Alex Ruben
So erfassen Sie Bestandsanpassungsverluste effektiv in Tally
Die Bestandsverwaltung kann manchmal zu einem echten Problem werden, insbesondere wenn beschädigte Artikel, Diebstahl oder andere Verluste berücksichtigt werden müssen. Die Herausforderung besteht darin, sicherzustellen, dass Ihre Bücher die tatsächlichen Verluste widerspiegeln – hier kommt die Erfassung von Bestandsverlusten ins Spiel. Wird dies nicht korrekt durchgeführt, sind Ihre Finanzberichte fehlerhaft, was bei der Steuererklärung oder Betriebsprüfung zu Problemen führen kann.
Diese Anleitung führt Sie durch die Erfassung von Lagerverlusten in Tally – kein teures ERP-System, sondern eine einfache, aber effektive Methode, die Ihnen hilft, Ihre Buchhaltung im Griff zu behalten. Mit diesen Schritten vermeiden Sie böse Überraschungen am Monatsende und Ihre Lagerkontrolle wird einfacher. Sie müssen ein eigenes Verlustkonto erstellen oder verwenden, einen Journaleintrag vornehmen und den Verlust korrekt zuordnen. Das mag zunächst mühsam erscheinen, aber sobald Sie den Dreh raus haben, ist es ganz einfach – auch wenn Tallys knifflige Benutzeroberfläche Sie manchmal dazu bringt, etwas zu schlagen.
So beheben Sie Bestandsverluste in Tally
Erstellen eines Schadenkontos und Erfassen des Schadens
Diese Methode eignet sich gut, wenn Sie Lagerschäden, Diebstahl oder Verderb feststellen, die in Ihren Büchern erfasst werden müssen. Im Grunde hilft sie, die verlorenen Waren als Aufwand zu erfassen und gleichzeitig Ihren Lagerbestand zu reduzieren. Ein eigenes Hauptbuch für „Lagerverluste“ oder Ähnliches ist unerlässlich, da es Ihre Konten transparent hält, insbesondere bei der späteren Überprüfung von Jahresabschlüssen. Sie eignet sich auch, wenn Sie Verluste manuell erfassen möchten, ohne Ihre Lager- oder Einkaufskonten zu beeinträchtigen.
Schnelle Einrichtung: Stellen Sie sicher, dass Ihr Verlustkonto bereit ist
- Gehen Sie zu Gateway of Tally > Kontoinformationen > Hauptbücher > Erstellen.
- Benennen Sie das Hauptbuch beispielsweise „Inventarverlust“. Ordnen Sie es den indirekten Ausgaben zu (nicht den sonstigen Debitoren oder Kreditoren).Dies ist die häufigste Methode, um Verluste von Gewinnen und Konten zu trennen.
- Speichern Sie das Hauptbuch. Wenn Sie dieses Hauptbuch bereits haben, ist es gut – Sie müssen es nicht neu erstellen.
Dieser Schritt ist entscheidend, denn wenn Sie vergessen, dieses Hauptbuch zu erstellen, wird Tally beim Versuch, Ihr Journal zu erfassen, eine Fehlermeldung ausgeben. Manchmal ist es etwas seltsam, dass Tally einfach davon ausgeht, dass Sie bereits alle Ihre Konten eingerichtet haben – was nicht immer der Fall ist.
Den Verlust als Journaleintrag erfassen
Sobald Ihr Hauptbuch fertig ist, müssen Sie einen Journaleintrag vornehmen. Hier geschieht die wahre Magie:
- Navigieren Sie zu Gateway of Tally > Buchhaltungsbelege. Oder drücken Sie einfach F7, um den Journalbeleg direkt zu öffnen.
- Legen Sie das Datum für die Erfassung des Verlusts fest – beispielsweise das Monatsende oder wann auch immer er aufgetreten ist.
Füllen Sie nun den Gutschein aus:
- Soll: Geben Sie „Inventarverlust“ ein. Falls dieser nicht in Ihrer Hauptbuchliste erscheint, erstellen Sie ihn umgehend (siehe oben).
- Betrag: Geben Sie den tatsächlichen Verlustwert ein, z. B.400, wenn dieser Betrag verloren gegangen ist.
- Schreibe im Kommentar etwas wie „Windschutzscheibenschaden, Unfall beim Be- und Entladen“, damit später klar ist, worum es ging. Denn natürlich ist Tally nicht gerade benutzerfreundlich, wenn es um schnelle Notizen geht.
Gutschrift auf dem Einkaufs- oder Lagerkonto
Nächster Schritt: Gutschrift auf dem Lager- oder Einkaufskonto, um anzuzeigen, dass der Lagerbestand aufgebraucht ist:
- Wählen Sie auf demselben Beleg auf der Habenseite „Einkäufe“ oder das entsprechende Lagerbuch aus. Falls Sie kein entsprechendes Einkaufskonto haben, verwenden Sie möglicherweise das Standardkonto „Einkauf“.
