Alex Ruben
So verwalten Sie kartenbezahlte Ausgaben effektiv in Tally Prime
Die Verwaltung von Kredit- oder Debitkartenausgaben in Tally Prime kann etwas knifflig sein, wenn Sie nicht mit der Softwareverarbeitung dieser Transaktionen vertraut sind. Manchmal vergessen Sie vielleicht, das richtige Konto anzulegen, oder die Zahlungseinträge scheinen nicht korrekt zu sein, was Sie ratlos zurücklässt. Dieser Leitfaden geht auf die Details ein und gibt praktische Tipps für die reibungslose Erfassung dieser Kartenausgaben. Nach diesen Schritten sollten Sie in der Lage sein, Ihre Ausgaben mit minimalem Aufwand zu erfassen, zu überprüfen und abzugleichen. Hinweis: Tallys Zahlungsabwicklung kann manchmal seltsam oder inkonsistent sein. Geduld und eine sorgfältige Überprüfung Ihrer Eingaben ersparen Ihnen daher später Ärger.
So verwalten Sie per Karte bezahlte Ausgaben in Tally Prime
Zugriff auf die Zahlungsbelege
Rufen Sie zunächst das Gateway von Tally auf.Öffnen Sie dort das Menü „Gutscheine“ (normalerweise auf der linken Seite).Wenn die Zahlungsoption nicht aktiviert ist, liegt das möglicherweise daran, dass Sie sich bereits im Zahlungseingabemodus befinden – das ist in Ordnung, aber achten Sie darauf. Klicken Sie dort auf F5:Zahlung, um den Bildschirm mit den Zahlungsbelegen zu öffnen. Manchmal müssen Sie die Funktion über „Funktionen > Kontoauszug > Zahlungsbelege aktivieren“ aktivieren, falls sie fehlt. Das ist zwar frustrierend, aber es lohnt sich, dies zu überprüfen, da Tally die Dinge natürlich unnötig kompliziert machen muss. Bei manchen Setups wird die Zahlungsoption erst nach einem Neustart oder nach erneuter Aktivierung der Funktion angezeigt.
Erstellen Sie ein Hauptbuch für Kartenausgaben
Wenn Sie noch kein eigenes Konto für Ihre Kartenausgaben angelegt haben, ist es jetzt an der Zeit. So behalten Sie den Überblick über Ihre Ausgaben und können diese später leichter abgleichen. So geht’s:
- Drücken Sie
Alt + Cim Bildschirm „Ledger-Erstellung“. - Geben Sie ihm beispielsweise einen Namen wie „Bankkartenausgaben“ oder „Kreditkartenzahlungen“.
- Legen Sie den Typ auf „Indirekte Ausgaben“ fest. Es ist verlockend, alles in einen allgemeinen Topf zu werfen, aber spezifische Hauptbücher sind bei Prüfungen oder Überprüfungen wirklich hilfreich.
- Passen Sie die Rundungsoptionen an, wenn Ihre Ausgaben Centbeträge oder variable Beträge umfassen – dies ist besonders nützlich für Kraftstoff oder sonstige Gebühren. Drücken Sie anschließend Ctrl + Azum Speichern.
Notieren Sie den Ausgabenbetrag
Wenn Ihr Hauptbuch fertig ist, ist es an der Zeit, die Ausgaben einzugeben:
- Wählen Sie im Gutscheinmenü die Option „Zahlung“.
- Geben Sie den Betrag ein, z. B.5.000 $. Denken Sie daran, alle Steuern und Rabatte (falls zutreffend) einzubeziehen.
- Wenn Sie dies wiederholt tun, möchten Sie sich die Eingabe möglicherweise merken. Geben Sie vorerst jedoch einfach den Betrag ein und fahren Sie fort.
Rundungs- oder variable Kostendetails anpassen
Manchmal gibt es kleine Unterschiede bei den Ausgaben, insbesondere wenn Ihre Rechnungen Steuern oder Trinkgelder beinhalten. So passen Sie dies an:
- Zurück im Hauptbuch für diese Ausgabe drücken Sie, um auf die DetailsCtrl + Enter des Hauptbuchs zuzugreifen.
- Stellen Sie den Rundungsmodus nach Bedarf auf „Normale Rundung“ oder „Abrunden“ ein.
