Alex Ruben
So verwalten Sie uneinbringliche Forderungen in Fertigungsunternehmen effektiv mit Tally Prime
Der Umgang mit uneinbringlichen Forderungen ist ein lästiger, aber notwendiger Teil einer ehrlichen Buchführung. Mit Tally Prime ist die Erfassung dieser uneinbringlichen Beträge recht einfach, aber manchmal ist der Prozess nicht ganz klar, insbesondere wenn man versucht, die Details richtig zu erfassen. Diese Anleitung führt Sie durch die einzelnen Schritte – manche einfach, manche etwas knifflig –, um Ihnen zu helfen, uneinbringliche Forderungen korrekt zu erfassen, damit Ihre Finanzberichte nicht verdächtig aussehen. Hoffentlich erspart es Ihnen einige Kopfschmerzen oder Stunden bei der Suche nach den Unstimmigkeiten in Ihrem Hauptbuch.
So beheben Sie uneinbringliche Forderungen in Tally Prime
Zugriff auf das Gateway von Tally Prime
Starten Sie Tally Prime und gehen Sie zum Gateway von Tally. Hier beginnt alles. Wenn Sie Tally gerade erst eröffnet haben oder zu einem anderen Unternehmen gewechselt haben, stellen Sie sicher, dass Sie sich in der richtigen Unternehmensdatei befinden. Das Hauptmenü ist die zentrale Anlaufstelle für all Ihre Rechnungs-, Gutschein- und Buchhaltungsaufgaben. Es wirkt manchmal wie ein Labyrinth, aber hier beginnt die Verwaltung fast aller Bereiche.
Navigieren Sie zu Gutscheinen und richten Sie das richtige Format ein
Wählen Sie im Tally-Gateway die Option „Belege“. Wenn Sie Schnelltasten bevorzugen, drücken Sie Alt+ Afür den Journalbeleg, den Sie hauptsächlich zur Erfassung uneinbringlicher Forderungen verwenden. Je nach Ihrer Konfiguration ist das Standardbelegformat möglicherweise nicht ideal, insbesondere wenn Sie uneinbringliche Forderungen im Debit-Haben-Verfahren erfassen möchten.
- Suchen Sie nach der Option „Konfigurieren“ – normalerweise unten oder an einer leicht zugänglichen Stelle. Bei manchen Setups befindet sie sich möglicherweise unter „Gutscheine > Gutscheinkonfiguration“.
- Ändern Sie das Standardformat (normalerweise zwei Einträge) in Haben/Soll. So können Sie die uneinbringliche Forderung klar als Soll Ihrer Ausgaben und Haben des Parteikontos erkennen, was spätere Verwirrungen reduziert.
Warum das? Weil das richtige Format die Übersicht in Berichten erleichtert. Außerdem ist es hilfreich, uneinbringliche Forderungen präzise mit Forderungen abzugleichen.
Erstellen Sie ein Debitorenbuch
Als Nächstes benötigen Sie ein Hauptbuch speziell für uneinbringliche Forderungen, um Ordnung zu halten. Falls Sie noch keins haben, gehen Sie wie folgt vor:
- Drücken Sie Alt+ C, um ein neues Hauptbuch zu erstellen.
- Nennen Sie es „Uneinbringliche Forderungen“, damit klar ist, wofür es gedacht ist.
- Wählen Sie in der Kategorie „Indirekte Ausgaben “ aus. Dies ist der Standard für Ausgaben, die nicht direkt mit dem Umsatz verbunden sind, sondern Verluste darstellen.
- Drücken Sie Ctrl+, Aum zu speichern.
Dieses Hauptbuch erleichtert die Nachverfolgung und es ist üblich, ein separates Konto nur für uneinbringliche Forderungen zu haben, insbesondere wenn Ihr Finanzteam Berichte darüber benötigt, wie viel Sie jährlich abschreiben.
Erfassen Sie die Transaktion für uneinbringliche Forderungen
Nun zum spaßigen Teil – der eigentlichen Eingabe der uneinbringlichen Forderung:
- Erstellen Sie einen neuen Beleg – wahrscheinlich einen Journalbeleg – und geben Sie den Betrag ein, beispielsweise 600.000 (oder den Betrag, den Sie abschreiben).
- Schreiben Sie die Forderung auf das Konto von Rion & Sons, dem Schuldner. Dies zeigt, dass die Forderung nun uneinbringlich ist.
