bietet eine ehrliche Anleitung zur Umwandlung von Verkaufsaufträgen in Tally Prime in Rechnungen und enthält einige Tipps zum Umgang mit typischen Problemen.
So konvertieren Sie einen Verkaufsauftrag in eine Verkaufsrechnung in Tally Prime
Greifen Sie auf das richtige Menü zu – Überspringen Sie dies nicht
Öffnen Sie zunächst Tally Prime und gehen Sie zum Journal. Hier finden Sie alle Ihre Transaktionen, einschließlich der Verkaufsaufträge. Normalerweise finden Sie es unter dem Menü „Anzeige“ oder über Tally Gateway > Anzeige > Journal. Sollten die Verkaufsaufträge dort nicht angezeigt werden, überprüfen Sie zunächst, ob Sie die Daten korrekt eingegeben haben. Sollten die Aufträge nicht angezeigt werden, überprüfen Sie Ihre Auftragseinträge – manchmal liegt es nur an einem Filterproblem oder einem falschen Datumsbereich.
Profi-Tipp: Bei manchen Konfigurationen werden die Bestellungen nicht sofort angezeigt. Versuchen Sie, die Ansicht zu aktualisieren oder den Zeitraum neu auszuwählen. Stellen Sie außerdem sicher, dass Sie die richtigen Gutscheinarten auswählen.
Beginnen Sie mit der Erstellung einer Verkaufsrechnung – Finden Sie den richtigen Befehl
Drücken Sie im Journal das Pluszeichen Alt(+) A, um den Belegtyp „Verkauf“ zu öffnen. So erstellen Sie eine neue Rechnung. Wenn Sie sich im Verkaufsregister befinden, führt Sie dieser Befehl direkt zum Rechnungseingabeformular. Hinweis: Wenn Ihr System anders konfiguriert ist oder Sie eine andere Version verwenden, können die Menüs leicht abweichen. In der Regel funktioniert dieser Tastenkürzel jedoch zum Erstellen von Verkaufsrechnungen.
Kundendaten eingeben und Verkaufsauftrag auswählen
Geben Sie nun den Namen des Kunden (oder der Partei) ein, z. B.Samuel Burns. Drücken Sie Enterund wählen Sie dann den Verkaufsbrief aus, normalerweise nur Verkauf. Wenn Sie dort sind, beginnen Sie mit der Eingabe der Artikeldetails, z. B.Hemden. Drücken Sie Enter, und Ihnen wird die Liste der ausstehenden Verkaufsaufträge angezeigt, sofern Ihr System sie erkennt. Dies ist der entscheidende Teil: Wählen Sie den spezifischen Verkaufsauftrag aus, den Sie umwandeln möchten. Manchmal wird er als ausstehender Gutschein oder in einer speziellen ausstehenden Liste aufgeführt. Wählen Sie ihn aus, und Mengen, Preise und andere Informationen sollten automatisch eingetragen werden. Hinweis: Bei manchen Maschinen wird der Auftrag nicht sofort ausgefüllt – etwas seltsam, aber oft ist es nur eine Störung. Manchmal hilft es, die Rechnung zu schließen und erneut zu öffnen.
Gesamtsummen prüfen und Rechnungsdatum festlegen
Überprüfen Sie den Gesamtbetrag – er beträgt beispielsweise 720.000. Wenn alles korrekt ist, Enterbestätigen Sie mit. Sie müssen außerdem das Datum des Gutscheins festlegen – zum Beispiel den 31. Januar. Etwas knifflig: Aufgrund der Funktionsweise der Lernversion von Tally sind Sie möglicherweise auf Daten wie 1, 2 oder 31 beschränkt. Keine Panik, wenn Sie hier nicht weiterkommen. Profi-Tipp: Sie können das Datum im Gutschein in diesem Schritt ändern, indem Sie F2 drücken oder das Datumsfeld bei Bedarf direkt bearbeiten.
Rechnung fertigstellen – Speichern und abschließen
Sobald alles gut aussieht, drücken Sie Ctrl+ Azum Speichern. Das war’s – Sie haben einen Kundenauftrag in eine richtige Rechnung umgewandelt. Normalerweise erhalten Sie ein Bestätigungs-Popup oder kehren zum Hauptfenster zurück. Manchmal, wenn das System langsam ist oder Sie die Lernversion verwenden, kann es einen Moment dauern oder eine Warnung erscheinen, aber im Allgemeinen funktioniert das Speichern wie erwartet.
Zusätzliche Tipps und häufige Fehler
- Überprüfen Sie Ihre Artikeldetails vor dem Speichern noch einmal. Es passiert leicht, dass man vergisst, etwas zu aktualisieren, insbesondere wenn viele Daten automatisch ausgefüllt werden.
- Stellen Sie sicher, dass Ihre Berechtigungen richtig eingestellt sind. Wenn bestimmte Optionen nicht angezeigt werden, liegt möglicherweise ein Problem mit der Benutzerrolle vor.
- Wenn keine Bestellungen angezeigt werden, überprüfen Sie, ob der Verkaufsauftrags-/Belegtyp korrekt ist und ob die Bestellungen ordnungsgemäß mit dem richtigen Status eingegeben wurden.
- Manchmal hilft es, die Filter „Anzeige“ > „Tagebuch“ umzuschalten, um die ausstehenden Bestellungen anzuzeigen. Vergessen Sie nicht, Ihre Datumsfilter richtig einzustellen.
Zusammenfassung
- Öffnen Sie das Journal, um Verkaufsaufträge anzuzeigen
- Erstellen Sie eine neue Verkaufsrechnung überAlt + A
- Wählen Sie Ihren Kunden- und Verkaufsbrief
- Wählen Sie den ausstehenden Verkaufsauftrag zum Konvertieren aus
- Überprüfen Sie die Gesamtsummen und legen Sie das Datum sorgfältig fest, insbesondere bei limitierten Versionen
- Drücken Sie Ctrl + A, um die Rechnung zu speichern
Zusammenfassung
Ehrlich gesagt ist die Konvertierung von Verkaufsaufträgen in Rechnungen in Tally Prime etwas umständlich, wenn man es nicht oft macht. Der Schlüssel liegt darin, zu wissen, wo man suchen muss – z. B.im Tagebuch und in der Liste der offenen Aufträge – und Geduld mit den Eigenheiten des Systems zu haben. Bei einem Setup funktionierte es beim ersten Mal einwandfrei; bei einem anderen war ein Neustart oder etwas Fummelei nötig. Ich bin mir nicht sicher, warum es so inkonsistent ist, aber so ist Tally eben. Hoffentlich spart das jemandem ein paar Stunden.