- Passen Sie gegebenenfalls die Rundungsgrenze an. Vergessen Sie nicht, mit zu sparen Ctrl + A. Ob Kraftstoff, Maut oder sonstige Ausgaben – dieser Schritt kann Ihnen später kleinere Unstimmigkeiten ersparen.
Geben Sie den Transaktionstyp und die Kartendetails an
Dieser Teil ist wichtig – wenn Sie Tally mitteilen, ob die Zahlung per Kredit-, Debit- oder Bankkarte erfolgte, ist das für spätere Berichte hilfreich:
- Wählen Sie im Feld Kartentyp Optionen wie Kreditkarte oder Debitkarte aus. Wenn Sie diese Option nicht sehen, müssen Sie sie möglicherweise unter Konfigurationen > Mehrere Zahlungsarten erstellen.
- Geben Sie die Quelle der Transaktion an – Geldautomatenabhebung, POS-Kauf usw. Geben Sie, falls verfügbar, die Instanznummer oder Referenznummer zur Nachverfolgung ein. Das ist zwar etwas umständlich, aber der Übersichtlichkeit halber lohnt es sich.
- Drücken Sie Enternach jedem Schritt zur Bestätigung.
Scheck- oder Transaktionsreferenznummer hinzufügen
Um den Überblick zu behalten, zu welcher konkreten Transaktion diese Ausgabe gehört, geben Sie die Schecknummer oder Referenznummer von Ihrer Kartenabrechnung ein:
- Dies hilft beim Abgleich – Sie können später schnell nach Referenznummer filtern und die manuelle Suche vermeiden.
- Stellen Sie sicher, dass Sie diese Informationen korrekt eingeben, da schlampige Einträge die Sache verkomplizieren.
- Drücken Sie, Ctrl + Aum zu speichern und fortzufahren.
Transaktionen später überprüfen und finden
Zur Kontrolle Ihrer Eingaben oder zum Aufspüren von Fehlern:
- Gehen Sie zu Anzeige > Tagebuch.
- Legen Sie den Datumsbereich für Ihre Ausgaben fest – gestern, letzte Woche, was auch immer passt.
- Wenn Sie Referenznummern angegeben haben, drücken Sie Ctrl + Fund geben Sie diese ein, um direkt zu Ihren Ausgaben zu gelangen.
Zusätzliche Tipps und häufige Fehler
Einige Dinge, die Sie beachten sollten:
- Erstellen Sie Ihre Hauptbücher immer, *bevor* Sie Ausgaben eingeben, sonst erstellen Sie zufällige, falsch platzierte Einträge, die später nur schwer zu finden sind.
- Überprüfen Sie Ihre Transaktionsdetails, insbesondere Referenznummern und Beträge. Manchmal kann Tally inkonsistent sein oder Änderungen nicht richtig speichern.
- Wenn Zahlungen nicht angezeigt werden oder Fehler auftreten, versuchen Sie, Tally neu zu starten oder Ihre Funktionsoptionen zurückzusetzen – ja, Tally hat die seltsame Angewohnheit, Funktionen ohne Benachrichtigung zu deaktivieren.
Zusammenfassung
Das Erfassen von Kartenausgaben in Tally Prime ist kein Hexenwerk, kann aber frustrierend sein, wenn die Einrichtung nicht stimmt. Die folgenden Schritte können später viel Ärger ersparen, insbesondere bei Betriebsprüfungen oder Jahresabschlüssen. Denken Sie einfach daran, alles gut zu organisieren, Ihre Transaktionen gut zu referenzieren und die Konten regelmäßig zu überprüfen.
Zusammenfassung
- Zugriff auf Zahlungsbelege und Einrichten der erforderlichen Hauptbücher
- Erfassen Sie Ausgaben mit korrektem Betrag, Datum und Referenz
- Geben Sie den Kartentyp und die Transaktionsdetails an
- Überprüfen Sie Transaktionen regelmäßig, um Überraschungen zu vermeiden
Abschließende Gedanken
Hoffentlich reduziert dies die Verwirrung bei der Verwaltung von Kartenausgaben in Tally. Anfangs ist es etwas fummelig, aber sobald man den Dreh raus hat, ist es größtenteils Routine. Hoffentlich hilft dies jemandem, diese lästigen Fehler oder verpassten Einträge zu vermeiden – zumindest bei mir hat es funktioniert.