- Belasten Sie das Hauptbuch für uneinbringliche Forderungen mit dem gleichen Betrag. Dadurch wird die Ausgabe erfasst.
- Notieren Sie im Kommentar- oder Memofeld nur so viele Informationen, wie Sie Ihrem Gedächtnis auf die Sprünge helfen können – warum diese Forderung abgeschrieben wurde, wann usw. Dies ist hilfreich für Betriebsprüfungen oder spätere Überprüfungen.
Manchmal fühlt sich das in Tally etwas umständlich an – ich hatte Fälle, in denen das Hauptbuch nicht sofort aktualisiert wurde oder die Zahlen beim ersten Versuch nicht ausgeglichen waren. Ich weiß nicht genau, warum, aber manchmal hilft es, Tally zu schließen und erneut zu öffnen oder das Hauptbuch zu aktualisieren.
Fügen Sie einen Kommentar hinzu und schließen Sie ab
Fügen Sie im Textfeld eine kurze Notiz zur Transaktion hinzu, z. B.„Forderung nach mehreren Mahnungen abgeschrieben, Kunde Rion & Sons ist in Verzug geraten.“ Diese Notiz ist optional, aber vertrauenswürdige Wirtschaftsprüfer oder Buchhalter lieben Details. Drücken Sie nach der Überprüfung erneut Ctrl+ A, um den Eintrag zu speichern. Fertig. Jetzt ist die uneinbringliche Forderung erfasst, wodurch Ihre Forderungen reduziert und die Kosten korrekt ausgewiesen werden.
Zusätzliche Tipps und häufige Probleme
Seien Sie vorsichtig, insbesondere wenn Sie Formate wechseln oder mit Ledger-Kategorien herumspielen. Manchmal stimmen die Zahlen nicht überein oder das Ledger erscheint erst in Berichten, nachdem Sie die Daten aktualisiert oder neu indexiert haben. Außerdem kann es bei manchen Konfigurationen zu Verzögerungen oder einem Einfrieren von Tally kommen, wenn Sie große Eingaben vornehmen oder Konfigurationen ändern – etwas seltsam, aber warten Sie einfach ab und versuchen Sie es erneut.
- Überprüfen Sie das Parteibuch doppelt, um zu vermeiden, dass versehentlich der falsche Kunde abgeschrieben wird.
- Überprüfen Sie regelmäßig überfällige Konten – eine frühzeitige Erkennung hilft, große Überraschungen zu vermeiden.
- Richten Sie in Tally Erinnerungen oder Benachrichtigungen für überfällige Forderungen ein. Sie können lebensrettend sein.
Zusammenfassung
Das Beseitigen uneinbringlicher Forderungen in Tally Prime ist nicht kompliziert, aber einige Details sind wichtig – wie das richtige Format, die korrekten Kategorien im Hauptbuch und eine klare Darstellung. Manchmal gibt es Probleme, aber ein Neustart von Tally oder eine Neukonfiguration behebt das Problem meist. Wichtig ist, dass Ihre Aufzeichnungen ehrlich und aktuell sind, damit Ihre finanzielle Gesundheit nicht hinter nicht erfassten Verlusten verborgen bleibt. Hoffentlich hilft das, dem einen oder anderen Ärger zu ersparen.
Zusammenfassung
- Access Gateway, gehen Sie zu Gutscheinen, dann konfigurieren Sie das Format
- Erstellen Sie ein dediziertes Debitorenbuch unter „Indirekte Ausgaben“
- Erfassen Sie die uneinbringlichen Forderungen über einen Buchungsbeleg – Soll-Aufwand, Haben-Debitor
- Fügen Sie einen relevanten Text zur späteren Bezugnahme hinzu
- Überprüfen Sie die Berichte, um sicherzustellen, dass der Eintrag korrekt wiedergegeben wird
Abschluss
Bei der Verwaltung uneinbringlicher Forderungen in Tally Prime kommt es vor allem auf die richtige Einrichtung und das Wissen an, wo man suchen muss. Sobald Sie sich daran gewöhnt haben, diese korrekt zu erfassen, wird es zur Selbstverständlichkeit. Nur ein kleiner Hinweis: Manchmal müssen Sie Tally aktualisieren oder neu starten, um die Änderungen zu sehen, insbesondere wenn Ihr Hauptbuch nicht in Berichten erscheint. Insgesamt ist es ein solides System, sobald Sie sich daran gewöhnt haben. Hoffentlich spart das jemandem ein paar Stunden.