- Tragen Sie den gleichen Betrag wie auf der Sollseite ein, zB 400.
- Drücken Sie Enter, um zum Bildschirm zur Bestandszuordnung zu gelangen.
Manchmal erfolgt die Bestandszuweisung nicht automatisch. Daher müssen Sie die Artikel im nächsten Schritt manuell auswählen.
Ordnen Sie die Bestandsverlustdetails zu
Tally bringt Sie zu den Inventardetails, wo Sie genau angeben können, was verloren gegangen ist:
- Geben Sie den Namen des Artikels ein, z. B.„Windschutzscheibe“ oder was auch immer zu Ihrem Verlust passt.
- Setzen Sie die Menge auf 1 (oder wie viele beschädigt/verdorben wurden).
- Stellen Sie sicher, dass der Kurs korrekt ist. Ist dies nicht der Fall, müssen Sie den Betrag entsprechend anpassen.
- Drücken Sie Enterso oft, bis Sie das Ende der Liste erreicht haben oder speichern Sie Ihre Eingaben.
In diesem Teil können Fehler passieren, insbesondere wenn der Bestand vorher nicht richtig kategorisiert wurde.Überprüfen Sie alles noch einmal, bevor Sie den Vorgang abschließen.
Fertigstellen und sparen
Geben Sie im letzten Feld einen kurzen Kommentar ein, etwa „Windschutzscheibe beim Laden beschädigt“, und drücken Sie dann Ctrl + Aauf „Speichern“.Einfach, oder? Nun ja, einfach, sobald Sie sich an Tallys Eigenheiten gewöhnt haben. Manchmal weigert es sich natürlich einfach zu speichern, wenn Sie nicht alle Pflichtfelder ausgefüllt haben.
Zusätzliche Tipps und schnelle Lösungen
- Wenn sich das Hauptbuch „Inventarverlust“ nicht erstellen lässt, beenden Sie das Programm, gehen Sie zurück zu Gateway > Kontoinformationen > Hauptbücher und prüfen Sie, ob es bereits vorhanden ist. Tally hat die seltsame Angewohnheit, manche Dinge erst zu aktualisieren, wenn Sie die Seite aktualisieren.
- Achten Sie bei der Erfassung von Bestandsverlusten darauf, dass Ihre Lagerartikel ordnungsgemäß den Bestandsgruppen zugeordnet sind. Andernfalls wird die Auswahl des richtigen Artikels im Zuordnungsschritt schwierig.
- Wenn die Fehler immer wieder auftreten, hilft manchmal ein etwas anderer Ansatz oder ein Neustart von Tally – seltsam, aber Tally ist nun einmal für Sie.
Zusammenfassung
Sobald Sie diesen Journaleintrag gespeichert haben, wird der Verlust in Ihren Büchern explizit ausgewiesen. So bleiben Ihr Bruttogewinn und Ihr Lagerbestand korrekt, und Ihr Buchhalter oder Wirtschaftsprüfer wird es Ihnen danken (oder Sie zumindest nicht anschreien).Vertrauen Sie mir: Sobald Sie den Ablauf kennen, wird die Verlusterfassung zur Routineaufgabe – selbst wenn Tallys Benutzeroberfläche etwas eigenartig und stur ist.
Häufig gestellte Fragen
Was ist der Unterschied zwischen normalen und anormalen Lagerverlusten?
Normale Verluste sind zu erwarten, wie beispielsweise Verderb oder Bruch, die ständig auftreten. Außergewöhnliche Verluste sind unerwartet, wie beispielsweise Diebstahl oder größere Transportschäden. Normalerweise werden diese in der Buchhaltung anders behandelt, aber für die meisten kleinen Unternehmen ist es ausreichend, Verluste einfach als Ausgaben zu erfassen.
Kann ich diesen Journaleintrag später rückgängig machen oder ändern?
Ja, Sie können eine Stornierung vornehmen oder die bestehende Buchung ändern, falls sie fehlerhaft ist. Gehen Sie dazu einfach zu den Buchungsbelegen, suchen Sie den Verlustposten und löschen oder korrigieren Sie ihn gegebenenfalls. Vergessen Sie nicht, Ihren Lagerbestand nach der Änderung von Buchungen zu überprüfen – manchmal wirkt sich dies auf die Bestandsdetails aus.
Was passiert, wenn das Hauptbuch „Inventarverlust“ bei der Aufzeichnung nicht angezeigt wird?
Falls es fehlt, erstellen Sie es schnell, wie zuvor beschrieben. Manchmal muss Tallys interner Cache aktualisiert werden – ein Neustart kann das Problem beheben. Aber ehrlich gesagt liegt es meistens einfach daran, dass das Konto vorher nicht eingerichtet wurde.